Digihulp op het werk: digicoach helpt collega's in de Krook
Bibliotheek De Krook in Gent riep de functie 'digicoach' in het leven. Deze halftijdse medewerker heeft als opdracht om collega's te coachen bij het gebruik van digitale toepassingen, en hen te begeleiden om zelfstandig digitale mogelijkheden te benutten ter ondersteuning van hun werk.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Miriam Makebaplein 1
9000 Gent
België
Wat is er gebeurd?
De digicoach realiseerde al deze zaken (februari-juni 2025)
- Opmaken inventaris van de noden binnen de verschillende teams
Pilootproject bij de stafvergadering, waarbij ze het team begeleidde om een gestructureerd vergaderopvolgingsysteem uit te werken via office 365 (organisatie, agenda, verslagen, hybride / live, handleiding, …). Ze start hierbij vanuit de vraag: hoe gaan we de beschikbare tools inzetten om op een gelijkvormige, efficiënte en logische manier te werken. Dit leidt tot een manier van werken die gedragen is door het team en zorgt ervoor dat er duidelijke afspraken en workflow is.
Op de planning:
- Trajecten bij de andere teams om het vergaderopvolgingsysteem te implementeren
- Opzetten DMS (document management systeem)
- Communicatiehandleiding - waterval (E-mail, Chat, ….)
Waarom?
Het doel is om nieuwe digitale toepassingen (0365, reservatiesysteem, …) binnen de organisatie uniform te implementeren qua structuur en afsprakenkader, in overleg en samenwerking met alle betrokkenen. De digicoach werkt dit uit samen met de teams, en ondersteunt collega's ermee aan de slag te gaan. Anders dan de IT-helpdesk, is de kern van haar rol is niet het oplossen van technische problemen, maar vooral het versterken van collega‘s om zelfstandig digitale mogelijkheden te benutten ter ondersteuning van het werk.
We streven hiermee naar een cultuur van digitale bekwaamheid, waarbij de medewerkers worden aanmoedigt om digitale vaardigheden te ontwikkelen en optimaal gebruik te maken van de beschikbare digitale middelen.
Het beoogde resultaat
De digicoach werd positief onthaald en heeft al mooie zaken gerealiseerd, in lijn met de doelstellingen.
Wat waren de uitdagingen?
Er is veel verschil in het niveau van digitale kennis bij de medewerkers. Dit is een belangrijke factor om rekening mee te houden. Extra ondersteuning voor wie digitaal moeilijk mee kan, is noodzakelijk.
De succesfactoren
- Het toekennen van deze taak /behoefte aan één specifiek personeelslid en dit als een deel van haar takenpakket definieren. Hierdoor kan er voldoende tijd worden vrijgemaakt en is het voor iedereen duidelijk bij wie ze terecht kunnen met niet-technische digitale vragen.
- Door personeelsmiddelen in deze functie te investeren, erkennen we dat het voor velen niet evident is om zomaar met nieuwe tools te werken en voor teams om dit op een efficiënte manier vorm te geven.
- Doordat de digicoach tijd heeft om structuren uit te werken en collega's hiermee te leren werken, is er minder digitale stress en betere samenwerking.
Tips voor andere gemeenten
Het is zeker de moeite om hier personeelsbudget voor vrij te maken, want het helpt de organisatie als geheel vooruit. Mensen werken efficiënter, hebben minder stress, krijgen meer digitaal zelfvertrouwen en zelfstandigheid.
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.