Op 31 januari keurde de Vlaamse regering principieel een voorontwerp van decreet goed over de administratieve verwerking van overlijdens. Het decreet staat digitaal verwerken toe en bepaalt dat de verwerking vanaf januari 2026 niet langer op papier gebeurt. De VVSG juicht deze beslissing toe en werkt mee aan het project dat deze digitale transformatie realiseert.
Het proces dat overlijdens administratief verwerkt, start op dit moment nog altijd op papier: de arts die het overlijden medisch vaststelt, doet de melding met een papieren formulier. Sommige delen van het administratieve proces bij de lokale besturen dat daarop volgt, verlopen digitaal, andere delen niet. Deze gemengde situatie maakt het verwerken ingewikkelder dan nodig: er komt heel wat e-mailverkeer, klasseren, en op de post doen bij kijken voor de administraties van de burgerlijke stand.
Een nieuw platform, eLys, heeft als doel dat proces volledig digitaal te doen verlopen: er komt geen papier meer te pas bij de aangifte van overlijden, het medisch attest van vaststelling overlijden, de opmaak van de overlijdensakte, de laatste wilsbeschikking en de aanvraag en toelating tot begraven en crematie. eLys zorgt dat de gegevens maximaal hergebruikt en vlot uitgewisseld worden: tussen artsen, uitvaartondernemers, lokale besturen en het Departement Welzijn. Vanaf januari 2026 gebeurt de aangifte dan helemaal digitaal.
Gang van zaken vanaf 2026
Begin 2026 zullen artsen via eLys overschakelen op de nieuwe digitale werkwijze die vanaf dat moment decretaal verplicht zal zijn voor alle overlijdens in Vlaanderen. De arts die het overlijden vaststelt, meldt dit niet langer op papier, maar geeft de overlijdensgegevens in via eLys, een webplatform. Lokale besturen ontvangen meteen de juiste informatie voor de opmaak van de overlijdensakte. Ze doen dat in de gebruikelijke gemeentelijke software die daarvoor aangepast is.
De uitvaartondernemer geeft op zijn beurt de nodige informatie door, waarna hij de toestemming tot begraven of cremeren ontvangt. Ook de laatste wilsbeschikking is via het systeem beschikbaar, zodat de uitvaart zeker overeenstemt met de wensen van de overledene.
Het proces voor de administratieve verwerking van overlijdens verandert en vereenvoudigt. Er moeten minder gegevens overgenomen worden van het ene formulier op het andere, er hoeven niet langer papieren geklasseerd of met de post opgestuurd te worden.
Die laatste wilsbeschikking registreren mensen via MijnBurgerprofiel, dus niet langer aan het gemeenteloket. Dankzij de gegevens uit het platform vereenvoudigt de dossierverwerking door het Departement Zorg en verbetert de datakwaliteit.
Resultaat van samenwerking
Acht gemeenten liggen aan de basis van het initiatief, dat dankzij een projectsubsidie van Gemeente zonder Gemeentehuis kon worden opgezet: Aalst, Antwerpen, Gent, Leuven, Lier, Maldegem, Oostende en Tervuren. Van meet af aan was duidelijk dat het initiatief in alle lokale besturen zou worden uitgerold, met heel veel partners en binnen een juridisch kader dat dit nieuwe proces ondersteunt. De betrokken partijen zijn de uitvaartsector (vertegenwoordigd door Funebra, Uitvaartunie Vlaanderen en VNOC), de artsen (met Domus Medica en Zorgnet Icuro als koepelorganisaties), de Vlaamse en federale overheden (waaronder Departement Zorg, Agentschap Binnenlands Bestuur, Statbel en eHealth), Burgerzaken Vlaanderen en de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten.
In het Vlaamse datanutsbedrijf Athumi vond het project een neutrale derde partij die het geheel in goede banen leidt. Het volgt het project van a tot z op, en stuurt de ontwikkelaars voor het platform aan.
Wat betekent eLys voor lokale besturen?
In de loop van 2025 maken alle betrokken partijen (artsen, uitvaartsector, departement Welzijn, lokale besturen…) zich klaar voor de nieuwe werkwijze. Ook lokale besturen en hun medewerkers staan dus voor een belangrijke verandering.
De softwaresystemen die de administratie regelen, zullen worden aangepast om met eLys gegevens uit te wisselen. De integratoren CEVI en Remmicom stellen een offerte op voor de aanpassing van die systemen en bezorgen die aan de lokale besturen. De lokale besturen kunnen dan blijven werken met de gebruikelijke systemen in de administratie, doordat de gegevens uit eLys met de bestaande software van de burgerlijke stand worden uitgewisseld.
Het proces voor de administratieve verwerking van overlijdens verandert en vereenvoudigt. Er moeten minder gegevens overgenomen worden van het ene formulier op het andere, er hoeven niet langer papieren geklasseerd of met de post opgestuurd te worden. Het platform versnelt het proces en vermindert ook de kans op fouten. Elke schakel in de keten ziet enkel de gegevens die voor hem bestemd zijn.
Voor medewerkers die overlijdens administratief verwerken, zal het wat tijd vergen om wegwijs te raken in de aangepaste software en om de nieuwe manier van werken onder de knie te krijgen.
De wijziging gebeurt in één keer voor alle betrokken partijen. Ondanks veel inspanningen om alle betrokken partijen in de loop van dit jaar op de hoogte te brengen, kan het gebeuren dat lokale besturen toch nog sporadisch zelf zullen moeten communiceren over wat er verandert. Deeltjes van de gemeentelijke website of andere kanalen met uitleg over de procedure bij overlijden of over de laatste wilsbeschikking zullen moeten worden aangepast. —
Meer weten over de digitale aangifte van overlijden en de rol van de VVSG? Surf naar vvsg.be/dao
Wat doet de VVSG?
De VVSG is van nabij betrokken bij de ontwikkelingen en volgt het project op de voet. Lokale besturen hebben namelijk een sleutelfunctie in de digitale overlijdensadministratie.
De VVSG is samen met Burgerzaken Vlaanderen lid van het bestuurscomité voor het project als vertegenwoordiger van de lokale besturen.
We bekijken samen met de leveranciers van gemeentelijke software en de lokale besturen of alle gegevens goed in de bestaande softwarepakketten geïntegreerd raken.
We volgen de juridische wijzigingen mee op, bijvoorbeeld die over de aanstelling van beëdigd artsen, en de definitieve goedkeuring van het decreet over het platform van overlijdensadministratie. Er moeten nog adviezen worden ingewonnen bij de Raad van State en bij de Vlaamse Toezichtscommissie voor de gegevensverwerking.
We houden een vinger aan de pols bij de lokale besturen: is iedereen mee met deze verandering, welke behoeften leven er, en wat kunnen mogelijke oplossingen zijn?
We houden bij welke mogelijke ontwikkelingen op termijn kunnen worden toegevoegd om nog meer te ontzorgen.
We bekijken hoe de manier van werken met eLys een voorbeeld kan vormen voor verdere administratieve vereenvoudiging en digitale transformatie.
