Aanleiding
Nele Matthys vertelt over de aanleiding van de video: “Wij geven steeds een interne opleiding aan nieuwe medewerkers. Tijdens de coronaperiode moesten wij, net zoals vele andere lokale besturen, op zoek naar alternatieve methodes. Zo kwam het idee tot stand om een laagdrempelige video aan te bieden over de politieke organisatie van de stad.”
Ook de gemeenteraad zelf was vragende partij voor zo’n verhelderend filmpje, om de werking van de raad op een bevattelijke wijze aan het grote publiek te kunnen toelichten. Dus dit was het ideale moment.
Proces
Het maken van de video heeft meer dan 1 jaar geduurd. “Het was een arbeidsintensief proces, omdat we de volledige video van A tot Z in-house gemaakt hebben. Maar het was ook een zeer co-creatief proces: we betrokken niet alleen de communicatiedienst, maar ook o.a. de algemeen directeur, de voorzitter van de gemeenteraad, het college, de fractievoorzitters…” Ze probeerden de boodschap kort en bondig te houden, maar ook volledig en duidelijk. Die balans behouden bleek een uitdaging: de eerste uitgeschreven tekst duurde 6 minuten. Uiteindelijk hebben ze dat kunnen herleiden naar 4 minuten. Ook het zoeken van de juiste tone of voice bij het beeldmateriaal was niet altijd even evident: hou je het serieus? Of hoe ludiek mag het zijn?
Resultaat
De video wordt momenteel gebruikt in de interne opleiding van (nieuwe) medewerkers en wordt getoond tijdens gastlessen en het onthaal van externen, zoals bv. tijdens ‘te gast op de gemeenteraad’. De video is ook openbaar te bekijken op de website van stad Gent. Onlangs werd de video ook op hun sociale media verspreid. De reacties waren alvast lovend. Zo lezen we op LinkedIn bijvoorbeeld: “Proficiat stad Gent om het zo duidelijk uit te leggen... Geen gemakkelijke opdracht...”. Bij de komende gemeenteraadsverkiezingen zal de video opnieuw in de verf gezet worden.
Tips voor andere lokale besturen
- Probeer de video zo duurzaam en neutraal mogelijk te houden. Gebruik bijvoorbeeld geen namen, dan kan je de video nog vele jaren hergebruiken.
- Betrek meerdere personen met verschillende invalshoeken, zo creëer je een breed spectrum van verschillende meningen. Stem goed met alle betrokkenen af.