Werking van het college

Bevoegdheden van college en vast bureau

Het decreet over het lokaal bestuur (DLB) geeft een aantal bevoegdheden expliciet aan het college en het vast bureau. Daarnaast kunnen de gemeente- en OCMW-raad ook nog bevoegdheden overdragen aan beide organen. Dit wel binnen bepaalde grenzen. Gemeente en OCMW zijn nog steeds aparte rechtspersonen met eigen bevoegdheden. Afhankelijk van waarover het hieronder gaat is dus ofwel het college ofwel het vast bureau bevoegd.

De belangrijkste algemene bevoegdheden die het decreet toewijst aan het college of vast bureau zijn:

Het voorbereiden van de beraadslagingen en de besluiten van de gemeenteraad en van de OCMW-raad.
Het uitvoeren van de besluiten van de gemeenteraad en van de OCMW-raad.
De daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen en over die van het OCMW.
Bepaalde delen van het financieel beheer.
Het aanstellen en het ontslaan van het personeel (behalve voor de algemeen directeur, de (adjunct-)algemeen directeur, de financieel directeur en ombudsman).
Het voeren van de plaatsingsprocedure, het gunnen en het uitvoeren van overheidsopdrachten.
Het beslissen tot optreden in rechte en het vertegenwoordigen van gemeente en van het OCMW.
Het opleggen van bepaalde gemeentelijke administratieve sancties (enkel het college).

Daarnaast kunnen de gemeente- en OCMW-raad bepaalde bevoegdheden delegeren aan het college en vast bureau. Dat gaat dan om zaken als het vaststellen van tarieven voor retributies. De belangrijkste raadsbevoegdheden mogen echter niet gedelegeerd kunnen worden. De belangrijkste bevoegdheden die niet aan het college en vast bureau gedelegeerd kunnen worden zijn:

De goedkeuring van de beleidsrapporten.
Het vaststellen van reglementen (waaronder de belastingreglementen).

Het college en het vast bureau kunnen bepaalde bevoegdheden ook (verder) delegeren aan de algemeen directeur. Maar ook hier voorziet het decreet in uitzonderingen. De algemeen directeur kan bepaalde van de door het college en het vast bureau gedelegeerde bevoegdheden ook (verder) delegeren aan andere personeelsleden van de gemeente en het OCMW.

Kunnen bevoegdheden door het college en vast bureau verder gedelegeerd worden?

Dat is inderdaad mogelijk, maar niet voor alle bevoegdheden van het college/vast bureau. Bij delegatie is het belangrijk dat er enkel gedelegeerd kan worden naar het daaronder liggende orgaan. Dat betekent concreet dat het college en vast bureau enkel kunnen delegeren aan de algemeen directeur. Een rechtstreekse delegatie door de raad aan de algemeen directeur kan niet, tenzij een wet of decreet dat expliciet mogelijk zou maken. In sommige gevallen is een delegatie naar de algemeen directeur verboden. Delegatie kan niet als het gaat om:

de voorbereiding van de beraadslagingen en de besluiten van de raden;
het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief van het college of vast bureau;
de door de raad gedelegeerde bevoegdheden voor het vaststellen van de rechtspositieregeling, het vaststellen van het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’, het aangaan van dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband, die de gevolgen van de beëindiging van het dienstverband als voorwerp hebben;
de beslissingen die een wet, een decreet of een uitvoeringsbesluit uitdrukkelijk aan het college of vast bureau voorbehouden heeft;
de daden van beschikking over verhuring, concessie, pacht, jacht- en visrechten van meer dan negen jaar;
het afsluiten van een afsprakennota met de algemeen directeur;
vóór 1 maart van het lopende boekjaar bepalen welk gedeelte van de kredieten voor de gemeente/het OCMW voor investeringen en financiering, die voor het vorige boekjaar opgenomen waren in het meerjarenplan maar nog niet zijn aangewend, overgedragen worden naar het lopende boekjaar van de kredieten voor de gemeente/het OCMW;
het op eigen verantwoordelijkheid viseren als de financieel directeur geen visum wil verlenen;
zonder de nodige kredieten over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn en als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken;
op eigen verantwoordelijkheid bevelen een betaling uit te voeren als de algemeen directeur (of het daartoe aangeduide personeelslid) weigert een betalingsopdracht aan een financiële instelling te ondertekenen;
het vertegenwoordigen in rechte van de gemeente en beslissen om op te treden in rechte namens de gemeente;
de burgerlijke stand en de politie over de vertoningen;
het opleggen van administratieve sancties;
het beheer van budgetten voor de realisatie van bepaalde acties of projecten toevertrouwen aan wijkcomités en burgerinitiatieven;
de aanstelling en het ontslag van het gesubsidieerd personeel van het gemeentelijk onderwijs.

Zie art. 56-57 en art. 84-85 DLB

Hoe worden de “schepenbevoegdheden” verdeeld?

Eigenlijk heeft een schepen individueel geen eigen bevoegdheid. Het college is zoals de naam het zegt een collegiaal orgaan. In de praktijk wordt dan wel vaak gesproken over "individuele schepenbevoegdheden", maar juridisch zijn dat geen effectieve bevoegdheden omdat een schepen zelf niet kan beslissen. Wel draagt de schepen een verantwoordelijkheid. Het woord schepenbevoegdheid is wat misleidend omdat het vooral gaat om interne werkafspraken/taakverdelingen binnen het college waarbij afgesproken wordt wie welke domeinen voor het college opvolgt, de standpunten voorbereidt, communiceert, etc. Maar het is steeds het college als orgaan dat beslist, en niet de individuele schepen. Het college verdeelt deze verantwoordelijkheden door een eenvoudige collegebeslissing. Voor het vast bureau gelden dezelfde principes.

Ook al gaat het eigenlijk niet om echte beslissingsbevoegdheid, toch gebruiken de meeste colleges deze klassieke “bevoegdheidsverdeling” nog steeds. De voornaamste reden is politiek: door die taakverdeling worden de individuele schepenen het politieke gezicht van een bepaald domein voor de burger en de media. “Bevoegde” schepenen worden daar dan ook vaak op aangesproken. Daarom dat voor de verdeling van de opvolging van de beleidsdomeinen onder de schepenen vaak zwaar onderhandeld wordt. Men wil immers de politieke evenwichten bewaren. Daarnaast zijn er ook grote budgettaire verschillen mogelijk tussen beleidsdomeinen en ook dat weegt soms door bij de verdeling.

In de praktijk zijn er veel thema’s die verschillende beleidsdomeinen raken en dus ook verschillende schepenen. Dat is geen probleem (want het college is als orgaan toch bevoegd). Maar om misverstanden en politieke spanningen te vermijden, zijn goede afspraken binnen het college aangewezen.

Steeds meer zien we ook andere taakafspraken ontstaan dan het verdelen van beleidsdomeinen onder de leden van het college. Schepenen worden dan niet meer “bevoegd” voor een beleidsdomein, maar voor bepaalde projecten. Het college definieert deze projecten en de schepenen worden politieke projectverantwoordelijken die de projecten opvolgen en daarover rapporteren op de collegevergaderingen. Dat kan ook gebeuren in duo.

Opgelet, in enkele gevallen hebben de leden van het college toch een eigen beslissingsbevoegdheid. Dat is zo voor:

De burgemeester die wettelijk vele eigen bevoegdheden heeft.
De schepen die ambtenaar van burgerlijke stand is. Dat kan als het college zou beslissen dat een schepen deze rol uitoefent in plaats van de burgemeester.
De BCSD-voorzitter voor de taken die bij die functie horen.
Sommige regelgeving spreekt toch van “de schepen bevoegd voor…”.

Rangorde in het college

De rangorde in het college heeft eigenlijk niet zo veel belang. De rang kan wel belangrijk zijn bij de vervanging van de burgemeester als die even afwezig is (niet decretaal verhinderd) en geen vervanger aangeduid zou hebben, of ook die vervanger afwezig zou zijn. Ook wanneer de BCSD-voorzitter even afwezig is (niet decretaal verhinderd) en hij/zij geen vervanger aangeduid heeft, dan speelt de rang in het college een rol om iemand aan te duiden die bevoegd is om de taken in het OCMW van de BCSD-voorzitter even waar te nemen. Sowieso is de burgemeester steeds de persoon met de hoogste rang in het college.

Voor alle andere schepenen wordt hun rang bepaald door de rangorde op de gezamenlijke akte van voordracht. Was er geen ontvankelijke gezamenlijke voordracht, en was een afzonderlijke verkiezing van de schepenen nodig, dan wordt de rang bepaald door de volgorde van de stemmingen. Dat betekent ook dat wanneer de BCSD-voorzitter nog geen schepen was vooraleer hij/zij aangeduid werd tot BCSD-voorzitter en daardoor toegevoegd werd aan het college, hij/zij dan de laatste in rang zal zijn. Opgelet: want dit geldt niet voor iemand die al schepen is en dan tot BCSD-voorzitter verkozen wordt. Die persoon behoudt de schepenrang.

Sinds 8 april 2023 kan de gemeenteraad de rangorde van de schepenen wijzigen. De raad kan dus beslissen om af te wijken van de rangorde zoals die vastgesteld werd op basis van de akte(s) van voordracht. Bijvoorbeeld kan de raad beslissen dat de toegevoegde BCSD-voorzitter een andere rang krijgt dat de laatste. Belangrijk: De burgemeester blijft altijd eerste in rang.

Welke afspraken maakt het college/vast bureau?

Als lid van het college en vast bureau ben je ook raadslid en alle afspraken die raadsleden maken gelden ook onverminderd voor de leden van het college en het vast bureau. Belangrijk zijn de huishoudelijke reglementen en de deontologische code voor de mandatarissen. Ten allen tijde moeten die gerespecteerd blijven. Naast de afspraken op het niveau van de raad worden ook afspraken gemaakt op het niveau van het college/het vast bureau. Sommige afspraken zijn zo cruciaal dat ze verplicht gemaakt moeten worden. Het gaat (specifiek voor het college en vast bureau) over:

Het huishoudelijk reglement van het college en dat van het vast bureau

Het huishoudelijk reglement is onmisbaar voor de leden van het college omdat de concrete afspraken over de werking daarin vastgelegd worden. In tegenstelling tot de raad regelt de decreetgever veel minder uitgebreid hoe het college en het vast bureau moeten vergaderen. Dat betekent dat veel meer maatwerk mogelijk is en het huishoudelijk reglement erg belangrijk kan zijn. Bij het begin van elke bestuursperiode moeten zowel het college als het vast bureau een huishoudelijk reglement vaststellen, maar ook tijdens de bestuursperiode kunnen deze reglementen worden aangepast. Deze huishoudelijk reglementen moet minstens regelen of het college (of vast bureau) digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop.

Wat gebeurt er als er in het college of vast bureau staking van stemming is?

Binnen het college en vast bureau is eensgezindheid wenselijk. Maar die is er niet altijd. Soms is de verdeeldheid zo groot dat er staking van stemmen is. Dat betekent dat er evenveel leden voor als tegen het voorstel zijn. Mocht dit voorvallen in de gemeenteraad, dan is het voorstel meteen verworpen. Dat is echter niet noodzakelijk het geval in het college en vast bureau.
Komt datzelfde punt terug op de volgende vergadering, en is er bij de tweede behandeling opnieuw een staking van de stemmen, dan is de stem van de burgemeester doorslaggevend om het voorstel wel of niet aan te nemen. Ook in het vast bureau is dat zo. Hetzelfde principe (doorslaggevende stem van de burgemeester) geldt als het college of het vast bureau voor de behandeling het punt spoedeisend heeft verklaard. In dat geval is er dus geen tweede behandeling van het punt meer bij staking van stemmen. In de feiten is het dus de burgemeester die dan beslist. Opgelet, want deze regels gelden niet bij staking van stemmen in gevallen waar het college of het vast bureau optreedt als tuchtoverheid. Bij tucht is het voorstel sowieso verworpen als er evenveel leden voor als tegen het voorstel stemmen.

Kunnen het college en het vast bureau digitaal en/of hybride vergaderen?

Dat kan inderdaad volgens de regels die het college (het vast bureau) daarover vastleggen in hun huishoudelijk reglement. Er zijn wel enkele randvoorwaarden. Digitaal vergaderen kan enkel als:

ieder lid afzonderlijk digitaal toegang heeft tot de beraadslaging en de stemming;
alle leden zichtbaar en hoorbaar herkenbaar zijn zodat hun identiteit kan worden vastgesteld;
ieder lid bij een niet-geheime stemming duidelijk kenbaar kan stemmen. Gaat het om een geheime stemming, dan moet die op digitale wijze georganiseerd worden zodat het geheim van de stemming juist wel bewaard blijft. In beide gevallen moet de burgemeester (voorzitter van het vast bureau) de authenticiteit van de uitgebrachte stemmen kunnen controleren en maakt de burgemeester (voorzitter van het vast bureau) de stemuitslag meteen bekend.

Wanneer er hybride vergaderd wordt (= fysiek vergaderen waarbij een of meer leden digitaal deelnemen), dan gelden dezelfde voorwaarden als bij het digitaal vergaderen, maar moeten de leden die digitaal deelnemen uiteraard de vergadering kunnen volgen via een audiovisuele liveverbinding.

Afsprakennota met het managementteam

Voor een goedwerkend lokaal bestuur is het cruciaal dat het college en vast bureau goed samenwerken met de administratie (en al zeker het managementteam). Om de samenwerking optimaal te maken en te houden is er respect nodig voor elkaars rol. Er worden ook afspraken gemaakt over de samenwerking: De algemeen directeur sluit bij het begin van een bestuursperiode namens het managementteam daarom een afsprakennota met het college en het vast bureau. De afsprakennota bevat afspraken over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie en over de manier waarop ze samen de beleidsdoelstellingen van het bestuur willen realiseren. De afsprakennota is, naast de beleids-en beheerscyclus, het organisatiebeheersingssysteem en de afzonderlijke deontologische codes dan ook een belangrijk document, zowel voor de politieke mandatarissen als voor de personeelsleden van gemeente en OCMW.

De VVSG heeft in samenwerking met Excello een model van afsprakennota en bijhorende memorie van toelichting ontwikkeld. Dat model behandelt de volgende elementen:

de wijze waarop de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam met het college, de burgemeester, het vast bureau en de voorzitter van het vast bureau samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren;
de omgangsvormen tussen bestuur en administratie;
de wijze waarop de algemeen directeur de bevoegdheden uitoefent die aan hem/haar zijn gedelegeerd door het college en het vast bureau.

Hoe kan je als college sterker worden?

De gemeente- en OCMW-raad mogen dan wel de democratische spil zijn van het lokaal bestuur. Een goed werkend lokaal bestuur heeft nood aan een goed college (en vast bureau). Meer dan een optelsom van de kwaliteiten van elk lid is het belangrijk om als ploeg goed te functioneren. Enkele tips:

Wees collegiaal

Ook al betekent collegiaal beslissen niet dat er unanimiteit moet zijn, probeer toch zoveel als mogelijk consensus te zoeken. Luister naar elkaar, laat elkaar uitspreken, toets bij elkaar of je het goed begrepen hebt en probeer steeds begrip en respect te hebben voor ieder zijn standpunt. Probeer niet veroordelend te zijn en geef zelf ook eens toe. Wanneer ieder lid zich gewaardeerd voelt, zal sneller water bij de wijn gedaan worden en zal er vaak consensus zijn.

Is er toch verdeeldheid over een punt, dan kan het een tip zijn om eens te gaan kijken naar eerdere beslissingen die wel genomen zijn bij consensus en die kunnen helpen om ook nu de juiste richting te vinden. Bijvoorbeeld kan men gaan kijken naar wat gezegd is in het meerjarenplan, het coalitieakkoord, eerdere beleidsnota’s, etc..

Zorg ervoor dat gecommuniceerd wordt met één stem. Wanneer na dialoog een beslissing gevallen is, dan is het maar fair dat elke schepen die beslissing mee gaat verdedigen. Het kan helpen om duidelijk af te spreken wie voor welke communicatie het aanspreekpunt is voor de pers, de raadsleden en de burgers.

Wanneer er toch problemen opduiken rond collegialiteit, dan is het belangrijk om deze zo snel als mogelijk te benoemen en intern uit te klaren. Lukt dat niet zelf, dan kan het een tip zijn om een externe begeleider in te huren die het proces kan begeleiden om weer één ploeg te vormen. Wacht daar niet te lang mee.

Maak duidelijke formele vergaderafspraken

Gebruik het huishoudelijk reglement van het college om duidelijke vergaderafspraken te maken. Zo wordt het overleg geprofessionaliseerd. Dat zorgt niet enkel voor tijdswinst voor de leden, maar vooral ook voor betere beslissingen.

Wij raden aan met een agenda te werken en voor elk belangrijk agendapunt vast te leggen dat er een volledig dossier moet zijn. Ook moet de doelstelling van elk punt duidelijk moet zijn. Gaat het louter over informatief aftoetsten of is een formele beslissing nodig? Enkel op die manier kan ieder lid de vergadering goed voorbereiden en gaat geen kostbare tijd verloren met het steeds opnieuw uitgebreid kaderen van elk te bespreken punt.

Kijk ook kritisch naar welke punten grondig besproken moeten worden en welke veel minder overlegnodig hebben. Het heeft geen zin om over elk punt eindeloos te debatteren. Doe dat enkel als dat nodig blijkt.

Zorg voor een degelijke formulering en motivering van de beslissingen. Zo mag geen onduidelijkheid ontstaan over wat nu juist beslist is. Het kan helpen om ook hier te werken met voorstellen van beslissingen. Laat het juridisch-administratieve luik over aan de algemeen directeur. Die heeft alle expertise om er mee voor te zorgen dat ook formeel een goede beslissing genomen zal worden.

Spreek duidelijke momenten af waarop iedereen aanwezig kan zijn om te vergaderen. Respecteer het startuur van de vergadering en zorg ervoor dat vergaderingen niet eindeloos uitlopen.

Durf de werking van de vergaderingen van het college en vast bureau te evalueren en aan te passen.

Zoek in VVSG