De impact van het Rechtspositiebesluit op je wervings- en selectiebeleid
Wat is de impact van het Rechtspositiebesluit van 20 januari 2023 op de werving en selectie van je medewerkers? We vatten de kansen en uitdagingen voor je samen.
- Sollicitatieprocedure versnellen: vaststelling kandidatenlijst (= lijst kandidaten dat toegelaten wordt voor selectiegedeelte) kan dagelijks personeelsbeheer zijn en dus bevoegdheid algemeen directeur zijn, die verder kan delegeren naar leidinggevende of personeelsdienst
- Sollicitatieprocedure versnellen: delegatie aanstellingsbevoegdheid naar algemeen directeur (AD) of naar leidinggevende onder AD
- (Bijna) niet meer werken met verkorte procedure, maar inzetten op algemene instroom via reguliere sollicitatieprocedure: zo krijgen medewerkers interne loopbaanrechten. Concreet: werkwijze voor knelpuntberoepen wordt reguliere sollicitatieprocedure.
- Reguliere sollicitatieprocedure vereenvoudigen en versoepelen in lokale RPR zodat ze ook voor knelpuntberoepen geldt + bij concrete vacature sollicitatieprocedure op maat uitschrijven
- Gerichtere en vernieuwende manieren van bekendmaking vacature aan kandidaten: maatwerk bij elke vacature. Bijv. speeddates, schoolstages, aanwezigheid op jobbeurzen, laatstejaarsstudenten aanspreken...
- Algemene publicatietermijn in RPR vervangen door ‘redelijke termijn’ + aanstellende overheid legt de concrete redelijke termijn vast
-
Werken met generieke en zelfs permanente sollicitatieprocedures:
Hoe pak je dat concreet aan? Voorbeeld van een concrete werkwijze
(uitgangspunt: bekendmaking vacature) het bestuur beslist formeel om functie X effectief open te stellen. Er geldt geen vaste inschrijvingstermijn; het bestuur maakt de vacature permanent bekend, bijv. via de website.
(uitgangspunt: afsluiting rekruteringsfase) Het bestuur sluit de kandidatenlijst geregeld af (formele beslissing). De periodiciteit kan per maand zijn, per week, of om de zoveel dagen zijn.
(uitgangspunt: selectieprocedure) Zodra het bestuur de kandidatenlijst afsluit, organiseert het een volwaardige selectieprocedure met de poule van aangemelde kandidaten.
(uitgangspunt: beslissing aanstellende overheid) Het bestuur stelt de geslaagde kandidaat of kandidaten formeel statutair aan. Of beide partijen tekenen het arbeidscontract. De betrokkene gaat aan de slag.
De vacature blijft lopen omdat het bestuur die profielen permanent nodig heeft.
Tip: als een bestuur een kandidaat die zich voor een permanente vacature aanmeldt, dezelfde dag nog wil contacteren en snel wil aanstellen, kan ze de aanstellingsbevoegdheid het best delegeren naar de algemeen directeur of een andere leidinggevende. Bovendien zal het bestuur in elk geval een selectieprocedure moeten organiseren. Dat kan bijv. een gestructureerd interview zijn, in combinatie met de screening van het curriculum vitae (cv). Ten slotte moet het bestuur garanderen dat ze elke kandidaat contacteert en dezelfde kansen geeft om de selectieprocedure te doorlopen..
- Gerichtere en vernieuwende manieren om kandidaten te selecteren.
- Meer flexibiliteit mogelijk – de raad bepaalt de algemene regels / Geen externe juryleden meer vereist
- Zelf voorwaarden bepalen bij bevordering en mobiliteit
- Vrijstelling selectieproeven bij gelijkwaardige proeven bij het bestuur
- Ervaring (+niveautest) = diploma = EVC attest = attest beroepsopleiding
- Eventueel attest opleiding laten halen tijdens inloopperiode (enkel indien geen aanwervingsvoorwaarde)
- Meer en vlottere mobiliteit van medewerkers personeel tussen verschillende overheden (uitbreiding interne personeelsmobiliteit & bevordering naar andere overheden)
- Gelijke behandeling relevante beroepservaring opgedaan bij private of publieke werkgever
- Geen bekendmaking noodzakelijk bij specifieke vacatures (tijdelijk, vervanging)
- Eenmalige gelijkstelling voor medewerkers die op 18 maart 2023 al vijf jaar of langer in dienst waren bij een lokaal bestuur (recht op deelname bevordering en interne mobiliteit).
- Geen tellers meer bijhouden voor graad-, niveau- of dienstanciënniteit (≠ afschaffen): informatie zit al in personeelsdossier
- Raad omschrijft wat onder dagelijks personeelsbeheer moet worden verstaan. Dat vergt dus een politiek akkoord
- Schepencollege en vast bureau moeten akkoord gaan dat AD de aanstellingsbevoegdheid krijgt (die ook tucht- en ontslagbevoegdheid inhoudt)
- Durf tot de essentie van de sollicitatieprocedure te gaan + bekamp vooroordeel dat dit minder sterke kandidaten oplevert + wellicht zal je als personeelsdienst meer energie en tijd moeten steken in inloopperiode (proeftijd)
- vergt vertrouwen van de raad (of orgaan bevoegd voor wijziging RPR) in aanstellende overheid + vergt verantwoordelijkheidszin aanstellende overheid
- Voldoende generieke bepaling over bekendmakingskanalen in RPR opnemen: vergt vertrouwen van de raad (of orgaan bevoegd voor RPR) in aanstellende overheid + vergt verantwoordelijkheidszin aanstellende overheid
- Vergt vertrouwen raad (of orgaan bevoegd voor RPR) in aanstellende overheid + vergt verantwoordelijkheidszin aanstellende overheid
- Goed beheer van generieke en permanente procedures – doordacht en strategisch gebruik + eventueel generiek selectiegedeelte aanvullen met specifieke selectie-onderdelen, waar relevant en nuttig + meer energie en tijd steken in inloopperiode (proeftijd)
- De ene selectietechniek heeft grotere voorspellende waarde dan de andere(opent nieuw venster)
- Behouden van objectiviteit en gelijkwaardigheid
- Vraagt een visie op loopbaankansen in bestuur
- Hoe deze vergelijking maken?
- Budgettaire impact van testen + Wellicht iets meer energie en tijd steken in inloopperiode (proeftijd)
- Opvolging inloopperiode en ontslag durven geven als attest opleiding niet gehaald wordt
- Vraagt een visie op (interne en externe) personeelsmobiliteit (instroom en doorstroom)
- Budgettaire impact bekijken
- Behouden van objectiviteit en gelijkwaardigheid
- Ongelijkheid voor medewerkers die via een verkorte procedure aangesteld werken na 18 maart 2018.
- Misverstanden vermijden: graad-, niveau- en dienstanciënniteit worden niet afgeschaft
Employer branding
Troeven op tafel
Met dit instrument ga je met de medewerkers in gesprek over de troeven die het lokaal bestuur biedt als werkgever.(opent nieuw venster) Wat trok medewerkers aan om bij het lokaal bestuur te solliciteren en wat zorgt ervoor dat ze er nog steeds werken. Daarnaast kan je via dit instrument polsen of medewerkers ambassadeur willen zijn voor jouw organisatie en hoe ze de werkgeversbelofte ervaren. Klopte het beeld dat ze hadden over hun toekomstige job met het hoe ze het nu ervaren?
HR-instrumenten rekrutering
Rekrutering is het proces waarbij (potentieel geschikte) personen gezocht worden om zich kandidaat te stellen voor vacatures binnen een organisatie. Een aantrekkelijke en wervende omschrijving van de vacature en de juiste wervingskanalen zijn hierbij van cruciaal belang. Een goed uitgewerkt rekruteringsproces draagt bij aan de opbouw van een talentvol en divers personeelsbestand.
Als overheid hebben lokale besturen de plicht om altijd zorgvuldig te handelen. Zo is er het belangrijke beginsel van de gelijke toegang tot het ambt, waarmee je rekening moet houden tijdens alle fases van het rekruteringsproces.
Hier vind je modellen van functiebeschrijving en tips voor het opstellen en de bekendmaking van vacatures. Onder rekrutering vind je ook documenten over het samenwerken met andere werkgevers (terbeschikkingstelling of uitlenen van personeel, beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW).
Model functiebeschrijvingen
Deze brochure(opent nieuw venster), opgesteld door het Sociaal Fonds voor de Podiumkunsten van de Vlaamse Gemeenschap, bevat een overzicht van de functiebeschrijvingen die in de podiumkunsten en in de muzieksector relevant zijn. Een groot aantal functiebeschrijvingen kan echter ook gebruikt worden door lokale besturen, aangezien het gaat om functies die ook bij lokale besturen bestaan. De brochure bevat functiebeschrijvingen van artisteke functies (bv. artiest, programmator), functies in de onderhoud en de logistiek (bv. chauffeur, gebouwbeheer, kantine, portier/bewaker/conciërge, schoonmaak), functies in de publiekswerking (bv. baliebediende, onthaal), technisch-artistieke functies (bv. podiumtechnicus, technische leiding) en administratief-ondersteunend personeel (bv. coördinator vrijwilligerswerk).
Dit is een voorbeeld van functiebeschrijving(opent nieuw venster) voor de algemeen directeur. De functiebeschrijving werd opgemaakt op basis van de bepalingen in het Decreet Lokaal Bestuur.
Dit is een uitgebreide functiebeschrijving Financieel Directeur(opent nieuw venster).
De stad Diest doorliep een uitgebreid participatief proces om voor alle medewerkers competentiegerichte functieprofielen(opent nieuw venster) op te stellen. Op die manier kwam de stad tot duidelijke, gedragen functieprofielen die zowel de taakinhoud, als de verwachte competenties weergeven. Voor alle functiegroepen bestaat er nu een basisprofiel, waarvan nu steeds kan worden vertrokken bij de opmaak van nieuwe competentieprofielen en waardoor in de organisatie van het lokaal bestuur de gelijke lijn tussen functiegroepen kan worden bewaakt en behouden.
Tips voor het opstellen van vacatures
Hier vind je handige tips voor het opstellen van vacatureberichten.
- Checklist Leesbare Vacatures_Verso(opent nieuw venster): In deze checklist worden handige tips gegeven voor de opmaak van een helder, duidelijk en leesbaar vacaturebericht: Hoe stel je je organisatie voor? Hoe bereik je de juiste mensen? Hoe sluit je niemand uit?
- Leidraad vacaturebericht_Mondea(opent nieuw venster): Dit is een handige leidraad voor het opmaken van een aantrekkelijk vacaturebericht. Hoe ziet een goede vacature eruit (functietitel, introductie, takenlijst, verwachtingen kandidaat, aanbod, verloop selectieprocedure)? Er worden ook concrete tips & tricks gegeven voor de schrijfstijl van een vacaturebericht.
Samen delen van personeel: beheersovereenkomst gemeente- OCMW, terbeschikkingstelling, uitlenen van personeel
Hier vind je een aantal VVSG-nota’s en VVSG-modelovereenkomsten over het samen inzetten van personeel met andere werkgevers zoals tussen gemeente en OCMW, met andere gemeenten of OCMW's, met de hulpverlenings- of politiezone, of met private werkgevers.
De VVSG maakte een overzichtelijke nota met diverse methodieken en aandachtspunten om samen personeel aan te werven of in te zetten bij lokale besturen.
De VVSG-nota over terbeschikkingstelling(opent nieuw venster) biedt een antwoord op enkele vragen die rijzen bij het detacheren (ter beschikking stelelen) van personeel, zoals mogen lokale besturen personeelsleden ter beschikking stellen, moet het personeelslid akkoord gaan met de detachering, of hoe moet je de terbeschikkingstelling regelen?
De VVSG maakte een modelovereenkomst(opent nieuw venster) voor de terbeschikkingstelling van statutair personeel tussen twee gemeenten.
De VVSG maakte een modelovereenkomst(opent nieuw venster) voor het uitlenen van personeel tussen gemeenten en OCMW’s. Uitlenen is een soort van ‘detachering light’, waarbij het volledige werkgeversgezag bij de juridische werkgever blijft.
Dit VVSG-model van beheersovereenkomst tussen de gemeente en het OCMW voor een geïntegreerd personeelsbeleid kan een bestuur invoeren voor het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten, waarbij er een beroep gedaan wordt elkaars personeelsleden. Ook de gezamenlijke werving en selectie en de aanleg van gemeenschappelijke wervings- en bevorderingsreserves komen aan bod.
De VVSG maakte een model van algemeen directeursbesluit(opent nieuw venster) om de ondertekenings- en beslissingsbevoegdheid van gemeentelijke bevoegdheden aan OCMW-personeel en van OCMW-bevoegdheden aan gemeentepersoneel toe te vertrouwen.
Het gaat over de delegatie van het dagelijks personeelsbeheer, het bijwonen van de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst, het opstellen en het medeondertekenen van de notulen ervan, de bevoegdheid tot ondertekening of mede-ondertekening van documenten, de aanstellings-, ontslag- en tuchtbevoegdheid en andere bevoegdheden.
De VVSG maakte een schema(opent nieuw venster) waarin je kan aflezen of iemand de functie van algemeen of financieel directeur kan combineren met de functie van secretaris hulpverleningszone resp. bijzonder rekenplichtige hulpverleningszone, secretaris meergemeentezone resp. bijzonder rekenplichtige meergemeentezone, of secretaris eengemeentezone resp. bijzonder rekenplichtige eengemeentezone.
HR-instrumenten selectie
Selectie is het proces van het evalueren en kiezen van individuen voor een specifieke functie binnen het bestuur. Dit omvat het screenen van sollicitaties, houden van interviews, uitvoeren van vaardigheidstests en controleren van referenties om de meest geschikte kandidaat te selecteren. Lokale overheden hebben de verantwoordelijkheid om dit zorgvuldig te doen.
Met deze nota (opent nieuw venster)worden externe juryleden gebrieft over de deontologische code van Gent, weten ze wat van hen als jurylid tijdens de selectieprocedure verwacht wordt en enkele weetjes over mogelijke interviewmethode, tips & tricks en mogelijke valkuilen.
De provincie Oost-Vlaanderen deelt in deze presentatie(opent nieuw venster) van 2017 die voor haar een theoretisch inspiratiekader, een zinvolle werkwijze en een waardevolle denkoefening is gebleken.
Het OCMW van Harelbeke werft op een efficiënte manier medewerkers via een verkorte procedure(opent nieuw venster) aan. Hiervoor heeft de organisatie deze procedure in 2017 in kaart gebracht en een hulpinstrument ontwikkeld dat de medewerkers ondersteunt bij de uitvoering ervan.
Stad Leuven organiseert, na de identificatie van een personeelsbehoefte, een overleg(opent nieuw venster) om verschillende aspecten van het instroomproces af te stemmen (bv. aanpassing toelatings- en aanwervingsvoorwaarden, keuze procedure, publicatiekanalen, invulling selectieprocedure, timing, enz.). In dit overleg zijn volgende partijen betrokken: diensthoofd of afdelingshoofd van de aanwervende dienst, externe dienstverlener (indien van toepassing) en betrokken medewerkers van de personeelsdienst.
Anzegem(opent nieuw venster) heeft in 2017 verschillende maatregelen genomen om de objectiviteit en onafhankelijkheid van de betrokken actoren bij het instroomproces te versterken.
De personeelsdienst van Dilsen-Stokkem maakt sinds 2017 gebruik van een beoordelingssjabloon(opent nieuw venster), met het oog op een gestandaardiseerde beoordeling van kandidaten. Tijdens de voorbereiding van de mondelinge proef bespreken de juryleden de volgende zaken: de vragen die ze gaan stellen; de aandacht die ze gaan besteden aan de presentatie van de kandidaat en de aandacht die ze gaan besteden aan bepaalde vaardigheden, enzovoort.
De personeelsdienst van Sint-Pieters-Leeuw hanteert een zelf ontwikkeld document(opent nieuw venster) om de toelatings- en aanwervingsvoorwaarden van kandidaten, die solliciteren voor een functie, in te kunnen geven. In dit controledocument van 2017 zijn de verschillende voorwaarden voor de specifieke functie opgenomen en geeft de medewerker van de personeelsdienst aan of de kandidaat voldoet aan de voorwaarden. Op deze manier krijgt de organisatie een duidelijk overzicht met de kandidaten die voldoen of niet voldoen aan de toelatings- en aanwervingsvoorwaarden. Na het invullen van dit document gebeurt er nog een controle op door een andere medewerker van de personeelsdienst.
De personeelsdienst van Sint-Pieters-Leeuw heeft de verschillende wervingsprocedures die ze hanteert bij het instroomproces in 2017 uitgeschreven en uitgetekend in een procesflow(opent nieuw venster). In deze flow is duidelijk aangegeven wie (welke dienst) wanneer de volgende stap in het proces moet nemen.
Leuven maakte in 2017 een overzicht van alle documenten die vereist zijn bij een instroomprocedure.(opent nieuw venster) Deze documenten dienen aanwezig te zijn in het aanstellingsdossier op het moment dat een visum wordt aangevraagd. Het lokaal bestuur maakt hierin een onderscheid tussen verschillende soorten dossiers, bijvoorbeeld: collegedossiers voor statutaire vaste aanstellingen; contractuele aanwervingen (contract onbepaalde duur), en contractuele aanwervingen (vervangingsovereenkomst).
Het lokaal bestuur van Deinze organiseert de verwerking, het beheer en de opvolging van verschillende categorieën van spontane sollicitaties(opent nieuw venster) op een efficiënte en uniforme wijze. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van een intern ontwikkeld systeem dat het risico op fouten beperkt.
VVSG-handleidingen
Samen personeel aanwerven of inzetten bij lokale besturen
In deze nota overloopt de VVSG vijf manieren om personeel samen met andere besturen in te zetten(opent nieuw venster): uitlenen van personeel, terbeschikkingstelling, onbetaald verlof (statutair) of schorsing arbeidsovereenkomst (contractant), nieuwe aanstelling (statutair) resp. Arbeidsovereenkomst al dan niet na verkorte sollicitatieprocedure, en, ten slotte, overdracht van personeel. De VVSG geeft het wettelijk kader, de voorwaarden en aandachtspunten mee.
Suggesties voor soepelere sollicitatieprocedures
De VVSG verzamelde in dit overzicht (6 p.) van 6 maart 2021 enkele concrete praktijken(opent nieuw venster) van lokale besturen om hun sollicitatieprocedure te versoepelen zonder op kwaliteit in te boeten. Misschien zit er wel een bij die je zelf goed kan gebruiken?
Creatief met selectieprocedures – snel aanwerven in de openbare sector
In deze brochure (14 p.) van het najaar van 2022 bundelt de VVSG enkele praktijken van OCMW’s en gemeenten, met bijzondere aandacht voor de publieke zorgdiensten. Hoe kan je snel iemand vinden zodat de continuïteit van de publieke zorg kan gegarandeerd worden? Welke besturen kan je aanspreken voor meer info? Wat werkt er wel en wat niet? Deze praktijkbundel zet je op weg.(opent nieuw venster)
Handleidingen
- Gespreksleidraad juryleden: Dit is een praktisch sjabloon(opent nieuw venster) voor juryleden om op een gestructureerde manier een selectie-interview af te nemen.
- Selectieproces van a tot z: Hoe verloopt het selectieproces? Je krijgt een volledig stappenplan(opent nieuw venster) met te ondernemen acties, van de voorbereiding tot de aanstelling van de geselecteerde kandidaat. Als toemaatje vind je enkele sjablonen van de Vlaamse overheid, zodat alles heel concreet en bruikbaar wordt.
- Sjabloon selectiedossier: Bij een selectiedossier komen nogal wat documenten te pas, die je meestal ook enige tijd moet bijhouden. Hoe houd je het overzicht? Wat is een mogelijke relevante mappenstructuur? In dit schematisch overzicht(opent nieuw venster) vind je zeker je weg terug.
HR-instrumenten onthaal
Hier vind je praktijkvoorbeelden voor het socialisatieproces en het onthaal van nieuwe medewerkers. Het socialisatieproces bij onboarding van nieuwe medewerkers richt zich op hun integratie in de organisatiecultuur en -structuur, om comfort, effectiviteit en verbondenheid te bevorderen. Het is een doorlopend proces dat bijdraagt aan een positieve bedrijfscultuur en retentie van personeel. Onboarding omvat het introduceren, informeren en integreren van nieuwe medewerkers om een vlotte en succesvolle start in de nieuwe functie te bevorderen.
Onthaalbeleid
In een nota(opent nieuw venster) beschrijft Ninove hoe een effectief onthaalbeleid kan worden opgezet, wat de essentiële elementen ervan zijn, en waarom het hebben van een goed onthaalbeleid van groot belang is.
Hier vind je een voorbeeldtekst(opent nieuw venster) om de leidinggevende te informeren over de start van de nieuwe medewerker, zodat deze zich kan voorbereiden op bijvoorbeeld het takenpakket voor de eerste week en de kennismaking met het team. Het document bevat tevens een voorbeeldmail om het nieuwe personeelslid praktische informatie te verstrekken over hoe de eerste dag(en) binnen de organisatie zullen verlopen.
Dit document(opent nieuw venster) biedt een overzicht voor de nieuwe medewerker, zodat deze in grote lijnen op de hoogte is van wat hij de komende weken en maanden kan verwachten.
Dit document(opent nieuw venster) bevat enkele gegevens die de organisatie kan opvragen van de medewerker vóór de indiensttreding, om de (administratieve) start soepeler te laten verlopen.
Deze onthaalbrochures bevatten essentiële informatie over de organisatie, waarbij de focus ligt op de missie, visie en waarden. Naast een introductie van het lokale bestuur, omvatten de brochures ook algemene richtlijnen en regels die binnen de organisatie van kracht zijn, zoals het telewerkbeleid, kledingvoorschriften, deontologische code, vakantie, en meer.
Hoe moet een organisatie te werk gaan bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker en welke betrokkenen spelen hierbij een rol? Het document biedt een overzicht van alle betrokken actoren en de essentiële stappen die genomen moeten worden voor een succesvol onthaal en integratie van het nieuwe personeelslid. In het draaiboek wordt de procedure gedetailleerd beschreven, met vermelding van de betrokken verantwoordelijken.
Een checklist bevat een lijst met de te volbrengen taken bij de start van een nieuwe medewerker en helpt om ervoor te zorgen dat alle essentiële stappen worden genomen om een soepele overgang te garanderen. Deze lokale besturen delen hun checklist i.v.m. het onthaalbeleid van nieuwe medewerkers:
Mondea zorgde ook voor checklists voor een nieuwe medewerker(opent nieuw venster) en een stagiair(opent nieuw venster).
Socialisatieproces
Peter- en meterschap
Het peter- en meterschap is een praktijk binnen organisaties waarbij ervaren medewerkers (peters en meters) worden toegewezen aan nieuwe medewerkers om hen te begeleiden en ondersteunen tijdens hun onboardingproces. Hier kan je een folder(opent nieuw venster) vinden van Ninove met de belangrijkste kenmerken van peter- en meterschap bij nieuwe medewerkers.
Leidraad feedbackgesprek
Een document(opent nieuw venster) dat een leidraad biedt bij het voeren van een feedbackgesprek. Hiermee kan het bestuur polsen naar de beleving van de eerste maanden en nagaan of de medewerker zijn doelen behaalt of deze nood heeft aan bijkomende training en hulpmiddelen.
HR Kompas
Deze pagina maakt deel uit van het HR KOMPAS. Ben je op zoek naar juridische informatie over opvolgen? Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) toont de weg.(opent nieuw venster) Ben je op zoek naar wetenschappelijke inzichten en tips & tricks? Poolstok geeft je een duidelijk kader.(opent nieuw venster)
