Het traject werd getrokken door het team Participatie van het stadsbestuur. Dat bestaat uit Seppe Van Bogaert en Sofie Stas die beiden participatieve projecten opstarten en ondersteunen. Het project bestond uit een voorbereidende fase en drie interactieve ateliers. Zo probeerden ze bij collega’s zoveel mogelijk inzichten en ervaringen in verband met samenwerken en participatie te verzamelen die de grondstof vormden voor een missie en een visietekst. De coöperatieve vennootschap Levuur speelde een belangrijke rol bij het uitdenken van de werkwijze en de vormgeving.
Voor de begeleiding van de drie atelierdagen schakelden ze ook de cocreatie-expert van Alter in. Tijdens de voorbereidende fase ging men op zoek naar inwoners en partners waarmee al samengewerkt werd. Dat leverde een mooie pool van 57 enthousiaste deelnemers op die bereid waren ideeën en suggesties te formuleren omtrent samenwerken en participatie.
In het kader van het eerste atelier werden de deelnemers onderverdeeld in twaalf groepen en kregen zij de kans om ondersteund door tools (ontwikkeld door Levuur) stappen te zetten in hun eigen projecten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitwerken van een procesorganisatie die de sturing en taken behapbaar maakt. Of een omgevingsscan die aandachtspunten, struikelblokken en dromen naar boven haalt, waardoor een gemeenschappelijk begrip tussen de deelnemers ontstaat.
Door de tools toe te passen op een reeks lopende projecten werd ingeschat in welke mate ze ook praktisch werkbaar zijn. Daarna volgde een moment van reflectie, zodat men in debat kon gaan over de impact die deze tools (zouden kunnen) hebben op participatieve samenwerkingsprojecten. Aan het einde van de sessie schoof elke groep een drie- à viertal topprioriteiten naar voren, waarmee in samenwerkingen en participatietrajecten absoluut rekening gehouden moet worden.
Terwijl er tijdens het eerste atelier vooral geëxperimenteerd kon worden met de tools, werden die tijdens een tweede atelier op een aantal cases doorgedreven toegepast. Er werden belangrijke spelers die een affiniteit hadden met de case aangetrokken, bijvoorbeeld een nauwe collega, schepen of clustermanager. Zij moeten na het atelier immers verder aan de slag met het project of de case. Door hen te laten deelnemen aan deze grootschalige denkoefening was het mogelijk om in een open sfeer kennis te maken met het thema, wat mogelijke tegenkanting kan afzwakken.
Het tweede atelier stond in het teken van reële cases zoals de herbestemming van de ziekenhuiscampus en methodes om de aantrekkelijkheid van het plaatselijke museum te vergroten. Het mondde uit in een nuttig procesadvies voor elke case. Dat gaf een nieuwe adem aan de verdere gesprekken en de mogelijkheid om een alternatieve aanpak uit te tekenen.
Na het testen van bestaande tools en het bespreken van relevante cases was het tijd om de bouwstenen te bundelen die in de eerdere sessies naar boven gekomen waren. Tijdens het derde atelier poogden de deelnemers tot clusters in teamverband te komen, wat zich vertaalde in de identificatie van diverse essentiële bouwstenen die een belangrijke rol zouden spelen in de ontwerpvisie en -missie die door het stadsbestuur uitgewerkt wordt. De vier samengestelde groepen kwamen elk tot vijf à zes essentiële bouwstenen die een belangrijke basis vormden voor de eerste versie van de visie en missie. Die eerste versie werd in mei voorgelegd aan de gemeenteraad en in juni goedgekeurd door het schepencollege. Het stadsbestuur beschikt nu over een duidelijke en onderbouwde leidraad voor huidige en toekomstige participatieve trajecten.
In de komende periode zal gekeken worden hoe de positieve dynamiek en connecties die ontsproten uit dit traject aangehouden kunnen worden in de toekomst. Er zijn ook plannen om werk te maken van een impactmeting die de weerstand en motivatie van collega’s om intern en extern samen te werken in kaart brengt. De resultaten daarvan maken op maat ondersteuning per dienst mogelijk. •
Eliene Rijcken is projectmedewerker communicatie & kennisdeling bij het VVSG-team stad Sint-Niklaas innovatie en digitale transformatie
Voor Lokaal 07-08 | 2021
ZELF AAN DE SLAG
DEZE TIPS KUNNEN JE ZEKER HELPEN:
- Bij thema’s als burgerparticipatie gaat de aandacht vaak uit naar externe doelgroepen, maar het is heel belangrijk om ook interne medewerkers een actieve rol te laten opnemen. Door te zoeken naar een gemeenschappelijke taal worden nieuwe deuren voor samenwerking geopend en kan participatie als thema een versnelde integratie kennen. Verlies zeker ook schepenen en mandatarissen niet uit het oog, aangezien zij de aandacht voor participatie een broodnodige boost kunnen geven.
- Het is goed om steeds de link naar de praktijk te leggen, ook wanneer het gaat over een visieen missietekst. Er werd dan ook gekozen om de gedefinieerde theoretische clusters te koppelen aan positieve praktijkvoorbeelden die de inhoud overzichtelijk maken.
- Een participatieambtenaar kan niet in zijn eentje een grote koerswijziging in gang zetten. Met een oefening waarbij de voornaamste interne en externe partijen betrokken zijn, kunnen verwachtingen ‘getemperd’ worden en vermijd je dat je er als participatiedienst of -ambtenaar alleen voor staat. Je bent bovendien gewapend met een breed gedragen visie die als leidraad voor toekomstige initiatieven kan dienen!
Verwant
Participatie: Een kwestie van wederzijds vertrouwen
Participatie: In Madrid beslissen de inwoners mee
