Welke rechten en plichten heb je als raadslid?

Als raadslid heb je een belangrijke verantwoordelijkheid gekregen van de burger. Om die verantwoordelijkheid waar te maken zijn er belangrijke rechten die een gewone burger niet heeft. Tegenover die rechten staan een aantal plichten om ervoor te zorgen dat er geen misbruik gemaakt wordt van de rechten. Hieronder een overzicht.

Als raadslid sta je in voor de democratisch controle op de gemeente en het OCMW en kan je mee beleid maken. Het is daarbij belangrijk om de juiste gegevens te hebben. Daarom hebben raadsleden een dubbel inzagerecht:

• Specifiek inzagerecht
  Specifiek voor het voorbereiden van de vergadering, worden alle documenten tijdig ter beschikking gesteld van de raadsleden. Zodra de agenda bezorgd wordt, moeten ook de dossiers daarbij in te zien zijn. Zelfs elektronisch als men dat vraagt. Het specifieke inzagerecht zorgt ervoor dat de raadsleden de dossiers op de agenda goed kunnen voorbereiden.
   
• Algemeen inzagerecht
  Daarnaast kan een raadslid ook inzage vragen in alle dossiers, stukken en akten met betrekking tot het bestuur van de gemeente en het OCMW. 
  Het maakt daarbij niet uit of het om een papieren document gaat of om digitale informatie. Inzage betekent ook een recht op afschrift of kopie van de dossiers, stukken en akten. Het lokaal bestuur mag hiervoor een vergoeding vragen, maar die mag niet meer bedragen dan de kostprijs. Dit inzagerecht is een zeer ruim recht, maar er zijn ook grenzen:
  • Stukken die niet "af" zijn worden uitgesloten van inzage tot ze wel "af" zijn. Deze uitzondering geldt enkel voor het stuk waaraan nog gewerkt wordt, niet voor eventueel andere stukken uit hetzelfde dossier die wel al "af" zijn.
  • Persoonlijke documenten (bijvoorbeeld notities ter voorbereiding van een verslag) kunnen niet ingezien worden door raadsleden. 
  • Inzage kan enkel gevraagd worden in bestaande stukken. Een raadslid kan dus niet eisen dat een nieuw document opgesteld wordt. Dat kan enkel als de raad daartoe raad beslist.
  • In de gemeente hebben raadsleden geen inzage in de stukken die verband houden met de taken van algemeen belang, zoals bijvoorbeeld het bevolkingsregister.
  • In het OCMW hebben raadsleden dan weer geen recht op afschrift (of kopie) voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW en hun onderhoudsplichtigen.

Raadsleden krijgen ten laatste acht dagen voor een raadsvergadering de agenda en alle relevante stukken die daarbij horen. Wanneer een dergelijk stuk niet duidelijk is voor een raadslid, dan kan het raadslid de algemeen directeur vragen om technische uitleg (geen politieke uitleg). De algemeen directeur antwoordt zelf of duidt een personeelslid aan dat de inlichtingen verstrekt.

Raadsleden mogen alle instellingen en diensten bezoeken van zowel de gemeente als het OCMW. Zulke bezoeken worden op voorhand afgesproken. Belangrijk is ook dat het gaat om een bezoekrecht en geen inspectierecht. Je dient je dus te gedragen als een bezoeker en kan geen bevelen geven aan de aanwezige personeelsleden.

Raadsleden hebben het recht om aan de burgemeester, het college van burgemeester en schepenen en aan het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Mondelinge vragen worden gesteld en beantwoord op de gemeenteraad. Voor het stellen van een vraag is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist. De wijze waarop schriftelijke en mondelinge vragen gesteld kunnen worden, wordt geregeld in het huishoudelijk reglement.

Daarbij wordt aanvaard dat in het huishoudelijk reglement beperkingen opgelegd worden aan het aantal mondelinge vragen. Voorbeelden zijn beperkingen per raadslid, fractie of de tijd dat een vraag mag duren. Deze beperkingen mogen niet ingevoerd worden om het controlerecht van de raadsleden uit te hollen, maar enkel om ervoor te zorgen dat de goede werking van de raad niet in het gedrang komt door een onredelijk aantal mondelinge vragen (en antwoorden). Ook wij vinden dat de juiste keuze van vragen een meerwaarde is voor zowel de indiener, het college als de burger. Het gaat dan over punten die er echt toe doen.

Een gelijkaardige beperking van het schriftelijk vragenrecht is veel minder evident omdat die vragen geen impact hebben op de werking van de gemeenteraad (die binnen een behoorlijke tijdspanne afgewerkt moet kunnen worden). Al lijkt er ook bij het aantal schriftelijke vragen een grens te zijn aan wat redelijk is. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat de administratie volledig tot stilstand komt omdat men enkel nog bezig is met het voorbereiden van antwoorden op schriftelijke vragen. Ook is het niet de bedoeling dat raadsleden het vragenrecht gebruiken om stukken samen te brengen die men eigenlijk gewoon zelf kan opvragen op basis van het inzagerecht. Dat is raadswerk. Toch zal men zeer voorzichtig moeten zijn bij het formuleren van beperkingen van het recht om schriftelijke vragen te stellen. De kans is niet gering dat het toezicht immers optreedt tegen een beperking hiervan. Het controlerecht van raadsleden is immers erg belangrijk door een democratisch lokaal bestuur.

Tot vijf dagen voor de raadsvergadering kunnen raadsleden zelf punten aan de agenda toevoegen. Ze bezorgen daarvoor per punt een toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de raadsvoorzitter. Eens de bijkomende agenda vastgesteld is worden alle raadsleden daarvan op de hoogte gebracht.

De raadsvoorzitter moet de raad bijeenroepen als minstens 1/3de van de raadsleden dat vraagt. Deze raadsleden moeten daarbij zelf bepalen op welke dag en op welk uur de vergadering zal plaatsvinden en met welke agenda. Ook hier moet er minstens één toegelicht voorstel van beslissing zijn waarover de raad zal stemmen. Als genoeg raadsleden je oproep mee ondertekenen, dan moet de voorzitter de raad bijeenroepen.

Is het al langer dan 6 weken geleden dat de raad samenkwam, dan volstaat het om 1/5de van de raadsleden achter de oproep te scharen. Opgelet want die periode van 6 weken wordt geschorst tussen 11 juli en 15 augustus.

Een belangrijk werkinstrument voor raadsleden is het huishoudelijk reglement. Er is een versie voor de gemeenteraad en een versie voor de OCMW-raad. Elke raad bepaalt haar eigen reglement en kan beslissen om het aan te passen indien nodig. Het huishoudelijk reglement werkt o.a. de rechten concreet uit door bijvoorbeeld in concrete procedures te voorzien. Het huishoudelijk reglement kan de rechten van raadsleden concretiseren en aanvullen, maar kan er niet tegen ingaan. Raadsleden moeten de bepalingen ervan naleven. Het huishoudelijk reglement is een belangrijk document want daar staan de praktische werkingsregels in die de raadsleden zouden moeten kennen.

• Kan een raadslid rechtstreeks een personeelslid aanspreken en die een opdracht geven?
• Kan een raadslid permanente toegang vragen tot het hele intranet van gemeente en/of OCMW?

• Kan je als raadslid eisen dat je persoonlijke opmerkingen opgenomen worden in de notulen?

Als tegenhanger voor het ruime inzagerecht moeten raadsleden vertrouwelijke gegevens uit de openbaarheid houden.
Beroepsgeheim, geheimhoudingsplicht en discretieplicht zijn termen die vaak door elkaar gebruikt worden. Ze worden door de wet- en decreetgever ook niet duidelijk gedefinieerd. Rechtsleer en rechtspraak proberen zoveel mogelijk te verduidelijken, maar zorgen ook voor tegenspraak. Het is in de praktijk dan ook niet vanzelfsprekend om deze begrippen van elkaar te onderscheiden. De VVSG ziet het als volgt:


Beroepsgeheim en geheimhoudingsplicht
Met de termen ‘beroepsgeheim’ en ‘geheimhoudingsplicht’ wordt vaak hetzelfde bedoeld. Toch zijn er verschillen. Het beroepsgeheim wordt opgelegd door art. 458 van het Strafwetboek, waardoor inbreuken strafrechtelijk vervolgd kunnen worden (ook al is er geen schade bij derden). Het decreet lokaal bestuur bevestigt dat dit beroepsgeheim van toepassing is op zowel lokale politici als personeelsleden. Ook legt dit decreet de geheimhoudingsplicht op. Wat een ‘geheim’ is, wordt niet gedefinieerd. We mogen aannemen dat dit voor raadsleden gaat om informatie die:

• je enkel kent door de uitoefening van je mandaat of functie;
• niet gaat over publieke feiten en dus niet gekend is door derden;
• toevertrouwd of vastgesteld werd in het kader van een vertrouwensrelatie (bijvoorbeeld een hulpverleningsvraag)

Naast een mogelijke strafsanctie kan een inbreuk op het beroepsgeheim ook schade berokkenen en aanleiding geven tot een schadevergoeding.

Discretieplicht
Discretieplicht is een verzamelbegrip waarvoor soms een wettelijke basis bestaat en soms niet. Het gaat om informatie die:

• het raadslid enkel kent door de uitoefening van zijn mandaat of functie
• niet over publieke feiten gaat en dus niet gekend is door derden.

Het verschil met de geheimhoudingsplicht is dat het bij de discretieplicht niet alleen gaat om informatie die wordt verkregen in het kader van een vertrouwensrelatie.

Raadsleden hebben de plicht om bij het communiceren voorzichtigheid te hanteren. Wanneer er door toedoen van hen zaken uit de beslotenheid gehaald worden, die niet publiek gemaakt kunnen worden, dan maakt de politicus mogelijk een fout die eventueel schade berokkent en die zo aanleiding kan geven tot een schadevergoeding.

Elk bestuur heeft een deontologische code voor de politici. De deontologische code voor mandatarissen geeft een belangrijk kader waarbinnen elk raadslid veilig kan werken. Ze regelt ook de samenstelling, werking en bevoegdheden van de deontologische commissie.

Daarnaast is er ook een deontologische code voor de medewerkers van het lokaal bestuur.

De codes kunnen afspraken bevatten die helpen om in te schatten welke informatie openbaar gemaakt kan worden en welke niet.

• Kan je als raadslid beschermde gegevens delen met collega-raadsleden?
• Kan je als raadslid beschermde gegevens delen met de lokale partijraad?