Data: Over het belang van decentraal beheer van het Adressenregister

Het Adressenregister bevat alle adressen in Vlaanderen met hun geografische component, dus niet alleen de bewoonde adressen, maar ook alle adressen van bedrijven, overheidsgebouwen, eventueel nog te bebouwen percelen enzovoort. Een bijzonder nuttig instrument, dat is duidelijk.

jk. Sinds 2009 stelt het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA) een tool ter beschikking waarmee energiedeskundigen de mate van energiezuinigheid van een wooneenheid kunnen berekenen en het resultaat in de vorm van een energieprestatiecertificaat (EPC) aan eigenaren kunnen geven. Een ondubbelzinnige identificatie van de gebouweenheid is hierbij natuurlijk noodzakelijk. Daarom heeft het agentschap al vanaf het begin van zijn bestaan een beroep gedaan op het Centraal Referentieadressenbestand CRAB, in 2011 de eerste erkende authentieke geografische gegevensbron in Vlaanderen, en sinds 2019 op het Gebouwen- en Adressenbestand als authentieke bron dat daar een afgeleide en een onderdeel van is.

Een en ander geeft VEKA ook de nodige sleutels om specifieke data uit energieprestatiecertificaten te delen met andere applicaties of platformen en zo de dienstverlening aan de burger te optimaliseren. ‘Zo kan VEKA bijvoorbeeld data ontsluiten naar de Woningpas, en naar de Vlaamse Belastingdienst om de burger zonder specifieke aanvraagprocedure automatisch een korting op de onroerende voorheffing te kunnen aanbieden,’ weet Johan De Clercq van VEKA. ‘Of naar Fluvius,’ vervolgt hij, ‘zodat eigenaren niet zelf een dossier hoeven op te stellen om hun aanvraag voor een zogenaamde labelpremie te staven.’ Hetzelfde gebeurt nog naar door VEKA erkende kredietgevers in het kader van aanvragen voor een renteloos renovatiekrediet, maar ook naar brandweerdiensten zodat die kennis verwerven van de opbouw van een wooneenheid en daarmee rekening kunnen houden in de techniek die ze gebruiken bij bluswerken enzovoort.

Authentieke gegevensbronnen leveren een unieke identificatie van basisdata: adressen, gebouwen, organisaties enzovoort. Die gegevens vind je terug in de meeste overheidsinformatie. ‘Wanneer een informatiesysteem gebruik maakt van een authentieke gegevensbron, dan is het niet alleen zeker dat de informatie actueel en correct is,’ zegt Jan Laporte, relatiebeheerder bij Digitaal Vlaanderen. ‘Deze data zijn ook zeer vlot uitwisselbaar met andere informatiesystemen. Dit maakt van de authentieke gegevensbronnen een belangrijk fundament voor “slimme” steden en regio’s. De voorwaarde is wel dat ze minutieus bijgehouden worden. Daarom wordt de informatie zo dicht mogelijk bij de bron ingewonnen.’

Wat de adressen betreft moet die recente informatie volgens het CRAB-decreet van de steden en gemeenten komen. Zij beheren rechtstreeks alle adressen in het Adressenregister. Dat is geen lichte, maar wel een heel belangrijke taak, want het Adressenregister wordt in vrijwel alle informatiesystemen van de overheid gebruikt. Ook buiten de overheid, bij de nutsbedrijven, bpost, de hulpdiensten en tal van private ondernemingen vormt het Adressenregister een fundament van de informatiehuishouding. Het CRAB is dus zelf een authentieke bron, gekoppeld aan vele andere authentieke bronnen, zoals het Gebouwenregister om maar één voorbeeld te noemen, want er komen er in de toekomst nog bij.

Door het intensieve gebruik van het register worden fouten en onvolledigheden snel opgemerkt. Daarom bevat elke authentieke bron ook een meldingssysteem waarmee gebruikers een fout aan de beheerder van de informatie kunnen melden. Wordt er bijvoorbeeld in het proces voor aanmaak van een EPC-certificaat vastgesteld dat een gebouw niet voorkomt in het gebouwenregister, dan wordt dit gemeld aan de gemeente. Die moet de melding beoordelen en, indien ze terecht is, het gebouw toevoegen, zodat het EPC-dossier afgewerkt kan worden.

‘Het rechtzetten of aanvullen van foutieve of ontbrekende data is om allerlei redenen uitermate belangrijk,’ legt Johan De Clercq uit. ‘Zolang dat niet gebeurt, kunnen we de burgers niet van dienst zijn. Eigenaars van woningen komen zelf ook in de problemen, want als ze willen verkopen of verhuren, moeten ze een EPC kunnen tonen. Kunnen ze dat niet, dan kan dat geïnteresseerden afschrikken. Komt het desondanks toch tot een verkoop, dan moet de notaris aan het VEKA melden dat er geen EPC bestaat en wordt er automatisch een handhavingsprocedure tegen de verkoper opgestart.’ Een en ander bemoeilijkt ook de toekenning van eventuele fiscale voordelen aan de eigenaar van een gebouw, zoals een korting op de onroerende voorheffing bij nieuwbouw. Met andere woorden, een tijdig en correct bijgehouden Adressenen Gebouwenregister is een absolute must voor een vlekkeloze dienstverlening aan de burger.

In 2013 begon Brasschaat in het gemeentelijk GIS-systeem busnummers bij alle appartementen in de gemeente toe te voegen. Omdat in de gemeente busnummers voor appartementen pas sinds 2001 werden toegekend, was er een inhaalbeweging nodig voor flats van vóór die datum. Dat vereiste een groot engagement vanuit de diensten Burgerzaken en Ruimte & Wonen en van de wijkagenten. Philip Cools, waarnemend burgemeester van Brasschaat: ‘Zij zagen het nut van een correct adressenbestand in en werkten hier overtuigd aan mee. Dat was nodig, want we stonden voor de uitdaging ruim 13.700 unieke adressen na te kijken. Dankzij een perfecte samenwerking tussen de betrokken diensten zijn we erin geslaagd het adressenbeheer op vijf jaar tijd te updaten in plaats van de voorziene zeven jaar. Sinds 2018 hebben alle appartementen busnummers.’

Nu deze immense inspanning achter de rug is, wordt het adressenbeheer dagelijks bijgehouden. ‘Na toekenning van de vergunning registreren wij het huisnummer en de busnummers in het gemeentelijk GIS,’ zegt Philip Cools. ‘De nacht daarna worden ze uitgewisseld met de authentieke gegevensbron op Vlaams niveau. Ook huisnummerwijzigingen volgen we snel op en passen we aan in de authentieke gegevensbron. We trekken maandelijks lijsten van de wijzigingen in het adresbestand, zodat ook het Rijksregister aangepast wordt. Ontbreekt er toch een adres in het Rijksregister bij een nieuwe inschrijving, dan consulteert de dienst Burgerzaken eerst het GIS alvorens contact op te nemen met Ruimte & Wonen.’

Als lokale overheid blijft Brasschaat elke dag aan het adressenbeheer werken. Meldingen van het CRAB worden snel opgevolgd. Op één jaar tijd ontving de gemeente twintig meldingen, waarvan zeventien van VEKA. ‘Dankzij die meldingen kunnen we de laatste fouten uit het adresbestand halen,’ legt Philip Cools uit. ‘Om het aantal meldingen nog te doen dalen bekijken we momenteel hoe we de nieuwe gebouwen sneller in het Gebouwenregister krijgen zonder nog te wachten op een update vanuit het Grootschalig Referentiebestand (GRB), de digitale referentiekaart van Vlaanderen, ook bekend als Basiskaart Vlaanderen. We gaan na of het haalbaar is om de gebouwen al in te tekenen na aflevering van de vergunning. Hierbij moet dan de status van het gebouw opgevolgd worden. Ook moeten we nadenken over dossiers met sloop en nieuwbouw.’

‘Een andere mogelijkheid is om de gebouwen in te tekenen wanneer de werken beëindigd zijn. De vraag is of we op deze manier alle meldingen van nieuwe gebouwen vanuit VEKA kunnen vermijden. We zijn ons er wel van bewust dat nieuwbouwwoningen sneller in het Gebouwenregister terecht moeten komen. Hierdoor zal de kwaliteit van onze authentieke bron “Adressen- en Gebouwenregister” alleen maar toenemen.’

Het belang van een actueel Adressenregister reikt nog verder. De voortdurende actualisering van de data in het Adressen- en Gebouwenregister door steden en gemeenten is ook van cruciaal belang voor het GRB. Dat wordt beheerd door Digitaal Vlaanderen, maar steden en gemeenten moeten actief mutaties, fouten en onvolledigheden melden, en as-builtplannen doorgeven. Zo dragen ze bij tot een snellere actualisatie ervan. Liesbet De Wolf, Productmanager Basiskaart Vlaanderen bij GRB, merkt op: ‘Dit is ook van belang voor de steden en gemeenten zelf, de Basiskaart vormt immers in alle gemeentebesturen de cartografische achtergrond van de GIS-systemen.’. En ook voor de afnemers en zelfs burgers is een actuele basiskaart onmisbaar. Denk maar aan toepassingen zoals de Woningpas, Mijn Burgerprofiel of de Omgevingsvergunning. Burgers verwachten dat ze hun eigen straat en woning daar gemakkelijk terugvinden en dat de kaart correct is.’

‘Hetzelfde geldt voor het recht van voorkoop,’ zegt nog Patty Cant, Product Owner Recht van Voorkoop bij Digitaal Vlaanderen. ‘Onvolledige of achterhaalde informatie leidt vaak tot tijdverlies, waarbij notarissen en gemeenten onnodige aanbiedingen moeten behandelen, bijvoorbeeld vanwege een gebouw dat onterecht als leegstaand beschouwd wordt.’—

Jan Laporte is relatiebeheerder Digitaal Vlaanderen
Voor Lokaal 04 | 2022