Digicoaches en digi-experts – interne digitale trekkers
Binnen het E-WIN-project kregen medewerkers uit alle diensten een opleiding tot digicoach of digi-expert. Zij ondersteunen collega’s bij digitale vragen, delen kennis via een structureel overlegmoment en signaleren noden op de werkvloer. Zo groeit een interne digitale leercultuur die de dienstverlening aan burgers versterkt.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Koning Albert I-laan 122
8200 Brugge
België
Wat is er gebeurd?
ENadat de nulmeting digitale vaardigheden zicht gaf op de uiteenlopende digitale startniveaus binnen de organisatie, besloten de vier gemeenten om in elke dienst een eigen digicoach aan te wijzen. Deze coaches zijn medewerkers die van nature aanspreekbaar zijn, graag collega’s helpen en nieuwsgierig zijn naar digitale toepassingen. Zij kregen een opleidingstraject dat bestond uit basis-ICT, digitale veiligheid, communicatievaardigheden, changemanagement en het begeleiden van collega’s met uiteenlopende leernoden.
Om de drie weken komen alle digicoaches samen voor een vaste overlegvergadering. Daar worden nieuwe inzichten en tips & tricks gedeeld, onder andere uit het platform OASE. Het overleg fungeert als lerend netwerk waarin coaches concrete vragen bespreken, elkaar inspireren en knelpunten uit de praktijk samen oplossen. Daarnaast volgen de digicoaches geregeld aanvullende vormingen, bijvoorbeeld rond Gebruik van AI, zodat ze mee blijven evolueren met nieuwe technologieën.
De digicoaches functioneren intussen als laagdrempelige interne hulplijn. Collega’s kunnen met kleine en grote vragen bij hen terecht: van wachtwoorden beheren en basisfuncties in kantoortoepassingen tot het wegwijs maken in nieuwe werkprocessen of digitale tools. Ook fungeren ze als belangrijke signaalgevers: ze brengen terugkerende moeilijkheden, lacunes in competenties of inefficiënte processen in kaart, waardoor de organisatie beter in staat is om gericht bij te sturen.
Waarom?
Het E-WIN-project vertrok vanuit de vaststelling dat digitale transformatie niet alleen een kwestie is van technologie, maar vooral van mensen. De vier gemeenten merkten dat medewerkers vaak worstelden met nieuwe digitale systemen, dat de drempel om vragen te stellen hoog was en dat de IT-dienst overbevraagd werd door kleine gebruikersvragen. Bovendien bleek uit de nulmeting dat medewerkers een sterk verschil vertoonden in digitale zelfzekerheid en vaardigheden.
Daarom werd gezocht naar een oplossing die zowel nabij, laagdrempelig als duurzaam is. Door eigen medewerkers op te leiden tot digicoaches, krijgen collega’s ondersteuning van iemand die hun werkcontext kent, hun taal spreekt en meteen kan inspelen op hun noden. De digicoaches zorgen ervoor dat medewerkers niet afhaken, maar zelfvertrouwen ontwikkelen en stappen durven zetten in nieuwe digitale toepassingen.
Daarnaast versterken digicoaches de wendbaarheid van de organisatie. Zij signaleren waar digitale processen vastlopen, waar extra vorming nodig is en welke tools beter kunnen worden uitgelegd. Het project wil zo een cultuur creëren waarin digitale competenties groeien, collega’s elkaar versterken en de dienstverlening aan burgers vlotter, efficiënter en toegankelijker wordt.
De opleiding van digicoaches en digi-experts is daarmee een sleutelelement in het bredere E-WIN-verhaal: digitale inclusie begint niet alleen bij burgers, maar ook bij een sterk en ondersteund lokaal bestuur dat intern inzet op leren, vertrouwen en samenwerking.
Het beoogde resultaat
- Medewerkers voelen zich beter ondersteund en durven sneller digitale tools gebruiken.
- De digicoaches versterken de digitale zelfredzaamheid binnen de organisaties.
- Kleine gebruikersvragen worden sneller opgelost, waardoor de IT-dienst ontlast wordt.
- Signalen over knelpunten en leernoden bereiken sneller de juiste dienst.
- Het overlegmoment groeit uit tot een duurzaam lerend netwerk.
- De gemeenten plannen om het systeem van digicoaches verder te verankeren in het HR-beleid en onboarding.
Wat waren de uitdagingen?
- Tijd vrijmaken voor digicoaches naast de reguliere taken.
- Grote verschillen in digitale maturiteit tussen diensten en teams.
- De rol van digicoach voldoende zichtbaar maken binnen de organisatie.
- Blijvende opvolging en motivatie garanderen na de opstartfase.
De succesfactoren
- Vaste overlegstructuur met regelmatige kennisdeling.
- Nabije, vertrouwde aanspreekpunten in elk dienstenteam.
- Extra vormingen die inspelen op actuele noden (zoals AI).
- Gebruik van OASE als gedeelde inspiratie- en leerruimte.
- Duidelijke rolafspraken en ondersteuning vanuit HR en ICT.
Tips voor andere gemeenten
- Voorzie een digicoach in elk team en werk met duidelijke rolafspraken.
- Investeer in blijvende vorming en intervisie voor digicoaches.
- Start met een nulmeting om te weten waar leernoden liggen.
- Maak tijd voor een warm en laagdrempelig intern aanspreekpunt.
- Gebruik platforms zoals OASE om kennisdeling te versnellen.
- Betrek HR en ICT actief in de ondersteuning en opvolging van de coaches.
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.