Iedereen@brugge.be, het multidisciplinaire digitaliseringstraject

Kort voor de zomer van 2021 werd het hebben van een mailadres @brugge.be uitgebreid naar alle 1.600 medewerkers. Dat was dé sleutel naar een vlotte communicatiedoorstroom en zo naar meer verbondenheid en betrokkenheid. Hanne Pollet van de dienst Interne Communicatie legt uit hoe dat zit: “Om iedereen te bereiken communiceerden we dubbel: digitaal en ook nog eens op papier. Je kan het zo blijven doen, of je kan erop inzetten om iedereen mee te krijgen op de digitale trein. Dat laatste was ons plan en dat plan begon hiermee: iedereen die werkt bij Stad Brugge zou een e-mailadres @brugge.be krijgen en zo toegang tot ons intranet. Maar een e-mailadres alleen is uiteraard niet de hele oplossing, mensen moesten ook voldoende digivaardig zijn. Tot corona was er scepsis omtrent de haalbaarheid van de digitale versnelling die wij voor ogen hadden. Want wat zou dat niet kosten, in budget en in tijd!? En was het überhaupt wel mogelijk om iedereen over de streep te trekken? Maar toen kwam dus corona. Plots was digitaal dé manier om de opgelegde fysieke afstand te overbruggen. Ons plan kreeg groen licht en we zijn ervoor gegaan: iedereen digitaal.”

Corona, het duwtje dat de digitale versnelling versnelde

Niet alleen was er plots een ‘go’, er zat plots ook tijdsdruk op de realisatie van de digitale versnelling: er werd een nieuwe corona-opstoot verwacht rond oktober 2021, wat op dat moment het fysiek samenbrengen van medewerkers voor een opleiding onmogelijk zou maken.
Maarten Van de Sande van de dienst P&O: “Bij de start van het traject hadden zo’n 750 collega’s van verschillende diensten nog geen e-mailaccount. Stap één bestond erin te checken in hoeverre zij digitaal vaardig waren. We deden dat via een vragenlijst. Nu kan je mensen wel een lijst met vragen sturen over smartphones, tablets, portables, het internet ..., we wisten ook dat als we respons wilden, we dat van nabij zouden moeten opvolgen. En dat hebben we gedaan. We hebben mensen persoonlijk aangesproken, hebben waar nodig extra uitleg gegeven, zijn er desnoods gaan naast zitten ... tot we de vragenlijsten ingevuld terugkregen.”

Die bevraging gaf aan dat er onder de medewerkers van Stad Brugge op het vlak van digitale vaardigheid drie niveaus te onderscheiden waren:

1. de mensen die totaal geen ervaring hadden, dat waren er zo’n honderd, voor hen werden acht halve dagen opleiding voorzien;
2. de mensen die toch al iets of wat van een basis hadden, ook dat waren er een honderdtal, voor hen werden vier halve dagen opleiding voorzien;
3. de mensen die al enigszins vertrouwd waren met internet, intranet, de smartphone ... voor hen zou een halve dag opleiding volstaan.

Maarten: “Reken maar uit over hoeveel dagen opleiding dat gaat als je het deelnemersaantal per sessie liefst beperkt tot 25. Die opleidingen wilden we allemaal tegen oktober achter de rug hebben, voor de verwachte corona-opstoot, we hadden dus drie maanden de tijd. In de zomer van 2021 zal er in heel Brugge geen enkele zaal vrij zijn geweest, allemaal – van Stad Brugge zelf, van Syntra, zelfs van KULeuven – hebben we ze ingepalmd voor de opleidingen van ‘iedereen@brugge.be’, zo was het traject ondertussen gaan heten.”  

Niemand wordt verplicht, niemand wordt achtergelaten

Vanwege de korte termijn, maar ook vanwege de kleine groepen en omdat we telkens liefst 3 à 4 begeleiders voorzagen, zou Stad Brugge niet alle opleidingen zelf kunnen geven. Daarom werd het ervaren Ligo, Centrum voor Basiseducatie, mee ingeschakeld. Tot zover de praktische uitdagingen. Even groot was de uitdaging om de doelgroep terug naar de schoolbanken te krijgen.  
Elsbeth Maselis van IT, die zelf opleidingen zou geven: “Van de begrippen ‘IT’ en ‘opleiding’ wordt niet iedereen enthousiast en dat is zacht uitgedrukt. Sommige mensen hadden oprecht stress om naar de lessen te komen. Gelukkig hadden we over de jaren al enig vertrouwen kunnen opbouwen via andere, vaak meer technische opleidingen die ze bij ons volgden, bv. over veiligheid. Maar dan nog ... We zijn er echt 100% voor moeten gaan om iedereen mee te krijgen: we zijn ernaast gaan zitten, hebben smartphones, tablets en laptops ingesteld, hebben samen toepassingen gemaakt ... Voor wie dat nog niet genoeg was, hebben we een buddy voorzien. Dat kon een collega zijn die zou blijven helpen, of iemand extern, bijvoorbeeld een familielid.”
Ook vandaag gaat iedereen@brugge.be door. Zo wordt de opleiding van niveau 3 nog altijd om de paar weken georganiseerd, wie wil kan aansluiten voor een herhaling. De deur van IT blijft ook openstaan voor mensen met issues. En nieuwe medewerkers trekt Stad Brugge meteen bij de onboarding mee in het digitale bad ... Allemaal vanuit de ambitie: wij laten niemand achter.

98,1% is mee

Bij iets zo ingrijpend als een digitale versnelling is het heel belangrijk dat mensen snel zien wat zij eraan hebben: what’s in it for me? Ook dat hebben ze bij Stad Brugge goed begrepen.
Karin Florival, Adviseur personeel: “We zijn in dezelfde periode van de opleidingen ook gestart met ‘PrimeTime’, een online tool waar mensen hun loonstrookjes kunnen raadplegen, fietsvergoeding en verlof kunnen aanvragen, enz. Mensen zagen meteen de voordelen. Probeer als arbeider op de groendienst of als poetshulp anders maar eens om invul- en aanvraagformulieren droog en proper te houden. Altijd ook zijn we onze mensen blijven triggeren om het intranet te gebruiken, bijvoorbeeld met een digitale uitnodiging voor de nieuwjaarsdrink of voor de sportdag. Mensen hebben snel door dat wie online inschrijft en er dus sneller bij is ook nog meer kan kiezen. We breiden de applicaties ook uit, zoals met het LMS-systeem “KOMPAS”, waar onze mensen de opleidingen-kalender kunnen consulteren, de notulen van feedbackgesprekken kunnen nalezen enz. Soms zijn die initiatieven tegelijk ook een goed meetmoment voor het succes van de digitale versnelling. De vraag om het paswoord aan te passen van 8 naar 14 tekens bijvoorbeeld was zo een handig meetmoment. Het liet ons toe te zien wie actief was en wie niet, waarna we die laatsten weer onder de arm konden nemen om hen toch maar over de streep te trekken. Ondertussen heeft 98,1% van onze mensen de stap naar digitaal gezet.”  

Een emancipatie die verdergaat dan louter professioneel

Dat Stad Brugge het meent met haar opzet om iedereen mee te hebben, onderstreepte ze nog eens extra door de thuiswerkvergoedingen voor wie telewerkt in te voeren tegelijk met een digitaliseringsvergoeding voor wie instapte in een goedkoop data-abonnement via de stad. Het mag duidelijk zijn dat iedereen@brugge.be vooral dankzij de multidisciplinaire aanpak en de niet-aflatende inspanningen van de drie stadsdiensten – IT, interne communicatie en P&O – een succes is geworden. Stad Brugge is vertrokken van twee mogelijkheden: of je blijft op twee sporen communiceren (digitaal en op papier), of je zorgt ervoor zorgen dat iedereen digitaal mee is. Zij kozen voor dat laatste en dat levert niet alleen efficiëntiewinst op voor de stad zelf. In de gedigitaliseerde wereld waarin we leven helpt dit initiatief hun medewerkers op meerdere vlakken vooruit, want ook banken, energieleveranciers, de ziekenfondswerking, overheden van alle niveaus (denk personenbelastingen, premies, de bib ...), bieden hun diensten almaar vaker online aan. Papier kan nog wel, maar het wordt steeds meer tweede keuze. Willen we iedereen gelijk mee, dan zal iedereen digitaal vaardig moeten zijn.