HR-monitoring via geïntegreerde data en rapportering
Lokaal bestuur Halle zet sterk in op datagedreven HR-beleid. Door de digitalisering van HR-processen en het gebruik van geïntegreerde systemen worden personeelsdata op een gestructureerde en geautomatiseerde manier verzameld, geanalyseerd en gedeeld. Dit laat toe om snelle, onderbouwde beslissingen te nemen en zowel operationele als strategische HR-processen te ondersteunen.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Oudstrijdersplein 18
1500 Halle
België
Wat is er gebeurd?
Lokaal bestuur Halle heeft zijn HR-monitoring grondig hervormd door over te stappen van manuele rapportering naar een geïntegreerde datagedreven aanpak. Vroeger gebeurde rapportering voornamelijk via exports en Excelbestanden. Dit was tijdsintensief en foutgevoelig
Vandaag wordt HR-data:
- automatisch verzameld
- centraal opgeslagen
- visueel ontsloten via dashboards
Zo kunnen verschillende rapporten ontwikkeld worden, bijvoorbeeld:
- tewerkstelling - evolutie van personeelsaantallen en kenmerken
- vergelijking bezetting vs. formatie
- analyse van loonkosten gekoppeld aan VTE
- opvolging van afwezigheden en ziekte
Waarom?
De omschakeling kwam er vanuit verschillende noden:
- Tijdsverlies en inefficiëntie door manuele rapportering
- Nood aan betrouwbare en actuele data
- Behoefte aan uniforme rapporten over de hele organisatie
- Ondersteuning van datagedreven beslissingen op zowel operationeel als strategisch niveau
Het beoogde resultaat
1. Digitalisatie en integratie van HR-systemen:
- één geïntegreerd systeem met personeelsinformatie
- koppelingen met andere toepassingen
- realtime beschikbare data
2. Databronnen structureren
De HR-monitoring steunt op meerdere databronnen: standaardrapporten uit DPP van Dileoz (sociaal secretariaat), exports uit systemen (Excel) en ODBC-connecties naar databanken. Voorbeeld: automatische exports uit het digitaal personeelspakket van Dileoz die via Power Automate worden verwerkt
3. Rapportering automatiseren en visualiseren
Rapporten worden opgebouwd in tools zoals Power BI en Excel. Ze combineren verschillende databronnen en geven inzichten via dashboards.
4. Centrale ontsluiting van rapporten
De rapporten worden gedeeld binnen de organisatie via centrale dashboards, gerichte rapporten per dienst en managementrapportering
Wat waren de uitdagingen?
- Bewaken van datakwaliteit (verschillende bronnen)
- Integratie van diverse systemen
- Nood aan standaardisatie van definities en indicatoren
- Change management: medewerkers meenemen in datagedreven werken
De succesfactoren
- Geïntegreerd systeem: alle HR-data op één plaats beschikbaar
- Actuele en correcte data: nieuwe input is onmiddellijk zichtbaar gezien Dileoz alle data realtime verwekt en alle rapporten onmiddellijk beschikbaar zijn
- Automatisering: minder manuele tussenstappen
- Toegankelijkheid: rapporten beschikbaar voor verschillende doelgroepen
- Transparantie en betrokkenheid binnen de organisatie
Tips voor andere gemeenten
- Start met duidelijke doelstellingen voor HR-monitoring
- Beperk het aantal databronnen en vermijd overbodige data
- Automatiseer waar mogelijk (exports, koppelingen)
- Werk met duidelijke dashboards op maat van verschillende doelgroepen
- Zet in op datakwaliteit vanaf de bron
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.