Jaarlijks HR-rapport als basis voor strategisch personeelsbeleid
Lokaal bestuur Oud-Turnhout maakt elk jaar een globaal HR-rapport. Dat bundelt cijfers over onder meer ziekte en afwezigheid, werving en selectie, medewerkers die in en uit dienst gaan, arbeidsongevallen en vormingen. Zo’n rapport geeft lokale besturen onderbouwd inzicht in hun personeelsbeleid. HR-data helpen je om uitdagingen te zien, de gekozen aanpak op te volgen en tijdig bij te sturen.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Dorp 31
2360 Oud-Turnhout
België
Wat is er gebeurd?
Lokaal bestuur Oud-Turnhout maakt sinds 2023 elk jaar een globaal HR-rapport. Dat rapport bundelt belangrijke HR-data en informatie. Zo krijgt de organisatie een breed overzicht van evoluties in het personeelsbeleid. Het rapport bevat onder meer informatie over:
- algemene gegevens
- personeelscapaciteit en -verloop
- ziekte en afwezigheden
- werving en selectie
- in- en uitdiensttredingen
- arbeidsongevallen
- vormingen
Het managementteam gebruikt de gegevens als basis voor gesprek en opvolging. Zo ondersteunt het rapport een meer onderbouwd en strategisch HR-beleid. Het managementteam bepaalde welke data zinvol zijn om over te rapporteren en gebruikt deze data om een HR-beleid op te maken en bij te sturen.
Waarom?
Lokale besturen hebben betrouwbare HR-data nodig om zicht te krijgen op hun belangrijkste personeelsuitdagingen. Zonder dat inzicht bepalen ze moeilijk prioriteiten, pakken ze problemen minder snel aan en weten ze niet altijd of maatregelen werken. Met het jaarlijkse HR-rapport wil Oud-Turnhout HR-uitdagingen beter herkennen en analyseren. Het rapport toont ook of de gekozen aanpak werkt en waar bijsturing nodig is.
Het beoogde resultaat
Oud-Turnhout werkt met een vaste cyclus om het HR-rapport op te maken, te bespreken en bij te sturen.
- De organisatie bepaalt welke HR-data ze opvolgt
Bekijk welke kwantitatieve en kwalitatieve gegevens je wil opvolgen. - De organisatie bepaalt hoe vaak ze rapporteert
Kies een vaste frequentie, bijvoorbeeld jaarlijks, halfjaarlijks of per kwartaal. - De personeelsdienst maakt het rapport op
De personeelsdienst werkt de rapportering uit volgens de afgesproken timing. - Het managementteam bespreekt het rapport
Het managementteam en de personeelsdienst bepalen samen welke stappen nodig zijn om HR-uitdagingen aan te pakken. Het HR-beleid wordt indien nodig bijgestuurd op basis van de trends en data. - De personeelsdienst voert de acties uit
De personeelsdienst zet de afgesproken stappen om in de praktijk. - De organisatie evalueert en stuurt bij
De personeelsdienst en het managementteam bekijken hoe ze het rapport gebruiken en passen het aan waar nodig.
De succesfactoren
• Oud-Turnhout maakt het rapport op vaste momenten op, waardoor evoluties zichtbaar worden.
• De rapportering combineert verschillende HR-thema’s en geeft een globaal beeld van het personeelsbeleid.
• De personeelsdienst en het managementteam gebruiken het rapport voor analyse, overleg en acties en om het HR-beleid bij te sturen
• De organisatie evalueert en verbetert het rapport zelf door te bepalen welke data wel/niet relevant zijn om over te rapporteren
• Het rapport ondersteunt een meer strategische aanpak van HR-uitdagingen.
Tips voor andere gemeenten
- Bouw het rapport stap voor stap op en verbeter elke nieuwe rapportering op basis van leerpunten.
- Bekijk welke HR-data je bestaande softwarepakketten vlot kunnen genereren.
- Voorzie ruimte voor analyse: leg verbanden, geef context en trek conclusies.
- Rapporteer ook aan het college van burgemeester en schepenen, zodat zij zicht krijgen op belangrijke personeelsevoluties.
- Werk met benchmarks om te vergelijken met andere lokale besturen of met het gemiddelde van het Vlaams Gewest.
- Gebruik het rapport als startpunt voor gerichte acties en opvolging.
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.