Sint-Martens-Latem maakt werk van strategische personeelsplanning
Met strategische personeelsplanning kijkt Sint-Martens-Latem vooruit naar de medewerkers die het lokaal bestuur morgen nodig heeft. De gemeente bracht per dienst de huidige bezetting en toekomstige personeelsnoden in kaart. Daarvoor combineerde ze gegevens over werklast, pensioneringen, verloning en benchmarkinformatie. Zo krijgt het politieke niveau onderbouwde scenario’s om keuzes te maken over
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Dorp 1
9830 Sint-Martens-Latem
België
Wat is er gebeurd?
Sint-Martens-Latem maakte een strategische analyse van de personeelsbehoeften. Die toont hoe de personeelsbezetting er vandaag uitziet en welke profielen, expertise en competenties de organisatie in de toekomst nodig heeft. De analyse vertrekt vanuit drie invalshoeken:
- werklast
- pensioneringen
- verloning tegenover verantwoordelijkheden
Voor elke invalshoek bracht Sint-Martens-Latem de toekomstige noden voor de dienstverlening in kaart. Per dienst werkte de organisatie een voorstel voor de personeelsbezetting uit, met een functiebeschrijving en een financiële onderbouwing. De strategische personeelsplanning kijkt verder dan aanwerven, vervangen en bevorderen. Ze bevat ook voorstellen om de interne coördinatie te versterken en verkokering tegen te gaan.
Waarom?
Sint-Martens-Latem wilde op tijd weten welke profielen, expertise en competenties nodig zijn om de organisatiedoelstellingen te halen. De gemeente hield daarbij rekening met de huidige context, de historiek van de diensten, complexere regelgeving, bijkomende opdrachten en de impact op de werklast.
Met deze aanpak wil Sint-Martens-Latem belangrijke risico’s beperken:
- te weinig zicht op huidige en toekomstige personeelsbehoeften, met risico op over- of onderbezetting
- te weinig voorbereiding op uitstroom, zoals pensionering of verloop, waardoor hiaten in de werking ontstaan
- verlies van cruciale kennis en expertise doordat kennis niet structureel geborgd wordt
- beslissingen op basis van foutieve data of rapporten
Het beoogde resultaat
Sint-Martens-Latem combineerde cijfers met kwalitatieve informatie, de historiek en de huidige context van de verschillende diensten. De gemeente gebruikte ook benchmarkinformatie van het Agentschap Binnenlands Bestuur om de eigen personeelssamenstelling en personeelsuitgaven te toetsen.
De organisatie werkte in drie stappen:
- Ze verzamelde data en informatie, ook benchmarkinformatie.
- Ze bracht de context en personeelsbehoeften van de verschillende diensten in kaart.
- Ze analyseerde alle informatie en werkte mogelijke scenario’s uit voor werving, bevordering en andere personeelsbeslissingen in een synthesenota.
Daarnaast formuleerde ze vier initiatieven om de coördinatie binnen de organisatie te versterken:
- rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken, bijvoorbeeld de taken van het managementteam en de afsprakennota
- structurele overlegmomenten opnieuw activeren, zoals het overleg tussen het college en het managementteam
- projectmanagement versterken, met een opfrissing van de afgesproken projectmethodologie
- dienstoverschrijdend overleg structureel inbouwen wanneer dat duidelijk meerwaarde biedt
De succesfactoren
Deze aanpak werkt goed omdat Sint-Martens-Latem de personeelsnoden niet per dienst apart bekijkt, maar samenbrengt op organisatieniveau. De analyse combineert cijfers, kwalitatieve informatie, de context van de diensten en benchmarkgegevens. De voorstellen zijn concreet uitgewerkt met functiebeschrijvingen en een financiële onderbouwing. De organisatie maakt ook zichtbaar wat personeelskeuzes betekenen voor de dienstverlening. Dat helpt het bestuur om onderbouwde beslissingen te nemen. Het managementteam blijft nauw betrokken, waardoor de voorstellen breder gedragen zijn binnen de organisatie.
Tips voor andere gemeenten
- Vertrek niet alleen vanuit afzonderlijke vragen van diensten. Leg op basis van de input van alle diensten en het bestuursakkoord enkele thema’s vast als rode draad. Zo vermijd je dat de nota een lijst met wensen wordt en hou je de focus op de hele organisatie.
- Betrek het managementteam regelmatig en geef duidelijke stand van zaken. Zo versterk je het draagvlak bij alle diensten.
- Maak in de analyse duidelijk wat er verandert voor de werkcapaciteit en de dienstverlening als een functie er wel of niet bijkomt. Dat maakt politieke besluitvorming eenvoudiger.
- Gebruik benchmarkinformatie om je personeelssamenstelling en personeelsuitgaven beter te onderbouwen.
- Werk niet alleen aan personeelsvoorstellen, maar ook aan goede coördinatie. Zo blijft de organisatie dienstoverschrijdend samenwerken.
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.