Nieuwe Heischuur in Oud-Turnhout

• Samen met de stakeholders  gaan ze op zoek naar een “nieuwe Heischuur” die door iedereen gebruikt moet kunnen worden en voor iedereen toegankelijk moet zijn (voor zover het aansluit bij het doel van het Gemeenschapscentrum). Multifunctioneel en fysiek toegankelijk betekent: zoveel mogelijk mensen/groepen moeten gebruik van kunnen maken van de Heischuur en zodat de ruimtes ook maximaal kunnen worden gebruikt/benut.
• De nieuwe Heischuur heeft een duurzame, aantrekkelijke uitstraling en wordt opgetrokken volgens de BEN-normen.

Om dit realiseren zullen ze eerst een concept ontrollen dat door de stakeholders wordt gedragen, om vervolgens te komen tot een soort van ‘blauwdruk’ waarmee de ontwerper aan de slag kan.

• Van de Heischuur
  
  Begin jaren tachtig werd de gemeentelijke "jongensschool" van Oosthoven omgebouwd tot een gemeentelijk centrum. De naam "Heischuur" komt uit "Heieinde" en "Schuurhoven", de straten waaraan het gebouw grenst. In 2000 werd één van de zalen dubbel zo groot en zijn er enkele nieuwe vergaderlokalen bijgebouwd. Zo werd het gemeenschapscentrum een aaneenschakeling van zalen en lokalen tussen de vroegere jongensschool en het nieuwe(re) stuk. Ook werd er voorzien in een parking. Het aanbod van lokalen en zalen is gevarieerd, zowel wat betreft grootte als technische mogelijkheden. 
  
  Echter is het Gemeenschapscentrum De Heischuur nu aan vernieuwing toe. Het huidige gebouw is sterk verouderd en niet even toegankelijk voor iedereen. Het gemeentebestuur wil graag een nieuw gemeenschapscentrum bouwen dat rekening houdt met de huidige energienormen en zo de tand des tijds kan doorstaan. Daarnaast wil het gemeentebestuur dat het nieuwe gebouw zijn multifunctionaliteit blijft behouden, al dan niet uitbreiden, en dat het voor iedereen toegankelijk is.

• Van participatie in Oud-Turnhout
  
  Het gemeentebestuur heeft ervoor gekozen volop in te zetten op participatie en koos er daarom voor om het traject omtrent de Heischuur participatief aan te pakken. Met dit traject wilden ze in dialoog gaan met de burgers om te weten te komen wat voor hun belangrijk is in zo’n gemeenschapscentrum aangezien zij er het meeste gebruik van maken. Dit traject was er ook meteen een om de toon te zetten naar de toekomst toe op participatief vlak.

Het traject van de Heischuur loopt natuurlijk langer dan het participatietraject. Na het participatieluik volgt het effectieve ontwerpen van het nieuwe gebouw om daarna over te gaan naar de bouwfase.

Om het volledige traject te overbruggen werd er een interne kerngroep opgericht. Die kern bestaat uit de stafmedewerker, die ook verantwoordelijk is voor het patrimonium, de manager technische dienst, de technisch coördinator werfopvolging, diensthoofd vrijetijd en de burgemeester. Deze kerngroep wordt per fase uitgebreid indien nodig. Tijdens de participatiefase werden de ambtenaar communicatie en participatie als ook de schepen van participatie uitgenodigd.

De ambtenaar communicatie en participatie heeft samen met Levuur een traject uitgewerkt. Dat traject begon bij de kerngroep. Aan de hand van enkele methodieken hebben ze met de kerngroep een kader van participatie bepaald, de doelgroepen benoemd en de doelstelling van het proces bepaald. Het participatietraject bestond uit twee live participatieavonden met een online moment tussen.

Tijdens de eerste participatieavond gingen ze samen met de deelnemers aan de slag om de Heischuur en elkaar beter te leren kennen, maar ook ieders belang. Aan de hand van een aantal oefeningen en methodieken zijn ze de avond geëindigd met een aantal thema-prioriteiten waar iedereen achterstond.

Na het eerste participatiemoment, schakelden ze over naar hun participatieplatform waar iedereen de kans kreeg om per thema ideeën te geven. Die ideeën hebben ze verzameld om dan weer mee te nemen naar het tweede participatiemoment. Tijdens de verwerking van die ideeën merkten ze al snel dat er hier en daar nog een aantal tegenstellingen of problemen waren die ze met de deelnemers wilden uitklaren/scherpstellen.

Tijdens het tweede participatiemoment voorzagen ze een terugkoppeling van de ideeën per thema aan de deelnemers. Ze vertelden hen ook dat er uit de ideeën een aantal (4) tegenstellingen kwamen. Aan de hand van de journalistenmethode lieten ze de deelnemers nadenken over deze uitdagingen en hoe ze die konden aanpakken. Ze overliepen ze plenair en als er nog vraagtekens waren bij bepaalde zaken, hebben ze die ook uitgesproken. Sommige issues konden de mensen niet zelf oplossen en daarom werd een consensus bereikt om net die zaken over te laten aan het gemeentebestuur om knopen door te hakken en oplossingen te bieden die rekening houden met input van de deelnemers.

Op basis van alle input die ze vergaarden doorheen het traject stellen ze nu een blauwdruk op voor het ontwerp van de nieuwe Heischuur. Een ontwerp waar iedereen zich in kan vinden. Dat wordt dan voorgesteld aan de kerngroep en het bestuur zodat zij weten wat de deelnemers graag willen voor de nieuwe Heischuur en waar er nog vraagtekens zijn. Van zodra de kerngroep en het bestuur door de blauwdruk geweest zijn en antwoorden geboden hebben op de vragen, wordt deze aangepast naar een definitieve versie die aan de ontwerper van de nieuwe Heischuur gegeven wordt en die dan ook beschikbaar wordt voor iedereen.

Betrokken partijen over het hele traject:

• De kerngroep: de stafmedewerker, die ook verantwoordelijk is voor het patrimonium, de manager technische dienst, de technisch coördinator werfopvolging, diensthoofd vrijetijd en de burgemeester
• College van burgemeester en schepenen

Betrokken partijen tijdens het participatietraject:

• Participatieambtenaar en Levuur
• Gebruikers van de Heischuur, omwonenden, alle geïnteresseerde burgers

Het project is nog lang niet afgelopen, maar vanuit het participatietraject stellen ze al vast dat de deelnemers erg hun best gedaan hebben. Het was de eerste keer dat er zo’n traject liep in Oud-Turnhout. Daardoor hebben ze de deelnemers soms uit hun comfortzone (zitten, luisteren, eventueel nog vragen stellen) moeten trekken. Zij hebben actief moeten deelnemen en vanuit die deelname is er heel wat nuttige input gekomen die effectief gebruikt kan worden.

Uiteraard bleven ze met een aantal vragen zitten waar de deelnemers geen antwoord op hadden. Dat ging dan bijvoorbeeld over prijszetting, huisreglementen,… Daar zal het bestuur in samenspraak met de bevoegde ambtenaren een antwoord op proberen vormen.

Het effectieve resultaat is er natuurlijk pas als de nieuwe Heischuur er staat.

Ze hebben alle inwoners uitgenodigd via het infomagazine en digitale kanalen. Alle huidige gebruikers en verenigingen hebben nog een aparte mail gekregen omdat zij er het meeste last van zullen ondervinden, eenmaal de bouwfase start. De buurtbewoners hebben ze op de hoogte gebracht en uitgenodigd met een bewonersbrief. Aan enkele collega’s die werken met jeugd, senioren, … hebben ze gevraagd om daar ook reclame te maken.

Tijdens het eerste participatiemoment waren er ongeveer 50 deelnemers, waaronder een goede verdeling tussen gebruikers, omwonenden en geïnteresseerde burgers.

Tijdens het tweede participatiemoment, waar ze ook weer breed uitgenodigd hebben, kwamen er ongeveer 25 deelnemers. In deze groep zaten iets meer gebruikers. Die daling werd verwacht aangezien het hele proces nieuw was voor de inwoners en ze de eerste keer al eens hun zegje hebben kunnen doen, daarna was er het online moment waar ze hun ei nog kwijt konden, een derde keer was voor sommigen dan teveel. Ook hebben ze enkele afmeldingen gekregen wegens ziekte, hoog-risicocontact of dubbele boeking.

• Als het de eerste keer is: laat je begeleiden. "We hebben dit in duo gedaan, ikzelf en de begeleider van Levuur zodat ikzelf ook mee de draaiboeken kon opmaken, de methodieken in elkaar steken en daar heb ik ongelooflijk veel aan gehad. Ik heb er veel van geleerd, en ben enorm blij met de resultaten." - Annelies Dickens
   
• Om het project te doen slagen, stel je  best intern eerst een kader van participatie op. Geef dit ook eerlijk mee aan de deelnemers en zeg hen dat de sky the limit is binnen dit kader. Anders gaan de verwachtingen soms de hoogte inschieten en moet je direct zeggen "nee, dit kan niet”. Het kader van participatie werd bij ons in de procesdoelstelling verwerkt.

• Heischuur:
  
  Het participatietraject was de start van het project. Uiteraard volgen nu de ontwerp- en de bouwfase nog. Ze hopen dat de nieuwe Heischuur er in 2024 staat. Van zodra het definitieve ontwerp er ligt, zal dat nog voorgesteld worden aan de inwoners. Naar alle waarschijnlijkheid zullen ze dat via een klassieke infoavond doen, waar de ontwerper aanwezig is zodat hij/zij eventuele vragen kan beantwoorden.
   
• Andere projecten:
  • Herinrichting dorpskern
  • Adviesraden: Samen met de adviesraden gaan ze onderzoeken wat er kan veranderen om participatiever samen te werken, is het de vorm van de adviesraden, hun taak, …
  • Right to challenge

Annelies Dickens, ambtenaar communicatie en participatie (014 46 22 45)