Diensthoofd ICT projectmanagement

De stad Roeselare gebruikt een brede waaier van informatiesystemen om haar business processen te ondersteunen. Dit gaat van processen die gekoppeld zijn aan onze basis dienstverlening tot het volledig digitaal maken van onze processen, interne collaboratie platformen, e-invoicing, communicatie platformen met onze klanten (burger, organisaties, bedrijfswereld, enz.), data uitwisseling met de verschillende overheden en zoveel meer.

In onze organisatie hebben we nood aan een verscheidenheid in het team. Dit betekent dat er ICT-projectleiders zijn die eerder business proces georiënteerd zijn en andere eerder ICT technisch. De focus van het diensthoofd ligt, naast het leiden van het team, op projecten die end-2-end business proces kennis vereisen.

Je rapporteert in deze functie rechtstreeks aan de directeur ICT Shared Services Groep Roeselare en zult deel uitmaken van het ICT-directie overleg van de stad.

Wat is jouw dagelijkse uitdaging?

Je dagelijkse uitdaging bestaat uit het aansturen van onze geoliede ICT-projectmanagement organisatie.

Concreet omvat dit volgende algemene elementen:

• Peoplemanagement: Je geeft leiding in al zijn facetten: managen van je dienst, coachen van je medewerkers, richting geven als leider en het op de kaart zetten van je dienst binnen de organisatie als ondernemende en innoverende dienst.
• Escalatie aanspreekpunt: Je bent het eerste aanspreekpunt voor de rest van de organisatie als projecten en project processen niet lopen zoals het hoort.
• Samenwerken en Accountmanagement: Projecten doe je niet alleen en daarom werk je nauw samen met de andere ICT-collega’s om de fit met de ICT-architectuur te waarborgen, cyberveiligheid mee voorop te stellen, de support modus te garanderen en leveranciers aan te sturen. Je helpt de business experten en sponsors bij het opmaken van business cases, scope definities helder te krijgen, planning uit te werken, enz. zodat een project kan goedgekeurd worden door het managementteam.
• Management rapportering: ICT is een terugkerend punt op het managementteam. Eénmaal per kwartaal wordt er gerapporteerd over de projecten van het ICT-departement met een focus op capaciteit versus projectnoden. Hiervoor beschikken we over verschillende standaard rapporteringen en inzichten. In deze rol neem je dit luik van de rapportering op je en ben je in staat om het managementteam te voorzien van alle gewenste informatie.
• ICT Project Portfolio: Als diensthoofd bewaak je de ICT Project Portfolio, heb je inzicht in aankomende projecten en beschikbare capaciteit binnen het ICT-departement. Je vertaalt dit in een haalbare planning en kaart de uitdagingen aan bij de collega’s en stakeholders die kunnen geïmpacteerd zijn als er keuzes moeten gemaakt worden.
• Extern netwerk: Je bouwt goede externe contacten uit met collega’s uit andere lokale besturen, bovenlokale overheden en leveranciers om de dienstverlening en/of de werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen.

Je bent zelf ook projectleider en business proces analist wat betekent dat je ook volgende taken opneemt:

• Opstellen van specificaties voor nieuwe initiatieven in overleg met de diverse betrokkenen.
• Opmaken van een projectplan en voortgangsbewaking, periodieke rapportage aan de projectsponsor.
• Opmaken van een realistische projectplanning.
• Projectvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en -evaluatie.
• Op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden.
• In kaart brengen van de processen en samen zoeken naar optimalisaties.
• Ondersteunen bij het uitvoeren van projecten op de werkvloer.
• Organiseren van opleidingen en het opleveren van handleidingen.
• Coachen en enthousiasmeren van medewerkers in het gebruik van de opgeleverde projectresultaten.
• Controleren of de opgeleverde projectresultaten worden gerealiseerd en indien nodig bijsturen van medewerkers.
• Naadloze overdracht van projectmanagement naar de supportafdelingen in en buiten het ICT-departement.