Diensthoofd evenementen

Als diensthoofd evenementen stuur en coach je enerzijds de medewerkers van het team evenementen. Je geeft leiding aan een team van een 5-tal medewerkers die ofwel instaan voor het ondersteunen en actief coördineren van het globale evenementenaanbod (o.a. monitoren evenementenaanvragen via evenementenloket, agendabeheer, en operationeel- en veiligheidsoverleg) en/of verantwoordelijk zijn voor de programmering van imagobepalende evenementen zoals in de doelstellingen omschreven.

 Concreet worden van jou als leidinggevende volgende taken verwacht: 

• Bewaken van het overzicht van de verschillende opdrachten binnen het team en bijsturen in functie van prioriteiten en noodwendigheden.
• Zorgen voor een verdeling van opdrachten onder de medewerkers (wie doet wat wanneer) o.a. door het toekennen van eigenaarschap, het geven van verantwoordelijkheden en vertrouwen, het formuleren van doelstellingen, …
• Optimaliseren van de operationele werking o.a. via planningstools, draaiboeken, …
• Instaan voor een vlotte interne communicatie en informatiestroom binnen de dienst o.a. door het organiseren van intervisie en teamoverleg.
• Coachen van medewerkers door hen op regelmatige basis feedback te geven. Dit door het voeren van formele en informele ontwikkel- en evaluatiegesprekken met de medewerkers.
• Inschatten van opleidingsbehoeften voor jezelf en de medewerkers waarover je leiding geeft en hiervoor de nodige stappen zetten.
• Coördineren en opvolgen van het dagelijks personeelsbeheer waaronder verlofregeling, prikklok, permanentieschema etc.
• Beheren van het exploitatiebudget en instaan voor een kostenbewuste uitvoering van de evenementen. 

Anderzijds neem je mede de evenementencoördinatie binnen de dienst op jou, waarbij ook kan worden verwacht dat je de projectleiding van een aantal (imagobepalende) evenementen voor je rekening neemt.

Als teamcoach ben jij de spilfiguur in de vertaling van het (strategisch) evenementenbeleid naar de operationele uitvoering van evenementen. Je neemt een scharnierfunctie op tussen het grote aantal beleidsvoorbereidende, uitvoerende en ondersteunende diensten (Beleidsontwikkeling, Economie, Citymarketing, Communicatie, Publiekswerking, Inname openbaar domein, Noodplanning en hulpdiensten, Technische medewerkers etc.). Concreet heb je een ondersteunende en adviserende rol op vlak van:

• Coördinatie van het globale evenementenaanbod.
• Organisatie van relevante overlegfora, zoals bijvoorbeeld het operationeel beleidsoverleg evenementen.
• Integreren van de strategische doelstellingen inzake city marketing, evenementenbeleid en sectoraal beleid in de evenementenkalender en in de invulling van de specifieke evenementen in Stad Roeselare.
• Bepalen en bewaken capaciteit en budget voor (imagobepalende) evenementen bij andere uitvoerende, betrokken diensten.
• Stimuleren van kennisdeling, standaardisatie, schaalvoordelen door het aanreiken van tools en opleiding, zowel intern in de organisatie als richting externe organisatoren.
• Inspelen op opportuniteiten waarmee het imago van de stad versterkt kan worden.