Regi van de regio: slimme virtuele medewerker
Steeds meer burgers verwachten snelle, duidelijke en toegankelijke antwoorden van hun lokaal bestuur – op elk moment van de dag. Met Regi, een slimme virtuele assistent, bundelen elf gemeenten hun krachten om die verwachting waar te maken. Dit innovatieve project toont hoe technologie en samenwerking hand in hand gaan om dienstverlening te verbeteren.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Antwerpsesteenweg 85
2840 Rumst
België
Wat is er gebeurd?
Elf Antwerpse gemeenten werkten samen aan de ontwikkeling van Regi, een slimme virtuele assistent die inwoners helpt bij hun digitale zoektocht naar gemeentelijke en bovenlokale informatie. Regi is geïntegreerd in de gemeentelijke websites en sociale media, en biedt 24/7 een gepersonaliseerde dienstverlening. De chatbot maakt gebruik van artificiële intelligentie, gebaseerd op Azure OpenAI, en verzamelt informatie van gemeentelijke en intercommunale websites.
Waarom?
De deelnemende gemeenten wilden hun digitale dienstverlening toekomstgericht versterken. De klassieke manier van communiceren met burgers was vaak niet afgestemd op hun noden: te statisch, versnipperd of enkel beschikbaar tijdens kantooruren. Met Regi wilden ze proactief, gepersonaliseerd en grensoverschrijdend informeren – via één digitaal aanspreekpunt, op elk moment en op elk toestel.
Het beoogde resultaat
Via de oproep ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ van Digitaal Vlaanderen werd een subsidie van 500.000 euro toegekend. In co-creatie met Cegeka, VVSG en IGEAN werd een AI-chatbot ontwikkeld die geschaald kon worden naar alle deelnemende gemeenten. Rumst trad op als penhouder en de uitrol gebeurde gefaseerd: eerst bij zes pilootgemeenten, daarna bij de vijf andere. Regi wordt stelselmatig uitgebreid met nieuwe functionaliteiten zoals afspraken maken en documenten opvragen.
Wat waren de uitdagingen?
- Het op elkaar afstemmen van elf verschillende lokale contexten en digitale platformen.
- Zorgen voor correcte en veilige informatieverwerking met respect voor privacy.
- Het trainen van de chatbot met voldoende betrouwbare en relevante data.
- Draagvlak creëren bij medewerkers én inwoners voor deze nieuwe digitale manier van werken.
De succesfactoren
- Sterke interlokale samenwerking met duidelijke rolverdeling.
- Technologische innovatie op maat van lokale noden.
- Gebruikersgerichte aanpak: Regi begrijpt taalvariaties, spelfouten en biedt steeds een gepast antwoord.
- 24/7 beschikbaarheid verhoogt de toegankelijkheid van dienstverlening.
- Ondersteuning van VVSG, IGEAN en Digitaal Vlaanderen, zowel financieel als inhoudelijk.
- Stapsgewijze uitrol met ruimte voor bijsturing en verbetering.
Tips voor andere gemeenten
- Werk samen met buurgemeenten: je vergroot je slagkracht en kan technologie efficiënter inzetten.
- Begin met een pilootfase: zo test je wat werkt en wat beter kan.
- Zorg voor begeleiding bij verandering: zowel intern bij medewerkers als extern naar inwoners.
- Betrek partners met ervaring in digitale transformatie en AI.
- Blijf inzetten op toegankelijkheid en taalbegrip: ook minder digitaal vaardige burgers moeten mee zijn.
- Durf vooruitkijken: blijf extra functionaliteiten toevoegen om je dienstverlening te verrijken.
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.