Digitale overlijdensaangifte: pilootgemeenten delen ervaringen

Sinds november 2025 gebruiken Lier en Leuven als pilootgemeenten het nieuwe digitale platform eLys voor overlijdensadministratie. Antwerpen test de toepassing sinds 1 december in de praktijk. De drie besturen delen hun eerste ervaringen: waarom ze instapten, wat vlot liep, waar ze tegenaan liepen en welke tips ze hebben voor lokale besturen die vanaf 1 januari 2026 met eLys werken.

Voor dit artikel spraken we met Senne Smeets en Yati Huyge, deskundigen loket burgerzaken en burgerlijke stand in Leuven, met Fien Ceulemans, klantenadviseur Burgerzaken bij de stad Lier, en met Maurice Goffart van het expertenteam burgerlijke stand bij de stad Antwerpen. Elk pilootbestuur werkt met een andere softwaretoepassing: Leuven met Mijn Burgerzaken, Lier met BST.net en Antwerpen met CSdabs. Die diversiteit maakt hun ervaringen relevant voor alle lokale besturen.

Pilootbesturen stappen gemotiveerd in 

Antwerpen sloot als laatste proefgebruiker op 1 december 2025 aan bij eLys, een maand later dan Leuven en Lier. Volgens Maurice Goffart was de motivatie groot: ‘We wilden in de eerste plaats bijdragen aan het project en mee zorgen voor een vlotte invoering in heel Vlaanderen in 2026,’ vertelt hij. ‘We maakten samen met een zevental andere besturen deel uit van de werkgroep lokale besturen die in het project Gemeentehuis van de toekomst eLys voorbereidde. Daardoor maakten we de aanloop van dichtbij mee en waren we al vroeg betrokken.’

De omschakeling van papier naar digitaal bracht grote verandering. ‘De digitalisering van de papieren overlijdensattesten is een groot voordeel. Elke maand over tien districten heen de papieren modellen IIIC en IIID ontvangen en verzamelen, dat valt nu helemaal weg,’ licht Maurice Goffart de Antwerpse situatie toe. De pilootfase bood Antwerpen ook de kans om de eigen context grondig te testen: ‘We willen zeker zijn dat onze software vlot overweg kan met het gegeven van tien districten als binnengemeentelijke territoriale organen. We hebben de toepassing dan ook uitgebreid getest door allerlei mogelijke scenario’s in het overlijdensproces te doorlopen.’

Actoren stemmen hun werkprocessen af 

In Leuven en Lier merkten ze als eerste hoe artsen en uitvaartondernemers hun werkprocessen moesten aanpassen door de komst van eLys. Uitvaartondernemers werken nu op een andere manier zodra een nabestaande hen contacteert voor een uitvaart. Artsen bij de huisartsenwachtpost, op de dienst spoedgevallen of MUG en in het ziekenhuis passen eveneens hun stappen aan. Zo liep het ook in Antwerpen.

‘In november namen we drie keer online contact met de verschillende actoren: de twee ziekenhuizen, de coördinator van de huisartsenkring, een uitvaartondernemer, de crematoria, de burgerlijke stand, de VVSG en initiatiefnemer Athumi,’ zo schetst Senne Smeets de ervaring in Leuven. ‘Iedereen kon vragen stellen en gemakkelijk feedback geven over het platform.’ Die gezamenlijke aanpak versterkte voor alle drie de pilootbesturen de samenwerking: ‘Wat mij aangenaam verraste, is de merkbare samenhorigheid,’ aldus nog Senne Smeets. ‘Iedereen zet zijn schouders onder dit project. Dat merken we in de dagelijkse samenwerking en dat bleek ook tijdens die wekelijkse besprekingen.’

Digitale aangifte versnelt het werk 

De reacties van artsen en uitvaartondernemers zijn positief, al is het voor iedereen nog even wennen. ‘We kunnen veel sneller de overlijdensakte afleveren aan de uitvaartondernemer,’ zegt Yati Huyge. ‘We werken een dossier ook sneller af omdat we in het programma zelf de akte en de toestemming tot begraving of crematie ondertekenen en alle gegevens automatisch doorstromen naar de toepassing Burgerzaken.’

Senne Smeets vult aan dat de opstart relatief probleemloos verliep: ‘Er waren maar enkele kleine problemen, die de werking uiteindelijk maar minimaal beïnvloedden.’ In Lier merken ze hetzelfde effect, vertelt Fien Ceulemans: ‘We ronden de aangifte nu voor iedereen sneller af. Zowel de uitvaartondernemer als het lokaal bestuur heeft per dossier minder tijd nodig. Achteraf hoeven we geen statistiekgegevens meer te verwerken. Dat maakt voor ons een groot verschil. Ook onze beëdigde artsen zijn tevreden over de nieuwe werkwijze.’

Vooral bij controles voor crematie zien ze een duidelijke tijdswinst, aldus Yati Huyge: ‘In het ideale geval gebruikt de beëdigde arts het rijksregisternummer bij een controle voor crematie, en dan verrast de snelheid waarmee een dossier kan behandeld worden.’

Gewenning en ondersteuning blijven nodig 

Zo’n grote verandering in het werkproces blijft voor sommige betrokkenen een uitdaging. Senne Smeets: ‘We hoorden bijvoorbeeld over een beëdigde arts die bang was dat hij er niet in zou slagen om zijn verslag via eLys in te dienen. Met hulp van zijn gemeentebestuur lukte het uiteindelijk wel om het verslag correct te versturen.’

Omdat eLys een Vlaams project is, enkel van toepassing op overlijdens die in Vlaanderen plaatsvinden, verliep de communicatie niet altijd even vlot met partners buiten Vlaanderen. Senne Smeets: ‘Een aantal begrafenisondernemers buiten het Vlaams Gewest bleek niet goed op de hoogte van de opstart van eLys in Leuven. Dankzij ondersteuning door onze dienst en door de helpdesk van Athumi konden we hen toch telkens goed op weg helpen.’ Intussen speelde Athumi op die ervaring in met een infosessie voor uitvaartondernemers uit Wallonië en Brussel eind november en een webinar voor Franstalige artsen begin december.

Ook intern vroeg de verandering wat tijd, merkt Senne Smeets op: ‘Sommige collega’s keken met een bang hartje naar de veranderingen die eLys met zich zou meebrengen, en dat is begrijpelijk. Maar ik kan met grote zekerheid zeggen dat wij als collega’s ondertussen eLys hebben omarmd.’

Enkele technische en praktische knelpunten bleven beperkt tot de eerste dagen van het pilootproject. ‘We merkten bijvoorbeeld dat we sommige gegevens die automatisch moesten doorstromen naar de toepassing Burgerzaken toch nog handmatig moesten aanvullen. Soms werden er verkeerde gegevens ingevuld,’ vertelt Yati Huyge. ‘Dat hebben we meteen doorgegeven aan Cevi, en de meeste problemen zijn vrij snel opgelost. Ondernemers die zich niet konden registreren, stuurden we door naar elys@athumi.eu. Zij werden geholpen door de servicedesk van Athumi.

In Lier stootten ze op onduidelijkheid bij de externe organisaties die de overledenen ophalen. Fien Ceulemans licht toe: ‘De transportfirma’s kunnen de toelating voor vervoer zelf bekijken, maar eens een dossier geclaimd is door een uitvaartondernemer, kunnen zij die toelating niet meer raadplegen. Dat kun je oplossen met goede afspraken tussen uitvaartondernemer en vervoerder. De uitvaartondernemer kan ervoor zorgen dat de vervoerder de overledene eerst ophaalt. Als die volgorde niet lukt, kan de uitvaartondernemer de toelating voor vervoer als pdf bezorgen aan de vervoerder.’ 

Proefgebruikers geven tips voor januari 

De pilootbesturen hebben ondertussen heel wat praktische tips voor collega’s die in januari met eLys starten. ‘Een goede samenwerking met alle betrokken partijen is belangrijk,’ benadrukt Fien Ceulemans. ‘Zowel vooraf als tijdens de eerste weken ga je best in overleg met de uitvaartondernemers over de werkwijze. Wij organiseerden een infosessie voor de uitvaartondernemers die vaak in Lier werken. Zo konden ze vragen stellen over eLys, maar ook over de werking van de burgerlijke stand.’

Ook Senne Smeets legt de nadruk op blijvend overleg en ondersteuning: ‘Dankzij eLys komt er een einde aan heel wat communicatie tussen gemeentebesturen en begrafenisondernemers. Toch hoeft dat niet te betekenen dat er buiten eLys niet meer met elkaar gepraat kan worden. Integendeel, zeker in de beginperiode zou ik dat als grote tip willen meegeven aan alle betrokkenen: blijf praten met elkaar en bied ondersteuning waar mogelijk.’

Yati Huyge besluit met een heel praktische raad voor collega’s: ‘Zet zeker op een tweede scherm het eLys-dossier open in de toepassing Mijn Burgerzaken. Kijk dat dossier grondig na voor je met de verwerking van een overlijden start. Wij gebruiken in Leuven enkel de gegevens zoals ze uit eLys doorkomen. Zo kunnen we heel snel werken en vragen we geen overbodige gegevens op.’ —