Als lid van het college en vast bureau ben je ook raadslid en alle afspraken die raadsleden maken gelden ook onverminderd voor de leden van het college en het vast bureau. Belangrijk zijn de huishoudelijke reglementen en de deontologische code voor de mandatarissen. Ten allen tijde moeten die gerespecteerd blijven. Naast de afspraken op het niveau van de raad worden ook afspraken gemaakt op het niveau van het college/het vast bureau. Sommige afspraken zijn zo cruciaal dat ze verplicht gemaakt moeten worden. Het gaat (specifiek voor het college en vast bureau) over:
- Het huishoudelijk reglement van het college en dat van het vast bureau
Het huishoudelijk reglement is onmisbaar voor de leden van het college omdat de concrete afspraken over de werking daarin vastgelegd worden. In tegenstelling tot de raad regelt de decreetgever veel minder uitgebreid hoe het college en het vast bureau moeten vergaderen. Dat betekent dat veel meer maatwerk mogelijk is en het huishoudelijk reglement erg belangrijk kan zijn. Bij het begin van elke bestuursperiode moeten zowel het college als het vast bureau een huishoudelijk reglement vaststellen, maar ook tijdens de bestuursperiode kunnen deze reglementen worden aangepast. Deze huishoudelijk reglementen moet minstens regelen of het college (of vast bureau) digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop.
- De afsprakennota met het managementteam
Voor een goedwerkend lokaal bestuur is het cruciaal dat het college en vast bureau goed samenwerken met de administratie (en al zeker het managementteam). Om de samenwerking optimaal te maken en te houden is er respect nodig voor elkaars rol. Er worden ook afspraken gemaakt over de samenwerking: De algemeen directeur sluit bij het begin van een bestuursperiode namens het managementteam daarom een afsprakennota met het college en het vast bureau.
De afsprakennota bevat afspraken over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie en over de manier waarop ze samen de beleidsdoelstellingen van het bestuur willen realiseren. De afsprakennota is, naast de beleids-en beheerscyclus, het organisatiebeheersingssysteem en de afzonderlijke deontologische codes dan ook een belangrijk document, zowel voor de politieke mandatarissen als voor de personeelsleden van gemeente en OCMW.
