Ziek tijdens de vakantie: nieuwe spelregels

Werknemers die een jaar werken, krijgen in datzelfde jaar minstens vier weken wettelijke vakantie met behoud van loon. Dat is een wettelijke verplichting volgens de Arbeidstijdenrichtlijn 2003/88/EG van 4 november 2003. Maar een ziektedag is geen vakantiedag:

Vanaf 1 januari 2024 mag wie ziek is tijdens zijn wettelijke vakantie, zijn vakantie later opnemen, al dan niet aansluitend aan zijn eerder geplande vakantie. 

En als de medewerker op 31 december een saldo wettelijke vakantiedagen heeft dat hij wegens arbeidsongeschiktheid niet kon opnemen, betaalt de werkgever deze dagen uit en mag de medewerker die vakantiedagen binnen 24 maanden na het einde van het vakantiejaar onbetaald opnemen. Twee voorbeelden:

1. Stel dat de (contratuele) medewerker zijn hoofdvakantie in december wil opnemen en hij wordt net die maand ziek: hij krijgt voor december een maand gewaarborgd loon en op 31.12 heeft hij nog 20 wettelijke vakantiedagen staan: de werkgever moet die uitbetalen en de medewerker kan die binnen de 24 maanden als onbetaalde dagen opnemen, daarna is hij ze kwijt.
2. Stel dat de (contractuele) medewerker zijn hoofdvakantie in november wilde opnemen en hij wordt ziek in november én december. Hij krijgt in november een maand gewaarborgd loon en in december komt hij ten laste van het ziekenfonds: het ziekenfonds zal vragen dat hij zijn saldo wettelijke vakantiedagen opneemt alvorens hij een uitkering krijgt. Op 31.12 heeft hij al zijn resterende wettelijke vakantiedagen opgenomen en moet er geen uitbetaling van wettelijke vakantiedagen meer gebeuren. (Voor de aandachtige lezer: de regel dat een ziektedag niet als vakantiedag telt, geldt dus niet voor het ziekenfonds. Dat heeft de NAR ook aangekaart in haar advies.)

Deze principes staan te lezen in het koninklijk besluit van 8 februari 2023 dat de vakantieregeling private sector wijzgt. De VVSG berichtte hierover al eerder. Maar er waren ook aanpassingen nodig aan de Arbeidsovereenkomstenwet en aan de Arbeidsreglementewet. Die zijn er ondertussen met de wet van 17 juli 2023. We verduidelijken hieronder wat er nieuw is en welke actie je moet ondernemen. 

Ziek tijdens vakantie: contractuele medewerker moet geneeskundig attest bezorgen

Als een contractuele medewerker arbeidsongeschikt (ziekte of ongeval privéleven) wordt tijdens een zijn (wettelijke) vakantie, moet hij zijn werkgever altijd een medisch attest bezorgen, zelfs als hij maar één dag ziek is. De medewerker moet dat zo snel mogelijk doen: bij overmacht is dat binnen een redelijke termijn. In het arbeidsongeschiktheidsattest vindt de werkgever de waarschijnlijke duur van de arbeidsongeschiktheid en of de werknemer zich met het oog op ziektecontrole mag verplaatsen. De medewerker die niet thuis is, brengt zijn werkgever onmiddellijk op de hoogte van zijn verblijfsadres. 

Voor de dagen arbeidsongeschiktheid die samenvallen met wettelijke vakantiedagen heeft de werknemer recht op gewaarborgd loon. Als de medewerker na afloop van zijn arbeidsongeschiktheid zijn vakantie wil verlengen met zijn niet opgenomen vakantiedagen moet hij dat meedelen aan zijn werkgever uiterlijk op het moment dat hij het geneeskundig getuigschrift indient. Hoe dan ook behoudt de werknemer zijn recht op zijn door arbeidsongeschiktheid niet opgenomen wettelijke vakantiedagen. Als hij op 31 december omwille van arbeidsongeschiktheid een saldo wettelijke vakantiedagen heeft, betaalt de werkgever dat uit en kan de medewerker dat binnen 24 maanden onbetaald opnemen. Daarna zijn ze verloren (maar dus wel al geldelijk afgerekend).

De lokale rechtspositieregeling aanpassen

In de lokale rechtspositieregeling of in het arbeidsreglement verduidelijkt de werkgever de formaliteiten die de medewerker moet naleven bij arbeidsongeschiktheid tijdens (wettelijke). We doen hieronder een voorstel van tekst.

Ook voor de statutaire medewerkers

De regels gelden op het eerste gezicht alleen als het bestuur de private vakantiewetgeving toepast en enkel voor contractueel aangestelde medewerkers. Maar de regels zijn een vertaalslag van Europese wetgeving die geen onderscheid maakt tussen statutaire en contractueel aangestelde medewerkers. Deze laatsten kunnen zich dus op dezelfde rechten beroepen. Het is dan ook het meest aangewezen om dezelfde rechten en plichten toe te passen op het statutair personeel.

Zelfde principes bij vakantieregeling publieke sector, maar twee aandachtspunten

Als besturen de vakantieregeling publieke sector toepassen geldt hetzelfde uitgangspunt: een afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid mag niet als vakantiedag tellen. Dat vinden we terug in artikel 54 van het Rechtspositiebesluit van 20 januari 2023. Het Rechtspositiebesluit bepaalt niet hoe je dat principe moet toepassen.  Je kan de regels uit de vakantieregeling private sector ook toepassen bij de vakantiewetgeving publieke sector, al zijn er wel twee aandachtspunten:

1. In de vakantieregeling publieke sector mogen ook aanvullende vakantiedagen die tijdens het ziekteverlof vallen, niet meer als vakantiedag aangerekend worden en mag de medewerker deze (aanvullende) vakantiedag later opnemen. Dat betekent niet dat elke aanvullende vakantiedag die wegens ziekte niet kon opgenomen worden, moet uitbetaald worden!
2. Als de medewerker in de vakantieregeling publieke sector op 31 december een saldo (wettelijke) vakantiedagen heeft mag het bestuur deze alvast afrekenen (dus uitbetalen) en hem toelaten dat saldo binnen 24 maanden op te nemen. Dat lijkt op het eerste gezicht in te gaan tegen het principe dat vakantierechten in de vakantiewetgeving publieke sector niet uitbetaald worden, tenzij bij uitdiensttreding (artikel 9 van de Arbeidstijdwet van 14 december 2000). Maar gelet op dwingende Europese rechtspraak is dat principe achterhaald: (wettelijke) vakantiedagen die wegens overmacht zoals arbeidsongeschiktheid niet konden worden opgenomen, moeten overgedragen en uitbetaald worden, ook als de medewerker in dienst blijft.  

Hoe opnemen in de lokale rechtspositieregeling?

De VVSG maakte een tekstvoorstel om de lokale rechtspositieregeling of het arbeidsreglement aan te passen aan de nieuwe wetgeving:

“Artikel X. [in werking vanaf 1 januari 2024]

§1. De medewerker (statutair/contractant) die tijdens zijn vakantie arbeidsongeschikt wordt (wegens ziekte of ongeval privél-even), bezorgt zo snel mogelijk een geneeskundig getuigschrift aan …. [leidinggevende, algemeen directeur - in te vullen door het bestuur], zelfs als de arbeidsongeschiktheid tijdens de vakantie maar 1 dag duurt.

§2. Het arbeidsongeschiktheidsattest vermeldt de waarschijnlijke duur van de arbeidsongeschiktheid, en of de medewerker zich met het oog op controle mag verplaatsen.

§3. De medewerker die zich niet op zijn thuisadres bevindt, brengt …  [leidinggevende, algemeen directeur - in te vullen door het bestuur] onmiddellijk op de hoogte van zijn verblijfsadres met het oog op een eventuele controle op de arbeidsongeschiktheid.

§4. Uiterlijk op het moment dat de medewerker zijn geneeskundig attest bezorgt, geeft hij aan of hij gebruik wenst te maken van het recht om zijn vakantie te verlengen na afloop van zijn arbeidsongeschiktheid. De medewerker behoudt in elk geval het recht op zijn door arbeidsongeschiktheid niet opgenomen vakantiedagen en kan het saldo in voorkomend geval en binnen wettelijke voorwaarden opnemen binnen 24 maanden na het einde van het vakantiejaar."

Niet bij samenloop arbeidsongeschiktheid met andere verloven en afwezigheden

De regels gelden bij samenloop van arbeidsongeschiktheid met wettelijke vakantie, maar niet (of althans niet dwingend) tijdens andere verloven en afwezigheden zoals loopbaanonderbreking, onbetaald verlof of dagen arbeidsduurvermindering (ADV). 

Marijke De Lange en Abderrazak El-Omari, VVSG-stafmedewerkers sociaal overleg en lokaal personeelsbeleid