Procesbegeleiding voor de samenwerkingsverbanden Geïntegreerd Breed Onthaal

1 Uitdaging

In een GBO tot relevante acties en goede samenwerking komen, daarin wil de VVSG procesbegeleiding aanbieden. Met uw samenwerkingsverband zoeken we naar de beste antwoorden op de uitdagingen waarmee de doelgroepen waarmee u werkt de grootste noden hebben. Vooraleer we tot oplossingen komen, willen we een goed begrip van die noden hebben. We helpen om in de schoenen van de gebruiker van de dienst te gaan staan. Op basis van gebruikersinzichten (her)tekenen we samen een relevant aanbod en samenwerking uit.

We bieden een proces aan dat steunt op interne en externe co-creatie. In dit proces werken mensen van verschillende geledingen van de kernpartners van het GBO samen aan oplossingen, maar komen ook andere partners en gebruikers van de dienstverlening mee aan boord.

We maken de diensten zo tastbaar mogelijk. Door ideeën te en zo nodig bij te sturen, komen we stap voor stap dichter bij oplossingen die voor de doelgroepen een echt verschil maken.

Deze aanpak is gebaseerd op service design. Service design is zowel een ingesteldheid (de gebruiker centraal), een methodiek (co-creatie met gebruikers en medewerkers) als een instrumentarium (een verzameling technieken om hulp- en dienstverlening te ontwikkelen).

2 Wat kan je van die begeleiding verwachten?

De procesbegeleiding zal gebeuren door vier bureaus waarmee de VVSG een raamovereenkomst heeft.  Deze bureaus hebben ervaring met procesbegeleiding vanuit het gebruikersperspectief. Vanuit dat gebruikersperspectief worden problemen geïdentificeerd die het samenwerkingsverband wil oplossen. Via co-creatie met de kernpartners en anderen, worden oplossingen getest en de principes van het GBO omgezet in de praktijk. Lokale besturen kunnen (als regisseur) intekenen op deze begeleiding. 

We voorzien drie blokken in de begeleiding. Idealiter maakt een samenwerkingsverband gebruik van de drie stappen, aangezien er een logische systematiek in zit.

Stap 1

We beginnen met verzamelen van inzichten door ons met het samenwerkingsverband in de context van de gebruiker te verdiepen. Dit gaat zowel over: hoe gebruikers de huidige diensten ervaren; met welke problemen ze kampen; wat hen motiveert; hoe hun dagelijkse leven eruit ziet… Het resultaat is een visuele map met inzichten uit gesprekken met de gebruiker, literatuurstudie, ervaringen van de betrokken organisatie….

Stap 2

Nadat we de gebruikersinzichten concretiseerden, identificeren we de problemen die het samenwerkingsverband wil oplossen en waar het verandering wil. We exploreren met het samenwerkingsverband verschillende richtingen voor (een) effectieve oplossing(en) op de geïdentificeerde problemen. Hier zetten we technieken in voor brainstorms en ideaties. Na deze stap is er zicht op de verschillende oplossingsstrategieën.

Stap 3

Nieuwe ideeën willen we ook laten landen in de praktijk. Daarvoor gaan we de oplossingen ook omzetten in ondersteunend materiaal (via prototypes), korte en snelle experimenten en tests die ons leren over de implentatie van de ideeën. Dit leidt tot een gedetailleerde beschrijving van een ‘nieuwe dienstverlening’ met zijn implicaties op het niveau van tijdafspraken, werkprocessen, ondersteuning, ... kortom alles wat praktisch nodig is om de nieuwe of vernieuwde service vlekkeloos te laten verlopen.

3 Hoe komen we tot een overeenkomst?

Via een raamovereenkomst contracteerde de VVSG vier bureau’s die beslagen zijn in het omzetten van ruwe ideeën tot een blauwdruk van de dienstverlening.

De VVSG brengt uw vraag in kaart en maakt een offerte op in overleg met de bureau’s, met daarin een voorstel van procesopbouw, tijdsinvestering en prijs, rekening houdend met de haalbaarheid voor uw samenwerkingsverband. De VVSG sluit de samenwerking af met een of meer lokale besturen van het GBO-samenwerkingsverband.

Vragen en contact

Peter Cousaert, peter.cousaert@vvsg.be, 0477 70 56 89