Lokale besturen onder de loep: thema-audit Integriteit

Lokaal - editie november | 2024 

Op het P+O-congres van 26 november komen Liesbeth Vanderstukken en Caroline Scheerlinck van Audit Vlaanderen hun recente thema-audit betreffende integriteit binnen lokale besturen toelichten. Integriteit is een kernwaarde die alle lagen van een bestuur raakt en die essentieel is om als overheid betrouwbaar te blijven. Al werd de aanpak van integriteit zowel op het ambtelijke als op het politieke niveau nagegaan, in dit artikel bespreken we enkel het integriteitssysteem voor medewerkers.

‘Integriteit is een onmisbare basis voor elke medewerker en mandataris binnen een lokaal bestuur,’ begint Liesbeth Vanderstukken. ‘Vroegere audits toonden aan dat de meeste besturen wel instrumenten hebben, zoals een deontologische code, maar dat deze vaak onbekend blijven of niet altijd worden gebruikt. Het gevolg is dat medewerkers soms onbewust of door gebrek aan kennis van de regels niet-integer handelen. Met deze thema-audit willen we preventief sensibiliseren en duidelijk maken hoe een sterk integriteitssysteem kan worden opgebouwd.’
 

Audit Vlaanderen onderzocht bij acht lokale besturen of ze een visie op integriteit hadden ontwikkeld en hoe ze die in de praktijk toepassen. ‘We keken of die visie zich vertaalt in tools en processen, of er regelmatig sensibiliseringsacties plaatsvinden, en hoe effectief en matuur het integriteitssysteem is,’ vertelt Caroline Scheerlinck. ‘Het doel is een cultuur waarin integriteit vanzelfsprekend is.’  

Het rapport

‘Het goede nieuws is dat de meeste besturen hun waarden en normen duidelijk hebben vastgelegd. Bovendien beschikken ze vaak al over diverse instrumenten zoals een deontologische code, vertrouwenspersonen en een klokkenluidersregeling,’ zegt Liesbeth Vanderstukken. ‘Maar de praktijk toont dat medewerkers vaak onvoldoende op de hoogte zijn van deze regels. Sensibiliseren gebeurt meestal pas na een incident. Er is dus nog veel ruimte om proactief aan integriteit te werken.’
 

Ook blijkt uit de resultaten duidelijk dat lokale besturen vaak een ‘one size fits all’-methode hanteren, terwijl de risico’s op integriteitsschending veelal per functie verschillen. Er zijn met andere woorden specifieke maatregelen nodig om integriteitsrisico’s te bestrijden die verbonden zijn aan bepaalde taken, functies of processen. ‘Zo zijn er bijvoorbeeld hogere risico’s wanneer medewerkers met geld omgaan, beslissingen nemen, vergunningen toekennen of veel contact hebben met burgers. Ook bij nevenactiviteiten kunnen er belangenconflicten ontstaan,’ legt Caroline Scheerlinck uit. ‘Zeker wanneer medewerkers in hun functie alleen opereren, ontstaat er een grotere kans op niet-integer gedrag. Een effectief integriteitssysteem houdt hier rekening mee en past de strategie aan op basis van die specifieke risico’s. Dat vraagt dus om maatwerk.’
 

De audit bracht ook aan het licht dat medewerkers vaak naar hun directe leidinggevenden gaan met vragen of meldingen over integriteit. Dit bewijst het belang van goed geïnformeerde leidinggevenden die weten hoe ze moeten reageren. ‘Leidinggevenden moeten duidelijk weten wanneer ze zelf actie moeten ondernemen en wanneer ze een melding moeten doorgeven aan de juiste interne of externe meldpunten,’ benadrukt Liesbeth Vanderstukken. ‘Het is ook belangrijk dat zulke meldingen consequent worden opgevolgd. Wanneer ze onbeantwoord blijven, ontstaat er al snel een gevoel van “het heeft toch geen zin om iets te melden”. Dat ondermijnt het hele integriteitssysteem.’
 

Omvang speelt geen rol

‘We zien goede voorbeelden bij zowel kleine als grote lokale besturen, wat bewijst dat de omvang van een bestuur niet doorslaggevend is,’ zegt Liesbeth Vanderstukken. ‘Voor kleinere besturen kan de opmaak van een integriteitssysteem aanvankelijk als een grote opgave aanvoelen. Toch is het belangrijk dat ook zij dezelfde procedure doorlopen en een systeem op maat ontwikkelen. Dit is vaak een minder grote opgave dan het lijkt, omdat veel noodzakelijke onderdelen, zoals een deontologische code en arbeidsreglementen, vaak al aanwezig zijn als gevolg van de regelgeving.’
 

Bij kleinere besturen is het echter niet altijd mogelijk om functies strikt te scheiden, eenmansdiensten komen er vaker voor. ‘Ook hier zijn er op maat gemaakte oplossingen mogelijk, zoals steekproefsgewijze controles of overleg binnen het managementteam,’ legt Caroline Scheerlinck uit.
 

Wat echt de doorslag geeft, is de cultuur van de organisatie. ‘In een kleinere structuur is er vaak meer zichtbaarheid en openheid,’ merkt Liesbeth Vanderstukken op. ‘Kunnen collega’s en leidinggevenden elkaar gemakkelijk aanspreken? Worden meldingen serieus genomen en opgevolgd? Vervullen leidinggevenden hun voorbeeldfunctie? In kleinere besturen zijn deze aspecten vaker snel zichtbaar.’ 

Korte termijn: inbedding in de dagelijkse werking

‘Integer handelen hoort bij het dagelijks werk van elke medewerker,’ merkt Caroline Scheerlinck op. ‘Het is dus belangrijk er tijdens gewone momenten, zoals vergaderingen, aandacht aan te besteden. Begin een overleg bijvoorbeeld met een korte bespreking van eventuele gevoelige gegevens die aan bod zullen komen, en herinner iedereen eraan dat deze vertrouwelijk zijn. Of vraag naar recente situaties die vragen oproepen in verband met integer handelen. Door integriteit zo regelmatig te bespreken blijft ze onder de aandacht zonder dat er een grote campagne nodig is.’
 

Liesbeth Vanderstukken raadt ook aan om de principes zichtbaar te maken: ‘Denk aan posters, waarden op drinkflessen, koffiemokken, screensavers of de startpagina van het intranet. Zulke zichtbare reminders helpen om integriteit steeds onder de aandacht te houden.’
Daarnaast is het nuttig om integriteit structureel in de werkprocessen te verweven. ‘Neem het op in het selectie- en onthaalproces, en bespreek het bij evaluaties en feedbackgesprekken. Zo wordt het een natuurlijk onderdeel van de organisatiecultuur,’ adviseert Caroline Scheerlinck.

‘Als medewerker kun je veel bijdragen door zelf integer te handelen en het goede voorbeeld te geven,’ benadrukt Liesbeth Vanderstukken dan weer. ‘Behandel anderen zoals je zelf behandeld wilt worden. Denk na over hoe jij je zou voelen als je ongelijk behandeld werd, als beslissingen afhingen van persoonlijke voorkeuren, of als eigendommen zonder toestemming werden meegenomen. Door je bewust te zijn van je eigen gedrag draag je bij aan een cultuur van integriteit.’
‘Maar het allerbelangrijkste,’ benadrukt Liesbeth Vanderstukken, ‘is dat leidinggevenden de integriteitsprincipes uitdragen. Door het goede voorbeeld te geven inspireren ze anderen en zetten ze de toon voor een integere werkomgeving.’ 

Lange termijn: werken aan een sterke integriteitscultuur 

Wanneer de eerste stappen zijn gezet, is het belangrijk te blijven verdiepen en verfijnen. ‘Op lange termijn is het essentieel regelmatig aandacht te besteden aan integriteit,’ zegt Caroline Scheerlinck. ‘Organiseer bijvoorbeeld dilemmatrainingen, waarin medewerkers leren omgaan met lastige keuzes. Leidinggevenden moeten ook getraind worden in hun voorbeeldfunctie en in het correct afhandelen van meldingen. Ze moeten een open cultuur installeren waarin constructieve feedback geven en elkaar aanspreken op niet-integer gedrag normaal is. Dit vergt tijd en opleiding, maar het legt een stevige basis voor een integere organisatie.’
Een boodschap aan lokale besturen
Tot slot heeft Liesbeth Vanderstukken een boodschap voor alle lokale besturen: ‘Integriteit is een onmisbaar onderdeel van een betrouwbare organisatie. Er wordt van overheden verwacht dat zij integer handelen en het publiek vertrouwen geven. Werk daarom gestructureerd aan integriteit, en evalueer regelmatig of de waarden en normen nog relevant zijn en passen bij de organisatie. Het heeft grote voordelen deze principes samen met medewerkers en mandatarissen vast te leggen. Door hen erbij te betrekken zorg je ervoor dat iedereen zich eigenaar voelt van de waarden en ze naleeft.’ —