Gent co-creëert formulieren met nieuwe Gentenaars
Gent wil zijn formulieren testen die nieuwe Gentenaars moeten gebruiken bij de aanmeldingsprocedures om Gentenaar te worden. Deze formulieren bestaan reeds. We gingen de uitdaging aan om deze formulieren te herwerken samen met nieuwe Gentenaars.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Botermarkt 1
9000 Gent
België
Wat is er gebeurd?
Tijdens deze co-creatieworkshop gingen we samen met nieuwe Gentenaars aan de slag om prototypes te maken voor de vernieuwing van de formulieren. Deelnemers werden gerekruteerd via de dienst migratie.
De workshop ging door in een buurtcentrum op een plaats die vlot bereikbaar was voor de deelnemers. Tijdens de workshop werden groepjes gemaakt met de respondenten en bij ieder groepje waren mensen betrokken van het voorbereidende projectteam. De projectleden hadden de rol van facilitator, observator of maker. De facilitator begeleidde de deelnemers doorheen het proces: ze overliepen met de deelnemers de ontwerpuitdaging waarop we willen focussen, voorbeeld: "Hoe kunnen we je je aanvraagprocedure laten opvolgen?" De observatoren noteerden de input en feedback van de deelnemers. De makers gingen dan weer praktisch aan de slag om de ideeën van de deelnemers te visualiseren: er werd getekend, geknipt en geplakt...
Deze ruwe prototypes zijn nadien door onze interne UX designer omgezet in testbare prototypes.
Waarom?
We hebben voor de methode 'co-creëren van prototypes' gekozen omdat in het verleden de formulieren werden gemaakt en aangepast vanuit de dienst migratie zelf. We wilden de uitdaging aangaan om binnen het huidige systeem de opmaak van de formulieren nauwer te laten aansluiten bij de gebruikersnoden.
Het beoogde resultaat
Het projectteam deed via de co-creatie workshop voldoende inspiratie op om tot concrete prototypes te komen. De meerwaarde zit hem in het feit dat de prototypes al een eerste keer afgetoetst zijn bij eindgebruikers. Het maken van een prototypes is ook heel wat werk. Dus als die reeds meer onderbouwd is vanuit de praktijk dan scheelt dat al bijna een testmoment.
Wat waren de uitdagingen?
Een goede voorbereiding van de workshop is noodzakelijk. De rekrutering van deelnemers kan best uitdagend zijn. Een helder testprotocol waarbij duidelijk omschreven staat wat het doel is en welke vragen je gaat stellen, is essentieel.
De succesfactoren
De diversiteit van het projectteam. Alle noodzakelijke expertises waren aanwezig: mensen van de dienst zelf; een service designer om het proces te begeleiden; een UX designer van onze IT dienst om de prototypes concreet testbaar te maken en een link naar de IT dienst om de eerste quick wins mee mogelijk te maken. We hebben meermaals ervaren dat we allemaal vakidioten zijn die de dienstverlening vanuit hun eigen bril benaderen. Inleven alleen is dus onvoldoende.
Je kan met weinig deelnemers (in dit geval 10) ook al zeer waardevolle inzichten hebben.
Tips voor andere gemeenten
Daag jezelf uit om samen met je eindgebruiker je prototype te maken. De eindgebruiker mee aan tafel zetten heeft de ook voor extra verbinding gezorgd tussen de diverse medewerkers van onze stad en bracht veel motivatie om effectief tot verbeteringen te komen.
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.