Werking van het bijzonder comité voor de sociale dienst
Inhoud van deze pagina
Bevoegdheden
Het decreet over het lokaal bestuur legt de bevoegdheden van het BCSD vast. Kenmerkend is dat gaat om gesloten bevoegdheid wat betekent dat het BCSD enkel taken kan uitoefenen die door het decreet lokaal bestuur aan het BCSD gegeven worden. De OCMW-raad en het vast bureau kunnen dus geen andere bevoegdheden aan het BCSD delegeren. En omgekeerd kan het BCSD ook geen bevoegdheden weggeven aan de raad of het vast bureau. Op deze regel bestaat één uitzondering: het BCSD mag één of meer subcomités oprichten en daar BCSD-bevoegdheden aan delegeren.
Er zijn vier bevoegdheden aan het BCSD toegewezen:
- De besluitvorming over individuele dossiers maatschappelijke dienstverlening;
- De besluitvorming over individuele dossiers maatschappelijke integratie;
- De bekrachtiging van beslissingen dringende steun die de BCSD-voorzitter nam;
- Het geven van (niet-bindend) beleidsadvies.
Daarnaast is het BCSD ook bevoegd voor:
- Het vaststellen van eigen huishoudelijk reglement;
- Het vaststellen van een deontologische code die aanvullend is op de code die vastgesteld werd door de OCMW-raad.
Andere bevoegdheden kan het BCSD niet hebben.
Een BCSD is geen politiek beleidsorgaan, maar beslist over individuele hulpvragen. Politieke tegenstellingen zijn daarbij veel minder belangrijk. Ook fracties bestaan officieel niet in het BCSD.
Subcomités
In de gemeenteraad wordt er soms gewerkt met commissies. Maar dit is niet het geval in de OCMW-raad of het BCSD. Binnen het BCSD kan er wel gewerkt worden met subcomités. Een subcomité is een orgaan dat door het BCSD opgericht kan worden. Belangrijk daarbij is dat het subcomité beslissingsbevoegdheid krijgt. Het subcomité bestaat enkel uit (een aantal) BCSD-leden. Het BCSD kan beslissen om één of meer subcomités op te richten. Het is een mogelijkheid, maar geen verplichting om te werken met subcomités. Vooral de grotere OCMW’s werken ermee omdat die besturen te maken hebben met een enorm graat aantal steundossiers. Werken met subcomités zorgt dan voor een vlottere werking. In de praktijk zien we verschillende types van subcomités. Hieronder enkele voorbeelden:
- Op basis van de soorten steun
Men zou de bevoegdheden kunnen verdelen tussen het BCSD en de subcomités op basis van de verschillende soorten individuele dienstverlening. Bijvoorbeeld werkt men dan met een subcomité maatschappelijke integratie (o.a. leefloon), een subcomité zorg, etc. Opgelet want een dergelijke verdeling heeft als belangrijk nadeel dat het risico ontstaat dat bij de BCSD-leden er een focus ontstaat enkel op de steun in hun subcomité en ze het zicht op de integrale hulpverlening dreigen te verliezen. De sociale dienst zal natuurlijk wel waken over integrale hulp. - Op basis van de woonwijk
Een andere verdeling die men kan overwegen is de regionale verdelening waarbij de subcomités dossiers behandelen op basis van de plaats waar een hulpaanvrager woont. - Op basis van een willekeurige verdeling
Het toeval zou kunnen bepalen welk subcomité bevoegd wordt over welke hulpvrager. Dat kan bijvoorbeeld op basis van het dossiernummer. - Op basis van de doelgroep
Men kan ook kiezen voor een doelgroepbenadering. Dit lijkt op de verdeling op basis van de soort steun (zie hierboven), alleen heb je hier wel integrale hulpverlening. - Om mensen te horen
Vooraleer het BCSD kan beslissen moet elke hulpvrager de kans krijgen om gehoord te worden. In principe vindt het hoorrecht plaats tijdens de vergadering van het BCSD. Dat is voor sommige mensen erg intimiderend. Om het voor hulpvrager comfortabeler te maken gehoord te worden, werken sommige BCSD’s met een subcomité dat de mensen hoort. Maar (!) eigenlijk is dat enkel correct als het subcomité niet enkel de hulpvragers kan horen, maar ook de effectieve bevoegdheid krijgt om te beslissen.
Wanneer men werkt met subcomités, moet men beseffen dat daardoor verschillen kunnen ontstaan bij de beslissingen van de comités. Mogelijk is het ene subcomité strenger dan het andere, wat kan leiden tot een verschil in behandeling. Belangrijk is dat de sociale dienst daar mee over waakt. Een ideale verdeling is er niet.
Verloop vergadering
Het BCSD moet zelf een eigen huishoudelijk reglement vaststellen, met aanvullende regels over de werking van het BCSD. In dat reglement moeten ten minste bepalingen staan over:
- de wijze van notulering;
- de wijze waarop de notulen van de vorige vergadering, de oproeping, de agenda en de dossiers die bij de agenda horen ter beschikking gesteld worden van de BCSD-leden;
- de wijze waarop de rechten van de BCSD-leden uitgewerkt worden (inzagerecht, vragen stellen,..);
- de wijze van stemmen;
- de wijze waarop de BCSD-beslissingen ter kennis gebracht worden aan de hulpaanvrager. Opgelet want deze wijze moet passen binnen de wettelijke bepalingen daarover voorzien zijn in de OCMW-wet(opent nieuw venster) en RMI-wet(opent nieuw venster);
- de perken waarbinnen de BCSD-voorzitter kan beslissen tot dringende steun;
- subcomités, als het BCSD beslist daarmee te werken. In dat geval moeten de samenstelling en de bevoegdheden van die subcomités ook opgenomen worden.
Het BCSD kan het huishoudelijk reglement op elk moment aanpassen aan nieuwe inzichten.
De BCSD-voorzitter beslist tot bijeenroeping en stelt de agenda van de vergaderingen op. Deze agenda wordt in de praktijk aangeleverd door de sociale dienst waar alle hulpaanvragen binnenkomen en onderzocht worden. De BCSD-voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur dat hij/zij bepaalt. Elke oproeping vermeldt minstens:
- de plaats;
- de dag;
- het tijdstip;
- en de agenda met minstens een toegelicht voorstel van beslissing bij elk punt waarover beslist moet worden.
De oproeping wordt ten laatste acht dagen voor de BCSD-vergadering aan de leden bezorgd, tenzij het huishoudelijk reglement bepaalt dat de oproeping ten laatste vijf dagen voor de vergadering moet worden bezorgd. Wanneer een punt niet op de agenda staat, kan het enkel besproken als 2/3de van de BCSD-leden daarmee instemt en dat ook motiveert.
De wijze waarop de oproeping aan de BCSD-leden wordt verzonden en de wijze waarop de dossiers bij de agendapunten ter beschikking gesteld worden, regelt het BCSD in het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement moet ten minste bepalen hoe een dossier elektronisch ter beschikking wordt gesteld van de comitéleden die dit vragen. Maar belangrijk is dat dit enkel kan als er een systeem is dat voldoende veilig is om die gegevens elektronisch te bezorgen. De dossiers zomaar doormailen kan uiteraard niet.
Hoe kan je als BCSD-lid wegen op de bijeenroeping?
BCSD-leden kunnen zelf punten aan de agenda toevoegen. Bedraagt de oproepingstermijn acht dagen, dan kan een lid tot vijf dagen voor de vergadering punten toevoegen. Werd de oproepingstermijn door het huishoudelijk reglement ingekort, dan moet het huishoudelijk reglement ook een kortere termijn (bijvoorbeeld drie dagen) voorzien tot wanneer de leden punten aan de agenda kunnen toevoegen.
Wil je zelf een punt op de agenda te plaatsen, dan moet je per agendapunt een toegelicht voorstel van beslissing bezorgen aan de algemeen directeur. De algemeen directeur zal die bijkomende punten bezorgen aan de BCSD-voorzitter. Na vaststelling van de nieuwe agenda worden de toegevoegde punten meteen bezorgd aan de andere BCSD-leden.
Een BCSD-lid kan alle punten toevoegen, zolang ze maar binnen de bevoegdheid van het BCSD passen. Toch zien we dit recht vooral toepasbaar in de gevallen dat een BCSD-lid het initiatief wil nemen om het BCSD een advies te laten opmaken aan de beleidsorganen van gemeente en OCMW.
De vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst zijn niet openbaar. Daarom kunnen enkel de volgende personen aanwezig zijn:
Tijdens de hele vergadering:
- de BCSD-voorzitter en -leden (of bij een tijdelijke afwezigheid hun plaatsvervanger);
- de vertrouwenspersoon van de BCSD-voorzitter of een BCSD-lid;
- de algemeen directeur en de persoon die de algemeen directeur aanduidt om hem/haar bij te staan voor de opmaak van de notulen of in de plaats van de algemeen directeur: de persoon die door hem aangeduid werd om in zijn/haar plaats de vergaderingen van het bijzonder comité bij te wonen, de notulen op te stellen en te ondertekenen;
- de verantwoordelijke van de sociale dienst (of bij diens afwezigheid een daartoe aangeduide maatschappelijk werker).
Tijdens de bespreking (niet stemming) van een bepaald punt:
- de maatschappelijk werker die met het dossier belast is, en die er wegens bijzondere en uitzonderlijke redenen van vertrouwelijke aard om heeft verzocht;
- de persoon die gehoord wenst te worden (eventueel bijgestaan door een vertrouwenspersoon);
- een externe deskundige die gehoord wordt op uitnodiging van de voorzitter.
Raadsleden (inclusief de raadsvoorzitter) en leden van het vast bureau (inclusief de voorzitter van het vast bureau) die geen lid of voorzitter zijn van het BCSD kunnen (vanuit hun functie) niet aanwezig zijn op de vergaderingen van het BCSD.
Zie art. 105-106, art. 108, art. 155, art. 172, art. 183 en art. 277 DLB
De BCSD-voorzitter opent de vergadering en staat in voor de goede orde. Meer dan de helft van de BCSD-leden moet aanwezig zijn om geldig te kunnen vergaderen. Er kan nooit publiek aanwezig zijn bij een BCSD-vergadering.
De agenda wordt punt per punt behandeld. Een agendapunt wordt kort toegelicht door de BCSD-voorzitter of de verantwoordelijke van de sociale dienst. Wanneer er door de behandelende maatschappelijk werker aangegeven wordt dat er bijzondere en uitzonderlijke redenen zijn, heeft de maatschappelijk werker zelf het recht door het BCSD gehoord te worden over het dossier. Dit vooraleer het BCSD beslist.
Ook de hulpaanvrager heeft het recht gehoord te worden vooraleer de beslissing genomen wordt. Belangrijk is dat het BCSD goed nadenkt over hoe het hoorrecht efficiënt georganiseerd kan worden met respect voor de mens.
Na de bespreking gaat het BCSD over tot de beslissing. Voor het BCSD is voorzien dat er niet geheim gestemd wordt (dus mondeling of gelijkwaardig) waarbij de beslissingen genomen worden met een volstrekte meerderheid van stemmen. Wat betekent dat het voorstel van beslissing goedgekeurd is als meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen het voorstel goedkeuren. Hoe moeten we dit begrijpen?
- Het gaat om uitgebrachte stemmen: dus BCSD-leden die zich onthouden of die blanco stemmen worden wel mee in aanmerking genomen om te kijken of er genoeg leden aanwezig zijn om geldig te vergaderen, maar hun onthouding of blanco stem wordt niet meegerekend bij de ja- of neen-stemmen.
- Zijn er evenveel BCSD-leden voor als tegen een bepaald voorstel, dan is er een staking van stemmen en is het voorstel verworpen.
De voorzitter heeft het recht om de vergadering te schorsen. Dit kan nuttig zijn om bv. comitéleden de kans te geven te overleggen, of een en ander juridisch uit te zoeken. Als alle punten besproken en gestemd zijn zal de voorzitter de vergadering sluiten.
Beslissingen over individuele hulpaanvragen komen tot stand door de samenwerking van drie partijen:
- de maatschappelijk werker die het sociaal onderzoek doet;
- het hoofd van de sociale dienst en het deel van de administratie dat de BCSD-werking ondersteunt;
- het BCSD.
Een BCSD-besluit wordt vaak voorafgegaan door een complexe procedure, en ook na het besluit is vaak opvolging nodig. Dat wordt nogal eens vergeten. Om wat inzicht te bieden in die procedures geven we een voorbeeld: Voorbeeld stappenplan
In het overgrote deel van de dossiers zit iedereen op dezelfde lijn, maar soms is dat niet zo. Het is vooral in die gevallen belangrijk om de dialoog open te houden. Het kan ook helpen om dan terug te vallen op duidelijke afspraken. Standaard zijn er:
- Het huishoudelijk reglement van het BCSD;
- De deontologische code voor mandatarissen (eventueel aangevuld door een BCSD-specifieke code);
- De deontologische code voor de medewerkers.
Daarnaast adviseert de VVSG om ook afspraken te maken tussen het BCSD en de sociale dienst.
De notulen van de BCSD-vergadering worden opgemaakt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. In tegenstelling tot wat geldt bij de gemeente- en OCMW-raad werkt een BCSD niet met een zittingsverslag. Het decreet over het lokaal bestuur legt enkel expliciet op dat de notulen van het bijzonder comité de beslissingen van het BCSD bevatten. Toch staat er wel meer in die notulen. Wij raden aan om op te nemen:
- de informatie over de vergadering: dag, uur, de aanwezige BCSD-leden,...
- de beslissingen in chronologische volgorde
- het bewijs dat de beslissingen formeel correct genomen zijn. Dat betekent dat men in de notulen niet moet opnemen hoe iedereen gestemd heeft (want anders had de decreetgever dat opgelegd), maar wel dat er vermeld wordt er 'niet geheim gestemd werd' en dat 'de stemuitslag voor dat punt "x" voor, "y" tegen en "z" onthouding' was. Door dit op te nemen kan men bij betwisting achteraf zien dat de beslissing formeel in orde was
- Of men de motivering van een beslissing ook al moet opnemen, daar bestaat wat discussie over. We adviseren dat wel te doen omdat dit ook te maken heeft met de motiveringsplicht van individuele beslissingen. Wie de motivatie niet opneemt in de notulen, riskeert problemen met de betwisting van de (motivering van de) beslissingen
- de nodige handtekeningen na de goedkeuring van de notulen.
Hoe kan je als BCSD-lid wegen op de notulen?
Behalve bij spoed worden de notulen van de vorige vergadering ten laatste drie dagen voor de volgende BCSD-vergadering ter beschikking gesteld van de leden. Het huishoudelijk reglement bepaalt hoe dat gebeurt. Als BCSD-lid heb je het recht om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Die opmerkingen moeten enkel overgenomen worden als het BCSD daarmee akkoord gaat. Enkel in dat geval worden de notulen in die zin aangepast. Als niemand iets zegt over de notulen, dan worden ze als goedgekeurd beschouwd. Werd het BCSD bij spoedeisendheid samengeroepen, dan kan het BCSD beslissen om nog opmerkingen over de voorgaande vergadering toe te laten op een nog volgende vergadering. Ook kan het BCSD beslissen de notulen tijdens de vergadering zelf op te laten maken. Dat gebeurt zelden. We zien dat vooral op de laatste zitting van de bestuursperiode.
Het BCSD kan digitaal of hybride vergaderen, maar enkel en alleen in de uitzonderlijke omstandigheden die vermeld worden in het huishoudelijk reglement van het BCSD.
Digitaal vergaderen betekent dat iedere deelnemer elektronisch volgt. Hybride vergaderen betekent dat een deel van de deelnemers fysiek vergadert en één of meer andere deelnemers digitaal aansluit.
De bepalingen die gevolgd worden staan zowel in het decreet over het lokaal bestuur(opent nieuw venster) (art. 20 DLB dat van toepassing is via art. 110 DLB en art. 111 DLB ) als in het besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.(opent nieuw venster)
Het algemene uitgangspunt daarbij is dat het BCSD enkel digitaal en/of hybride vergaderen kan onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement bepaalt dus of het BCSD digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop. De omstandigheden en de wijze waarop digitaal en/of hybride vergaderd wordt, verschillen dan ook grondig van bestuur tot bestuur. Zo zijn er ook grote verschillen op technisch vlak (gebruikte toestellen en platformen, stemmodules, ondersteuning, …) en op het vlak van vergaderafspraken (spreektijd, rol voorzitter,, …).
De VVSG stelde een stappenplan op om de raden te helpen om de beste keuze voor hun bestuur te maken. Bekijk de leeswijzer bij het VVSG-model van huishoudelijk reglement voor de gemeente- en OCMW-raad.
Daarnaast werd door de Nederlands overheid een argumentenkaart ontwikkeld om af te wegen wanneer men wel of niet hybride of digitaal vergadert.
Hoorrecht
Vooraleer het BCSD kan beslissen, heeft een hulpaanvrager het recht om door het BCSD gehoord te worden. Bij het recht op maatschappelijke integratie (o.a. leefloon) wordt dit recht expliciet ingeschreven in de wet. Belangrijk is dat het horen van een hulpvrager op een correcte wijze plaatsvindt, want het hoorrecht is een fundamenteel recht van verdediging.
Gehoord worden tijdens de vergadering van het BCSD is voor sommige mensen erg intimiderend. Het is heel positief dat BCSD’s zoeken naar manieren om het hoorrecht zo in te vullen dat de hulpaanvrager zich daar ook comfortabel bij voelt. Het valt niet te onderschatten hoeveel impact zo een procedure van hoorrecht heeft op iemand die al in een zeer wankele positie staat. Het aantal BCSD-leden proberen verminderen via een subcomité is één mogelijkheid, maar ook als het horen plaatsvindt tijdens de vergadering van het BCSD zijn er mogelijkheden om dat op een respectvolle wijze te doen. Enkele tips:
- Spreek onderling met de BCSD-leden af dat iemand horen iets anders is dan iemand verhoren. Een BCSD is geen tribunaal.
- Laat de behandelende maatschappelijk werker ook steeds aanwezig zijn.
- Probeer de persoon te overtuigen om een vertrouwenspersoon mee te nemen.
- Zorg voor een zaalopstelling waarbij de BCSD-leden niet allemaal tegenover de persoon zitten.
- Probeer bij te dragen aan een vertrouwelijke sfeer door eerst te luisteren naar de hulpaanvrager en respectvol vragen te stellen.
- Uiteraard kan het voorvallen dat er een onterechte hulpvraag is of iemand die misbruik wil maken van het OCMW. In dat geval zal de sociale dienst dat bij het voorstel van beslissing al duidelijk maken. Het is raadzaam om daarover eerst met de BCSD-leden en de afgevaardigde van de sociale dienst te overleggen , om zo te kijken wie welk signaal zal geven.
Om het voor hulpvrager comfortabeler te maken, werken sommige BCSD’s met een subcomité dat de mensen hoort. Dat subcomité brengt hierover dan verslag uit aan het BCSD, waarna het BCSD beslist over de hupvraag. Deze werkwijze vertrekt vanuit de juiste intentie, maar is eigenlijk niet correct. Het hoorrecht betekent immers dat men gehoord moet kunnen worden door iedereen die over de hulpvraag beslist, niet door een afvaardiging ervan. Wil men toch werken met een subcomité om de hulpvrager te horen, dan zijn er twee opties:
- Ofwel geeft met het subcomité ook de bevoegdheid om over die dossiers te beslissen (wat eigenlijk sowieso verplicht is als men met subcomités werkt),
- Ofwel laat men de keuze aan de persoon zelf om gehoord te worden door ofwel een subcomité ofwel het hele BCSD. Belangrijk daarbij is de hulpaanvrager duidelijk te maken dat het een voordeel kan zijn om gehoord te worden door iedereen die mee over de hulpvraag beslist.
Hoe kan je als BCSD sterker worden?
Beslissingen over individuele hulpaanvragen komen tot stand door een samenspel van verschillende betrokkenen (politici en ambtenaren).
Een eerste tip is alvast om met iedere betrokkene duidelijke afspraken te maken. Daarnaast is het zinvol als BCSD ook eens na te denken over volgende mogelijkheden:
- Anonieme dossiers
Het grote voordeel is dat de beslissing enkel zal steunen op de elementen uit het dossier. Naam, geslacht, afkomst, persoonlijke voorkennis, e.d. zullen dan geen rol meer spelen. Het nadeel is dat ieder BCSD-lid akkoord moet gaan met deze anonieme behandeling. Wil je als BCSD-lid alle gegevens kennen, dan zal men die ook moeten geven. De volledige anonimiteit kan dus niet gegarandeerd worden en daarom is de anonieme dossierbehandeling een praktijk die tot nog toe in weinig comités wordt toegepast. - Een duidelijk hulpverleningskader
Elke beslissing van het BCSD moet wettig zijn. Maar naast het wettelijke kader is er vaak nog veel ruimte tot eigen invulling door het BCSD. Het is belangrijk om duidelijke houvast te hebben. Belangrijk is wel dat het BCSD zelf geen hulpverleningskader kan vaststellen. Die bevoegdheid zit bij de raad. Het BCSD zou wel van het adviesrecht gebruik kunnen maken om aan de raad een concreet voorstel te doen. Daarnaast is het ook de taak van de sociale dienst om te bewaken dat er geen te grote verschillen ontstaan bij de beslissingen over gelijkaardige situaties. De sociale dienst kan dat dan signaleren aan het BCSD, maar het BCSD beslist nog steeds volledig zelf. - Visie en missie van het OCMW
Cruciaal voor een goedwerkend BCSD is dat ieder lid de visie of missie van OCMW kent. Vaak is dat een vertaling van of een rechtstreekse overname uit wetgeving en gaat het over ‘recht op maatschappelijke dienstverlening’ en ‘menselijke waardigheid’. Vaak zullen ook de sociale grondrechten aan bod komen. Wanneer je moet beslissen over individuele dossiers kan die visie of missie de richting aangeven om binnen het BCSD tot goede beslissingen te komen. - Focus op de moeilijke beslissingen
Het is praktisch onmogelijk om elk dossier volledig ten gronde te bespreken. Zeker in grotere OCMW’s is dat niet realistisch. Dat is ook niet wenselijk. Wij raden aan om de vergadertijd van het BCSD vooral te besteden aan de moeilijke beslissingen of aan de dossiers waarin een afwijking wordt voorgesteld ten opzichte van de gangbare praktijk. Ook wanneer een BCSD-lid het vraagt moet een bepaald dossier toch volledig in detail besproken worden. - Principe van de tegenspraak
‘Werken op maat’ en ‘aandacht voor de individuele situatie van elke mens zijn belangrijke aspecten van het maatschappelijk werk binnen de sociale dienst. Dit betekent dat een maatschappelijk werker vanuit haar/zijn professionaliteit verplicht is om steeds na te gaan wat er binnen het wettelijk kader mogelijk is, ook al strookt dit niet met de gangbare praktijk binnen een bestuur. Een gemotiveerde afwijking van wat in richtlijnen, afspraken en hulpverleningskader neergeschreven staat, moet steeds mogelijk blijven en kan niet van tafel worden geveegd met de redenering dat het in tegenspraak is met die vastgelegde richtlijnen of het hulpverleningskader. Een hulpverleningskader is immers, zoals gezegd, geen handleiding. Aan de andere kant moet elk voorstel van beslissing, en zeker een voorstel tot afwijkende beslissing, onderbouwd zijn door een kwalitatief sociaal verslag en een sociaal onderzoek. -- uit Wegwijs in het bijzonder comité voor de sociale dienst, Politeia(opent nieuw venster)