Elke voorzitter van een vergadering heeft een eigen stijl. Ken je stijl en werk die stijl eventueel hier en daar wat bij. Spreek af met een andere voorzitter en ga eens bij elkaar luisteren en wissel nadien uit.
Enkele tips:
- Ga als voorzitter op een plaats in de raadszaal zitten die je overzicht geeft. Vanzelfsprekend zit je naast de algemeen directeur. De algemeen directeur is immers je steun en toeverlaat in de vergadering.
- Open de vergadering en hou rekening met recente gebeurtenissen. Zijn er bepaalde zaken gebeurd in de gemeente of in het leven van een van de raadsleden? Verwijs ernaar of vermeld ze. Een felicitatie of een hart onder de riem kan voor mensen veel betekenen. Zulke kleine zaken kunnen bijdragen aan een positieve aangename sfeer in de vergadering.
- Het is echt niet nodig dat je alle agendapunten (gedetailleerd) kent. Het is echter wel zinvol om punten kort te situeren en de context weer te geven. Het publiek en eventuele nieuwere raadsleden zullen dit waarderen omdat zo beter kunnen volgen waar het over gaat.
- Laat je niet opjagen, niet door de leden van het college en niet door oppositieraadsleden. Behandel eenieder met respect.
- Laat mensen uitspreken maar onderbreek hen wanneer ze steeds maar blijven uitweiden. Vraag hen om bij de zaak te blijven. Zo kan je hen bv. vragen om hun betoog af te ronden tenzij ze nog iets nieuws willen inbrengen dat nog niet werd gezegd.
- Herhaal vragen of tussenkomsten zodat iedereen ze gehoord heeft.
- Zeker wanneer er amendementen zijn kan het zinvol zijn om te herhalen waarover de raadsleden moeten stemmen.
- Geef duidelijke instructies en hou je er aan. Bv. Als je een raadslid nog twee minuten spreektijd geeft laat hem of haar dan geen tien minuten aan het woord.
- Geef heldere waarschuwingen. Bv. Ik neem u het woord af indien u niet stopt. Het woord afnemen is natuurlijk gemakkelijker wanneer je een micro kan uitzetten. Ga niet in discussie wanneer je van een raadslid het woord afneemt. Maar doe het niet lichtzinnig.
- Tijdens een gemeenteraad kan het er soms hevig aan toegaan. Sommigen zaken liggen zeer gevoelig en lokken hevige emoties uit. Blijf zelf kalm en toon begrip. Dat wil niet zeggen dat je alles moet accepteren. Speel de bal en niet de man/vrouw.
- Zorg ervoor dat je het huishoudelijk reglement van je gemeenteraad kent en bij de hand hebt. Samen met het decreet lokaal bestuur vind je daar de spelregels. Is er geen duidelijkheid of er bv. al dan niet geheim moeten worden gestemd maak dan gebruik van je recht om de vergadering te schorsen en te overleggen met de algemeen directeur. Je kan niet alles meteen weten, het is niet erg wanneer je iets moet opzoeken.
- Als voorzitter ben je ook raadslid en heb je net zoals de andere raadsleden een mening. Je mag uiteraard ook inhoudelijk tussenkomen. Je kan dat bv doen door te zeggen dat je je petje als voorzitter even afzet en je petje als raadslid opzet en dan je standpunt geeft.
Je kan je natuurlijk strikt beperken tot het uitvoeren van je wettelijke taken nochtans kan je als voorzitter ook naast de vergadering initiatieven nemen:
- Zorg voor een goede communicatie met de algemeen directeur en met de burgemeester die voorzitter van het college is.
- Een regelmatig overleg met de fractievoorzitters is een prima forum om de organisatie van de raad en de werking te bespreken. Bij uitbreiding kunnen daar ook afspraken worden gemaakt over het voorleggen van inhoudelijke punten aan de raad of over de versterking van de raad en de raadsleden. Stem dit best ook af met het college.
Enkele voorbeelden:
- Aanpassingen en evaluatie huishoudelijk reglement
- Aanpassingen en evaluatie deontologische code
- Werking van gemeenteraadscommissies
- Verloop van de vergadering: bv. Beginnen we met een actualiteitsdebat? Wanneer komen de vragen van de raadsleden aan bod?
- Hoe discussiëren we over de meerjarenplanning en de aanpassingen ervan?
- Zitten er mogelijk grote en/of belangrijke beleidsbeslissingen in de pijplijn, bv. een fusie, en hoe gaan we die raad onderzoeken, bespreken en beslissen?
- Wanneer en hoe koppelen we terug over de verzelfstandigde activiteiten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden?
- Hoe en wanneer organiseert het bestuur inspraak met de bevolking?
- Zijn er bepaalde vormingen interessant voor de raadsleden?
- Is er interesse voor een werkbezoek?
- ...
- Wil je een zichtbare voorzitter zijn? Ben je graag aanwezig op officiële plechtigheden enz.? Maak er afspraken over. Zo hebben sommige voorzitters een eigen sjerp.
- Ga na wat je zelf nodig hebt om je taken uit te voeren: Informatie? Een opleiding? Ondersteuning?
- Bewaar evenwicht tussen je privéleven, je werk en het politiek mandaat. Heb je weinig tijd dan moet je zorgvuldige keuzes maken. Dan kan het zinvol zijn om bv. notariële akten niet meer zelf te tekenen maar dit te delegeren aan een ander raadslid of een notariële volmacht te geven.
