Nieuwe infrastructuur: Meer dan de bouw van een nieuw stadhuis

Toen in 2017 een scholengroep uit het centrum van Beringen wegtrok naar een nieuwe campus, betekende dit voor de stad een unieke kans die meteen deed dromen… dromen van een bruisend centrum dat de groei van Beringen symboliseert. De stad verwierf een strategische grondpositie door de aankoop van deze schoolgebouwen en ontwikkelde in het masterplan Beringen-centrum een duidelijke herbestemming voor de vrijgekomen schoolsites. Enkel het Sint-Jozefscollege had er niet meteen een duidelijk profiel in. Deze vaststelling liep parallel met de zoektocht naar een geschikte locatie voor het stadhuis. Het toenmalige stedelijk administratief centrum en het OCMW-gebouw bevonden zich beide buiten de stadskern in Beringen-Mijn en de deelgemeente Beverlo.

De vijf hectare grote projectsite bood de mogelijkheid om het gebied te hertekenen vanuit een centrumdynamiek. De keuze om terug te keren naar het centrum was dus snel gemaakt. Een PPS-project zag het daglicht en omvatte niet alleen de bouw van een nieuw stadhuis; ook de verbouwing van de bibliotheek, de bouw van drie private woonblokken, een brasserie-grand café en een ondergrondse parking en de aanleg van een nieuw publiek binnenplein maakten deel uit van het nieuwe stadsplan.

Het traject naar het nieuwe stadhuis oversteeg ruimschoots de contouren van een bouwproject, aangezien het parallel liep met de invoering van een nieuw klantenen dienstverleningsconcept, de integratie van stad en OCMW, de introductie van het nieuwe werken met een nieuw werkplekconcept en het aanhaken op de digitale versnelling als gevolg van het coronavirus. Al van bij de start werd duidelijk dat deze interne projecten een evenwaardige behandeling verdienden als het bouwproject zelf.

De ondersteunende diensten van stad en OCMW waren al enkele jaren geïntegreerd, maar het nieuwe stadhuis vormde de kers op de taart van de integratie omdat alle medewerkers nu samen op één locatie terechtkomen. Het stadhuis zal meer dan ooit dienst doen als de centrale plek die verbondenheid en ontmoeting tussen medewerkers stimuleert in een wereld vol tijds- en plaatsonafhankelijk werken. In een participatief traject – en met ondersteuning van extern preventieadviseur IDEWE – werkten de medewerkers eind 2018 zelf een hernieuwde visie op de werkplekinrichting uit. Dit leidde tot een visienota over het nieuwe werken. Samen met de nieuwe visie op het klanten- en dienstverleningsconcept werd deze consequent aangehouden in het (her-)ontwerp van het gebouw en de aanpassing van de plannen.

Het stadhuis zelf resulteerde in een geslaagde combinatie van oud en nieuw. De voorgevel en de kapel van het oude collegegebouw bleven bewaard, de rest moest plaatsmaken voor een glazen nieuwbouw. Vooral de omtovering van de oude kapel naar een trouw- en raadzaal springt in het oog. De zaal is uitgerust met alle audiovisuele technieken om de gemeenteraad of een trouwpartij live te streamen. Op verschillende plaatsen in het gebouw kom je de streetart tegen van kunstenares Océane Cornille i.s.m. Street art festival (Kurt Bosmans).

Een zogenaamd vlekkenplan brengt de medewerkers thematisch samen, maar creëert ook een zekere vastheid in een kader van flexibele en niet-toegewezen werkplekken. Op de gelijkvloerse verdieping tref je het klantencontact en de dienst burgerzaken aan. Een verdieping hoger huizen de diensten die vallen onder het beleidsdomein mens. De tweede verdieping is voor de medewerkers van het beleidsdomein omgeving en stadsontwikkeling, het facilitair beheer en de diensten ICT en integrale veiligheid. Op de bovenste verdieping vinden we de ondersteunende diensten zoals HRM, IDPB, financiën, communicatie, juristen, secretariaat, planning en organisatie, maar ook de kabinetten van de burgemeester en de schepenen, bijgestaan door de algemeen en financieel directeurs. Deze indeling neemt niet weg dat in principe elke medewerker mag werken waar hij of zij verkiest. Dit biedt vooral voordelen in projectwerk maar ook om collega’s van andere diensten beter te leren kennen.

Op de verdiepingen 0, 1 en 2 is er telkens een frontoffice ingericht. Op deze manier zit het backoffice ook binnen handbereik van de frontofficemedewerkers om bijkomende uitleg te vragen, zodat de klant op een snelle manier optimaal wordt geholpen.

Verder zijn er verschillende typologieën aan werkplekken beschikbaar met elk een eigen specifieke functie die rekening houdt met de taak van de medewerker op een werkdag. Van het klantencontactcenter, de loketten, actieve en stille werkzones, aanland- en uitwijkplekken tot brainstormruimtes en koffiehoeken; voor elk type werkplek is duidelijk met pictogrammen aangeduid welke attitudes er verwacht worden.

Ook de eerste fase van de omgevingsaanleg rond het stadhuis en de bibliotheek is inmiddels klaar. Het nieuwe publieke binnenplein heeft al vorm gekregen en in het najaar van 2022 zal dit in zijn volle glorie te bewonderen zijn na voltooiing van de tweede fase van de omgevingsaanleg rond de private appartementsgebouwen. Deze laatste gebouwen zullen dan ook klaar zijn, samen met de brasserie. —

Katrien Gordts is redacteur van Lokaal
Voor Lokaal 01 | 2022