Naar aanleiding van verschillende meldingen van fraude bij het afleveren van reispassen en rijbewijzen door een aantal gemeenten besloot Audit Vlaanderen in de loop van 2023-2024 elf besturen te auditeren. De resultaten van deze doorlichting verschenen op 4 juni 2024 in een globaal rapport(opent nieuw venster). Uit de audit blijkt dat de diensten de meeste aanvragen goed afhandelen. Wel kunnen ze nog stappen zetten om fraude te voorkomen.
Bevindingen
De diensten burgerzaken werken met een afsprakensysteem voor aanvragen van reispassen en rijbewijzen. Ze volgen niet-ingeplande bezoekers minder vlot op, wat leidt tot wachttijden en fouten.
De diensten handelen de meeste aanvragen goed af, maar besteden niet altijd genoeg aandacht aan mogelijke fraudegevallen, zoals veelvuldig verhuizen. Ze kunnen ook de facturatie en het kassabeheer verbeteren.
Medewerkers roteren vaak bij hun taken, maar soms ligt het hele proces bij dezelfde medewerker, wat fraudegevoelig is. De diensten beperken dit risico onvoldoende met beheersmaatregelen.
Ze vernietigen niet altijd de niet afgehaalde reispassen en rijbewijzen binnen drie maanden, zoals vereist. Vaak bewaren ze de documenten langer en gebruiken ze de mogelijkheden in de applicaties Mercurius en Belpas onvoldoende om de te vernietigen documenten op te volgen.
De applicaties bieden lokale besturen niet altijd de mogelijkheid om aanvragen en afgifte van reispassen (Belpas) en rijbewijzen (Mercurius) efficiënt te monitoren. Lokale besturen evalueren vaak hun processen niet.
De digitale informatiebeveiliging is goed geregeld, maar de fysieke beveiliging (sleutel- en badgebeheer, toegang tot kasten, enz.) kan beter, wat een reëel risico op fraude oplevert.
Aanbevelingen voor gemeenten
Op grond van deze bevindingen, formuleerde Audit Vlaanderen een aantal aanbevelingen voor de gemeenten én voor de federale overheid.
Geef duidelijke richtlijnen voor kassabeheer, met periodieke evaluaties. Koppel het kassasysteem aan het afsprakensysteem en vergelijk maandelijks de gegevens met de facturen van de federale overheid.
Laat verschillende medewerkers bepaalde taken uitvoeren om fouten en fraude te verminderen. Als de dienst te klein is, neem dan compenserende maatregelen zoals periodieke steekproefcontroles.
Verbeter het afgifteproces door efficiënte communicatie en samenwerking tussen de medewerkers die de aanvraag behandelen, de afgifte verzorgen, en de federale applicaties beheren.
Gebruik het door Audit Vlaanderen ontwikkelde hulpmiddel voor controle van aanwezige reispassen en rijbewijzen, en implementeer een goed georganiseerd archiefbeheersplan.
Implementeer een inventaris om het proces van aanvraag en afgifte van reispassen en rijbewijzen te monitoren, en voer regelmatige evaluaties uit.
Maak een inventaris voor fysieke informatiebeveiliging, waarin wordt bijgehouden wie welke sleutels heeft en wie toegang heeft tot welke documenten, met procedures voor afwezigheid, sleutelverlies en personeelswissels.
Inventariseer en communiceer relevante en actuele informatie over kernprocessen voor beter documentbeheer en zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van de geldende procedures en instructies.
Breng de deontologische code van de gemeente regelmatig onder de aandacht en zorg dat medewerkers weten hoe ze deontologisch gevoelige situaties correct kunnen aanpakken.
Aanbevelingen voor de federale overheid
Audit Vlaanderen adviseert de federale overheid om de identiteit van aanvragers te registreren met de eID en pincode in Belpas en Mercurius, omdat lokale besturen reispassen en rijbewijzen namens de FOD Buitenlandse Zaken en FOD Mobiliteit afgeven.
Audit Vlaanderen beveelt ook aan om toegangsrechten in Belpas en Mercurius voor verschillende medewerkers van de dienst burgerzaken op te delen. Dat helpt het aanvraag- en afgifteproces op lokaal niveau te optimaliseren.
