Fiscale Attesten Kinderopvang

Vooraf - Onderstaande informatie geldt enkel voor organisatoren van kinderopvang (gezins- of groepspvang baby-peuter en buitenschoolse opvang).  Met de softwareleveranciers van de sector kinderopvang en met de FOD Financiën werd deze informatie afgetoetst en gevalideerd voor de sector kinderopvang.  Voor andere sectoren (jeugd, sport, cultuur, vrijetijd)  hebben wij geen initiatief genomen.  Onze ervaringen kunnen andere sectoren wel helpen.  Na het voorjaar van 2023 meer nieuws hierover.

In de loop van 2023 zal je fiscale attesten voor kinderopvang uitreiken.  Sinds begin 2022 ben je verplicht om hiervoor een modelattest te gebruiken.  Ook ben je verplicht om de gegevens van de fiscale attesten digitaal te bezorgen aan de FOD Financiën.  De softwareleveranciers en VVSG hebben achter de schermen heel wat werk verzet om jou hierin te ondersteunen.

Belangrijk: vooraleer je fiscale attesten digitaal wil opladen

1. Blijf rijksregisternummers verzamelen van kind en schuldenaar (*)
2. Ga na of je voldoende rechten hebt om de bestanden digitaal op te laden
3. Controleer of JAVA op jouw computer geïnstalleerd is

Verzamel rijksregisternummers van kind en schuldenaar

De rijksregisternummers van het kind en de schuldenaar (*) zijn cruciaal in dit verhaal.  Blijf deze verder verzamelen tot alle kinddossiers in orde zijn.  Het is vaak een zeer grote inspanning, dat beseffen wij zeer goed.

Bestanden met minder dan 95% rijksregisternummers kunnen TOCH opgeladen worden!

De FOD Financiën zal voor het opvangjaar 2022 geen bestanden weigeren waarin niet alle rijksregisternummers vermeld worden.  Eerder had zij gecommuniceerd dat bestanden die minder dan 95% rijksregisternummers bevatten, niet zouden aanvaard worden.  Hiermee wil de FOD Financiën de sector toch de kans geven om de gegevens van de fiscale attesten digitaal aan te leveren.  Indien het rijksregisternummer van het kind niet gekend is moet je de geboortedatum ingeven.  De softwareleveranciers zijn hiervan op de hoogte!

Indien het rijksregisternummer van de schuldenaar (*) ontbreekt, wordt een link met de aangifte van deze persoon gezocht via andere gegevens zoals adres, geboortedatum enzovoort om op die manier alsnog het attest automatisch op de belastingaangifte toe te voegen. Dit geeft helaas veel meer kans op fouten, het is dus veel meer aangewezen om zoveel mogelijk de rijksregisternummers van de schuldenaren (*) te verzamelen.

Ga na of je voldoende rechten hebt om de gegevens digitaal door te sturen naar de FOD Financiën

Om de gegevens digitaal op te laden op de Belcotax-On-Web toepassing van de FOD Financiën heb je rechten nodig.  Deze kunnen ingesteld worden via het “Beheer der Toegangsbeheerders (BTB)”.  Ga nu al op zoek binnen jouw lokaal bestuur of VZW wie deze rollen beheert.

• Binnen een lokaal bestuur is de burgemeester automatisch de hoofdtoegangsbeheerder. De burgemeester kan echter ook andere personen aanstellen als co-toegangsbeheerder.  De lijst van toegangsbeheerders van jouw lokaal bestuur kan je vinden via deze link.
• Binnen een VZW heeft elke bestuurder automatisch toegang tot de rolverdeling.  Elke bestuurder kan zo de persoon die de fiscale attesten zal opladen, toegang verlenen.

Je leest meer informatie via deze link.  Een helpdesk is telefonisch beschikbaar via deze link.

Om toegang te krijgen tot de Belcotax-On-Web toepassing moet de wettelijke vertegenwoordiger van het lokaal bestuur (burgemeester, algemeen directeur, IT-dienst…) of een bestuurder van een VZW eerst Belcotax-on-web-rollen toekennen. Dat wil zeggen, de gebruikers definiëren die toegang mogen hebben tot Belcotax-on-web.  Dit zijn de rollen waaruit je moet kiezen. Voor de attesten kinderopvang (fiche 281.86) kies je tussen Rol 5 of Rol 6:

Lokaal bestuur:

• Als kinderopvang onder een ander KBO nummer werkt dan het lokaal bestuur dan kies je voor “Rol 5 - FOD FIN BOW Afzender andere externe fiches”.
• Als kinderopvang onder hetzelfde KBO nummer werkt als het lokaal bestuur, dan kies je voor “Rol 6 FOD FIN BOW Afzender andere interne fiches”

VZW

• Als kinderopvang onder een ander KBO nummer werkt dan de VZW dan kies je voor “Rol 5 - FOD FIN BOW Afzender andere externe fiches”.
• Als kinderopvang onder hetzelfde KBO nummer werkt als de VZW, dan kies je voor “Rol 6 FOD FIN BOW Afzender andere interne fiches”

Om te controleren of jouw rol goed is ingesteld kan je inloggen in Belcotax 2021 zo weet je zeker dat de toegang correct is aangemaakt.  Je vindt de link naar Belcotax 2021 rechtsboven op deze pagina van de FOD Financiën.

Ga na of JAVA op jouw computer geïnstalleerd is

Om het XML-bestand om te zetten naar een Belcotax-On-Web-bestand heb je JAVA nodig.  Informeer bij jouw ICT-dienst of de meest recente versie op jouw computer is geïnstalleerd.

Begin 2023 hebben de softwareleveranciers hun programmatie afgewerkt.  Vanaf 23 januari 2023 hebben zij de rapporten van 2022 getest in een validatiemodule van de FOD Financiën.  Hiermee staat alles klaar en kan je zelf aan de slag.  De softwareleveranciers voorzien ook een handleiding, sommigen een webinar.

In de loop van de maand februari 2023 kan je vanuit jouw softwarepakket een XML-rapport genereren.  Dat rapport bevat de gegevens van alle fiscale attesten 2022.  Dat XML-rapport moet je omzetten en vervolgens opladen naar de Belcotax-On-Web toepassing van de FOD Financiën.  Het gaat om twee eenvoudige administratieve handelingen op internet.  De VVSG stelt hiervoor een korte handleiding ter beschikking.

De Belcotax-On-Web toepassing voor de attesten van 2022 is beschikbaar sinds maandag 6 februari 2023!

Vanaf maart 2023 bezorg je de fiscale attesten aan de ouders via de post, via e-mail of worden deze door jouw softwarepakket automatisch op de ouderportalen geplaatst.  Waarom moet we dit doen, we hebben de gegevens toch al digitaal bezorgd aan de FOD Financiën?  Niet elke organisatie zal de gegevens over hun fiscale attesten digitaal bezorgen.  Daardoor zal het bedrag dat in de belastingaangifte van de ouders verschijnt, niet kloppen.  De ouders zullen zelf de berekening moeten blijven maken.  Je vindt een aangepaste modelbrief onderaan de pagina bij het onderdeel "gegevens ingediend via BOW verschijnen NIET automatisch in de belastingsaangifte".

VVSG raadt aan om de gegevens digitaal te bezorgen aan de FOD Financiën. Op die manier komt het fiscaal attest automatisch in de belastingaangifte van de ouders. Lukt dit niet, geen nood!  Je bezorgt sowieso de fiscale attesten aan de ouders via post, e-mail of het ouderportaal.  Gebruik hiervoor steeds het nieuwe modelattest!  Dit kan je downloaden via de website van de FOD Financiën (groene knop hieronder).  Ouders maken dan zelf de berekening en vullen hun belastingaangifte in.

Wie ervoor kiest om de gegevens niet digitaal in te dienen moet hiervoor géén vrijstelling aanvragen.  Lees de FAQ van de FOD Financiën (antwoord 2.7).

De FOD Financiën heeft een uitgebreide FAQ ter beschikking.  Een aanrader voor wie zich helemaal in dit thema wil verdiepen!

(*) Schuldenaar = diegene die de kosten voor de kinderopvang heeft betaald.  Het kan gaan om de ouder, de beide ouders (in geval van co-ouderschap), een voogd enz. Meer hierover lees je in de FAQ.

• De FOD Financiën communiceerde op 20 februari 2023 dat de indieningstermijn voor het digitaal verzenden van de fiscale attesten kinderopvang is verlengd van 28 februari naar 31 maart 2023.
• Het bericht van de FOD Financiën vind je hier terug.

Update 16.05.2023 - Deze week hebben wij van de FOD Financiën vernomen dat het voorstel van belastingaangifte NIET  automatisch melding zal maken voor de opvangkosten waarvan een fiscaal attest digitaal verstuurd is. Dat wil zeggen dat ouders handmatig de opvangkosten moeten aangeven op de aangifte. Dit kan aan de hand van het fiscaal attest dat zij van de opvangorganisator(en) ontvingen. De fiscale attesten die digitaal werden verzonden naar de FOD Financiën, kunnen wel door ouders worden geraadpleegd op Tax-on-Web.  VVSG stelt een modelbrief (aangepast aan deze nieuwe informatie) voor ouders ter beschikking