Lokale besturen bereiden zich voor op digitale overlijdensaangifte

In januari 2026 verdwijnt de papieren procedure voor de aangifte van overlijden definitief. Vanaf dan gebeurt alles digitaal via eLys, een nieuw platform dat de volledige administratieve afhandeling samenbrengt en stroomlijnt. Lokale besturen staan mee aan het roer van deze transformatie. De eerste gemeenten zijn volop bezig met testen en voorbereiden. Hun tip: bereid je nu voor en betrek je medewerkers en schepen er tijdig bij, zo ontstaat een soepele overgang en voldoende draagvlak.

De huidige verwerking van een overlijden is omslachtig. Eerst meldt een arts het overlijden op papier. Daarna volgen allerlei stappen waarbij documenten handmatig ingevuld, gemaild, geprint, gescand of per post verzonden worden. Lokale besturen moeten gegevens overnemen, controleren, klasseren en hopen dat alles correct en volledig binnenkomt. Die versnipperde werkwijze kan vertragingen veroorzaken, en in het slechtste geval ook fouten.

Eén digitaal platform, minder fouten

Het nieuwe platform eLys maakt van dit versnipperde proces één digitale keten. Artsen voeren de overlijdensmelding rechtstreeks in, uitvaartondernemers geven hun informatie door en lokale besturen ontvangen onmiddellijk de juiste gegevens in hun vertrouwde software. Gegevens worden maar één keer ingevoerd, ze zijn altijd actueel en worden enkel gedeeld met wie ze nodig heeft.

Aalst: pionier met klemtoon op 
dienstverlening

Bij de stad Aalst zijn ze overtuigd: de burger staat centraal, en daar hoort efficiënte, snelle en digitale dienstverlening bij. Volgens administratief deskundige Fleur Janssens paste eLys perfect in hun visie op modern bestuur. Het feit dat gegevens rechtstreeks en foutloos uitgewisseld kunnen worden tussen artsen, uitvaartondernemers en lokale besturen gaf voor Aalst de doorslag om vanaf het begin mee te werken aan het project.

Aalst nam, samen met zeven andere lokale besturen, deel aan de werkgroepen waarin de datastandaarden werden bepaald. De stad testte ook het platform aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden. Op basis van hun ervaringen werden verbeteringen aangebracht.

Lier: slimmer werken, 
minder papier

Ook stad en OCMW Lier was er van het begin bij. Klantenadviseur Marissa Van der Auwera herinnert zich een voorval dat de noodzaak van digitalisering treffend illustreert: een overlijdensdocument dat pas drie jaar na datum werd binnengebracht – zoek geraakt bij de uitvaartondernemer en pas recent opnieuw opgedoken. Zulke situaties kan eLys vermijden: documenten worden niet langer fysiek verstuurd, raken niet zoek en zijn meteen beschikbaar voor alle betrokkenen.

Lier had al ervaring met digitale aangiftes van geboorte en huwelijk. Overlijden was de logische volgende stap. ‘In het begin is het even wennen,’ erkent Marissa Van der Auwera. ‘Je moet steeds zoeken en met een bang hartje afwachten of alles correct doorstroomt of verloopt, je weet nooit met de technologie. Maar zodra alles vlot loopt, kan het ons werk alleen maar ten goede komen.’

Dit kun je nu al doen

De overstap naar eLys is decretaal vastgelegd en gebeurt in één keer, voor alle lokale besturen en andere betrokken partijen op 1 januari 2026. Voor lokale besturen komen er onder andere infosessies, de vraag om mee te communiceren, aanpassingen van de website, een toetredingsovereenkomst en een opleiding. De deadline lijkt misschien nog ver, maar de voorbereidingen vragen tijd. Besturen die al bezig zijn, benadrukken hoe belangrijk het is om nu al actie te ondernemen en alle beschikbare informatie over eLys goed door te nemen.

Eén doel, veel partners

eLys is het resultaat van brede samenwerking. Aalst, Antwerpen, Gent, Leuven, Lier, Maldegem, Oostende en Tervuren werkten mee aan de ontwikkeling. Samen met organisaties uit de medische en de uitvaartsector, en onder regie van Athumi wordt het platform gebouwd en later verder uitgebreid.

De VVSG volgt alles van nabij op. We vertegenwoordigen de lokale besturen in het bestuurscomité, overleggen met softwareleveranciers, volgen de juridische kant van het verhaal en bewaken de praktische invoering. We houden ook een vinger aan de pols: zijn alle besturen mee, wat hebben ze nodig, en waar kunnen we ondersteunen? —

Op 16 september 2025 is er een infosessie over eLys, noteer de datum in je agenda. 

Wil je het eLys-project van dichtbij volgen? Ga naar www.vvsg.be/elys. Daar schrijf je in op de nieuwsbrief van Athumi en vind je de weg naar de gebruikersomgeving voor lokale besturen.