Raadsgriffier, behoeder van de lokale democratie

Lokaal - editie december | 2024 (interview)

In Nederland krijgen de gemeenteraadsleden ondersteuning van een onafhankelijke griffier, aangesteld door de gemeenteraad. Hij of zij zorgt ervoor dat alle raadsleden niet alleen de spelregels beheersen maar het spel ook juist spelen. ‘Bovendien hou ik hen scherp,’ zegt Ruurd Palstra, griffier in Velsen. In die zin is de griffier de behoeder van de lokale democratie.

Nederland voerde in 2002 op lokaal bestuursniveau het duale systeem in waarbij het college geen deel meer uitmaakt van de raad. De wethouders, de Nederlandse schepenen, hebben geen zitting in de raad, net zomin als de ministers in het parlement. Net zoals in België heeft de gemeenteraad in Nederland een controlerende en kaderstellende functie. Hij geeft opdrachten aan het college. ‘Vroeger was het alsof de slager zijn eigen vlees moest keuren,’ zegt raadsgriffier Ruurd Palstra in het gemeentehuis van Velsen. Stond de gemeentesecretaris voordien zowel de raad als het college bij, nu ondersteunt die alleen het college en de griffier de gemeenteraad. Hierdoor is de verhouding tussen college en raad veranderd.

Waarom is dat een voordeel? ‘Als je de lokale democratie serieus neemt, kies je voor een scheiding tussen college en raad. Zo werk je de indruk weg dat het college alles regelt en bedisselt. Het college doet nog altijd van alles, want de wethouders voeren de taken uit en als er iets niet goed loopt, kan de burger bij de gemeenteraad zijn beklag doen.’ ‘Alleen bij een scheiding der machten kan de raad een meer zelfstandige positie innemen en effect sorteren. Als griffier heb je hierbij een mooie taak, maar je moet je wel bewust zijn van alle stemmen van de inwoners. Achterkamerpolitiek is niet goed, niemand kan dan nog de besluitvorming traceren. Dan is er geen democratisch proces. 

Als griffier ben je medeverantwoordelijk voor de lokale democratie. Dat drukt zwaar door op je schouders en een goede invulling is een noodzaak. Ik moet de raad dus scherp houden. Ik hou ook de checks and balances in de gaten. Het effectief onderzoeken gebeurt in de rekenkamer, daar wordt de doelmatigheid van het beleid nagegaan, of het effectief en efficiënt is. Deze kamer bestaat uit drie onafhankelijke personen, aangesteld door de gemeenteraad maar ondersteund door een aparte secretaris die onder de griffier valt. De rekenkamer onderzoekt het gemeentelijke beleid en doet aanbevelingen aan college en raad.'

Dankzij het duale systeem zou er sinds 2014 in een beperkt aantal gemeenten, zoals in Velsen, geen coalitieakkoord maar een raadsakkoord zijn. Wat betekent dat? ‘Dat is zo bij een op de tien gemeenten. In Velsen is dat niet het geval. In onze raad zetelen tien partijen, vier zijn te klein of hebben te zwaar verloren of hebben niet echt de goede kwaliteiten in huis. We hebben wel gekeken naar de partijgrootte, zodat er een evenredige vertegenwoordiging is van de raad in het college.’

‘In Velsen werken we met een wisselende raadsmeerderheid. De wethouders spelen minder hun signatuur uit, ze spreken uit één mond. Een van hen komt zelfs van buiten de gemeente, de raad heeft voor deze persoon gekozen omdat het zo’n goed bestuurder is. De andere wethouders passen in de politieke verhoudingen. Ze voldoen ook aan de profielen die de raad voor de formateur had opgesteld.’

‘Het college moet telkens op zoek om een voorstel goed te formuleren, het staat ten dienste van de raad, en werkt in het belang van een goed gemeentebestuur, zowel zakelijk als politiek. Tegelijk moet het zich staande kunnen houden, bijvoorbeeld als onderhandelaar met de middenstandsorganisaties.’

Voor welke soort gemeenten is dit een goede formule? ‘Het gedijt bij een stabiele bestuurscultuur zonder politieke machtsspelletjes. Er moet een open sfeer heersen, waarbij iedereen over de inhoud praat en niet het gevoel krijgt dat iemand een mes in andermans rug kan planten. Bovendien creëert het ook stabiliteit in de raad. De besluitvorming is effectiever en de inwoners worden meer gehoord. Dat is duidelijk te zien bij de afwegingen door de raad.’

‘Het besluit van de raad is leidend. De rol van de griffier is ook van belang omdat je als griffier de raad in positie kunt brengen, wat dan weer invloed heeft op de omgang en de cultuur. Ik ben de coach van het raadswerk en in die zin zie ik me ook als hoeder van de lokale democratie.’

Ben jij volkomen onafhankelijk? ‘Ik ben volkomen onafhankelijk. Ik adviseer alle partijen. Zolang de raad mij ziet zitten als griffier, blijf ik dit werk graag doen. Elke raad heeft een andere dynamiek. Zelf geloof ik niet in de werkwijze coalitie-oppositie. Ik heb meer werkplezier bij het raadsakkoord. Dat geeft prettige verhoudingen.’ 

Hoe is jouw verhouding met de gemeentesecretaris? ‘Het gaat om een ambtelijk driemanschap: de burgemeester, de secretaris en de griffier. Onderling hebben we een goede verstandhouding, samen dragen we de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het lokale bestuur en de lokale democratie. Als de verhouding goed loopt, heb je een stabiel gemeentebestuur.’

‘De burgemeester die wordt gekozen door de raad en aangesteld door de Koning, heeft bestuurlijke verantwoordelijkheid, vanuit zijn onafhankelijke positie heeft hij zowel het petje van voorzitter van de raad als dat van voorzitter van het college op. De burgemeester staat in voor de openbare orde en veiligheid en stuurt de politie aan.’

‘De gemeentesecretaris zorgt voor de kwaliteit van de organisatie, daarvoor heeft hij 500 medewerkers ter beschikking. Daarentegen heb ik als coach van de gemeenteraad maar tien medewerkers, wat heel veel is in Nederland. We beslissen niet over de inhoud, dat doen de raadsleden, maar als griffie willen we de inhoud kennen. Mijn werk gebeurt grotendeels achter de schermen. Ik deel zoveel mogelijk informatie, zelfs als er ongenoegen over het college bestaat. Zo hou je de dingen klein. Pas als het politiek spannend wordt, moet ik extra op mijn onafhankelijkheid letten. De wethouders, secretaris en burgemeester vertellen mij niet altijd wat er in het college speelt, maar komen bij mij als ze niet begrijpen wat de raad wil. Zo leer je van elkaar en speel je het spel goed.’

‘Ik verzorg als griffier de raad. Er is een wederkerigheid, de secretaris houdt mij ook scherp. Eén keer per jaar gaan we op tweedaagse en bespreken we of we de dingen samen goed doen. Zit je als raadslid in de positie om vragen te stellen? Kun je als wethouder zonder politieke schade een besluit intrekken om het te veranderen?’

Staat de griffier de gemeenteraad ook bij in taken die het niveau van de gemeente overstijgen? ‘Zeker, zo heeft de griffier een belangrijke plaats in de regiowerking. Regionale structuren zijn op afstand geplaatste besturen met gemeenschappelijke organen voor bepaalde taken, zoals het recreatieschap voor het park tussen Velsen en Amsterdam met nog andere gemeenten. In dat aparte bestuur zetelt onze wethouder. Als gemeenteraadslid ga je daar niet naartoe, maar je moet er wel controle op uitoefenen. Omdat er meerdere gemeenteraden bij betrokken zijn, schakelen wij samen met de collega’s van de andere gemeenten en kijken we hoe het in de raad kan leven, we onderzoeken wat inhoudelijk relevant is voor de raadsleden. Alles is openbare informatie, maar wij selecteren voor de raadsleden wat ze echt moeten weten.

Op basis daarvan kunnen zij dan vragen stellen. Mijn collega’s op de griffie zijn de raadsadviseurs die de raadsleden wegwijs maken. Denk aan het complexe thema jeugdzorg, de raadsadviseurs spelen informatie door, bijvoorbeeld wie de verschillende spelers zijn, zoals de instellingen. Zo helpen we de individuele raadsleden en de raad. Willen ze nog meer weten, dan regelen wij dat ze aan tafel kunnen met een ambtenaar. Die kan enkel op mijn vraag voor het raadslid werken, waardoor ik waarborg dat hij niet onder druk kan worden gezet door het college. Deze check and balances neemt de ambtenaren in bescherming.’

Welke andere taken zijn voor jou belangrijk? ‘Dat een griffier van de raad de ruimte krijgt om de raadsleden tegen te spreken. Ik ben een coach die vraagt hoe het gaat en die achter de schermen wijst op wat niet goed is. Ik breng de raad in stelling, want de raad is van belang bij de ontwikkeling van de gemeente en moet ze behouden voor zaken die niet goed zijn voor de raad of democratie, zoals niet openbaar en transparant zijn met elkaar naar de inwoner. Niet alleen de achterban moet weten wat de gemeente doet, het is ook van belang voor het bestuur.’

‘Zo creëer ik al vóór de verkiezingen ook een gelijk speelveld. We ondersteunen de politieke campagnes door alle partijen ruimte te geven in de kranten, door hen al on speaking terms te laten zijn vóór de verkiezingsdag en ervoor te zorgen dat niemand de ander zwart maakt. We sturen op inhoud en op de onderlinge relatie.’

‘Na de verkiezing sta ik de partijen bij in de onderhandelingen, het is een vorm van procesbegeleiding waarbij ik hen met elkaar in gesprek laat gaan. In dit democratische proces vervul ik de functie van adviseur lokale democratie. Ik weeg alle belangen tegen elkaar af, in volle transparantie.’

Hoe belangrijk is die transparantie? ‘We zijn er allemaal het meest bij gebaat als inwoners kunnen zien hoe we het werk doen. De inwoners hebben het meest behoefte aan openbaarheid, transparantie, aan zien dat er geen spelletjes op de persoon gebeuren en er een goede belangenafweging gebeurt. Hoe duidelijker alles is, hoe beter. Dit bevordert de proceslegitimatie voor inwoners. Daarom spreekt de raad het college in de openbaarheid aan. Als vertegenwoordiger van de raad geef ik toelichting over de besluiten die eerder door het college zijn genomen. Ik leg uit wat er gebeurt, neutraal en onafhankelijk.’

Houden jullie, zoals in Almere, ook een politieke markt waar de burgers hun mening kunnen komen geven? ‘Jawel, dat gebeurt in onze zeswekencyclus. Tijdens de politieke markten bespreken we per avond zes onderwerpen, twee parallelle sessies van half acht tot negen met telkens drie onderwerpen. Zo kun je in de diepte van het onderwerp duiken. Iedereen, ook de bevolking, mag een mening geven, maar dat gebeurt enkel op afspraak, ten laatste de dag zelf om twaalf uur moet je je melden.’ 

‘Dit gebeurt tijdens de drie fases van beeldvorming, oordeelvorming en besluitvorming. Tijdens de eerste fase levert het college de stukken aan en zijn er commissievergaderingen die wij als griffie ondersteunen: de dossiers moeten inhoudelijk kloppen, ook de belangen van alle partijen moeten zijn gehoord of de gesprekken gevoerd. Op de politieke markt wordt het probleem voor het eerst belicht en zijn er mogelijkheden om het te bespreken.’

‘Tijdens de oordeelvorming tast het college de richtingen van de mogelijke oplossingen af. Dit is een belangrijk deel van het debat. Zodra alles helder is en iedereen het erover eens is, gaat het dossier naar de raad. Is het echter diffuus of zitten er verschillen in, dan gaat het naar het college of naar de raad om er verder over te discussiëren.’

‘Tijdens de besluitvorming in de raadsvergadering zijn er drie mogelijkheden. Bij eenduidigheid is het een hamerstuk en gaan we meteen over tot het volgende agendapunt. Soms is er echter een debat nodig of dient iemand een motie of een amendement in.’

En dit vertel jij dan weer door aan de burgers? ‘Ja, via de pers, ik zeg niets over de politieke inhoud, maar ik leg als deskundige uit hoe de dingen verlopen. Die voorlichting geven we ook aan scholen, elke maand komen er zo’n vier klassen op bezoek. Ook bij het mediaoverleg geven we de journalisten achtergrondinformatie, we helpen hen zoveel mogelijk om hun verhalen met feiten en cijfers te larderen, maar de afspraak luidt dat ze me dan geen quote in de mond leggen. Dat kan alleen tijdens een echt interview.’ 

‘Daarnaast laat de gemeente Velsen maandelijks tijdens het uurtje “De Gast van de Maand” zien wat er in het bestuur gebeurt. Hiervoor nodigt de gemeente ad random honderd inwoners uit, doorgaans komen er twintig op af aan wie de raadsleden over hun werk vertellen. Dit werkt goed.’ —