Magazine Lokaal
Werken aan verbinding, integratie en tolerantie: een evenement mag wel ambitieuzer zijn dan ‘goed weer en veel volk’, zo is te horen van Wevelgem tot Turnhout. Twee bevoorrechte actoren: ‘We moeten op zoek naar die diepere laag om de relevantie van onze evenementen op te krikken.’
Werken aan verbinding, integratie en tolerantie: een evenement mag wel ambitieuzer zijn dan ‘goed weer en veel volk’, zo is te horen van Wevelgem tot Turnhout. Twee bevoorrechte actoren: ‘We moeten op zoek naar die diepere laag om de relevantie van onze evenementen op te krikken.’
‘Reguliere voorstellingen in Cultuurhuis De Warande en de fuiven in de stedelijke fuifzaal zijn daar niet bijgeteld,’ zegt Thomas Peeters, ‘want die zalen worden op zich verhuurd. Neem de fuifzaal: je kan rekenen op fuiven op vrijdag en zaterdag en een evenement van de studenten of een after work party op donderdag, dat is dus soms drie fuiven per week. Het zou onmogelijk en onnodig zijn om telkens aparte vergunningen op te maken. De algemene voorwaarden zijn voor iedereen gelijk. De organisatoren krijgen van mijn collega’s van de jeugddienst een draaiboek voor zo een avond. Dat volstaat (lacht).’
In Wevelgem is evenementencoördinator Sanne Loncke het eerste aanspreekpunt voor de grotere en meer complexe evenementen. Ze werkt al veertien jaar als gemeentelijk ambtenaar. Twee jaar geleden zijn enkele versnipperde functies samen geplaatst in één dienst Vrije Tijd. Volgens Sanne Loncke is het belangrijk ‘die rollen apart te houden zodat je een globaal overzicht blijft behouden. Kostprijs, groepen en gezelschappen boeken, veiligheid, veiligheid, duurzaamheid, je moet als evenementencoördinator tussen al die petjes moeiteloos kunnen wisselen.’
Evenementencafé
Het evenementencafé van de VVSG brengt lokale evenementencoördinatoren en hun partnerorganisaties samen om kennis en ervaringen uit te wisselen. Met oog voor concrete praktijken dragen we bij aan een duurzaam en professioneel evenementenbeleid. Volgende bijeenkomst op 2 april in gaststad Aalst. Meer info: vvsg.be/evenementen of mail naar economie@vvsg.be.
Met zoveel ervaring op de teller ziet Thomas Peeters ‘enerzijds hoe alles in de sector hetzelfde blijft. Mensen en sportclubs en jeugdbewegingen organiseren al sinds mensenheugenis samenkomsten. De aard van het beestje. Anderzijds, een nieuwigheid is dat lokale besturen hoe langer hoe meer evenementen zien als een instrument om bepaalde beleidsopties mee te helpen realiseren. Bijvoorbeeld hier in Turnhout wil het bestuur tijdens deze legislatuur veel inzetten op verbinding, op ontmoeting in de eigen wijk, de eigen buurt met de eigen buren of met nieuwkomers. Je organiseert als stadsbestuur kleine, lokale bijeenkomsten en ook vind ik het altijd weer fijn wanneer mensen zelf zulke verbindende feestjes organiseren en bij ons aankloppen voor steun en expertise.’
De dienst evenementen waarvan Thomas Peeters deel van uitmaakt, is in totaal vijf ambtenaren sterk. Zelf begeleidt hij de grotere evenementen en de evenementen met inbreng van externe organisatoren. Concreet gaat het bijvoorbeeld om de lancering van het nieuwe culturele seizoen in september, het jaarlijkse muziekfestival, wielerwedstrijden. Daarnaast is er een collega die zich vooral met de praktische kant en de logistiek bezig houdt en zijn er ‘twee collega’s die vooral heel veel vergunningen voor kleinere evenementen aanmaken,’ zo legt hij uit.
Kostprijs, groepen en gezelschappen sboeken, veiligheid, veiligheid, duurzaamheid, je moet als evenementencoördinator tussen al die petjes moeiteloos kunnen wisselen.
Risico’s beheersen
Veiligheid is voor het team van Thomas Peeters een rode draad die in de werking is verweven: ‘Ik zou dat niet als een apart aspect bekijken maar als een reflex die bij iedereen aanwezig moet zijn. Dit gezegd zijnde, we hebben wel een coördinator Noodplanning die we delen met Kasterlee’.
In Wevelgem zal Sanne Loncke niet aarzelen om over veiligheid specialisten aan te spreken om hun input te geven. Die resulteert in basisdraaiboeken die ook in andere thema’s van pas komen: ‘Elk jaar hebben we de nieuwjaarsreceptie van het gemeentebestuur. Daarom start ik elk jaar opnieuw vanuit het draaiboek. Ik herbekijk alle tabbladen: zijn er risico’s veranderd in vergelijking met vorig jaar, plaatsen we nog vuurkorven of niet, wat is ons beleid voor herbruikbare bekers, vragen we daar geld voor, en zo verder. Heb je een eenvoudig evenement dat elk jaar terugkeert en er elk jaar ongeveer identiek uit ziet, dan kan je dat draaiboek van vorig jaar zo weer gebruiken. Maar bij nieuwe of complexe evenementen heb je meer tijd en aandacht nodig om het evenement voor te bereiden.
De wielerwedstrijd Gent-Wevelgem is zo een complexer evenement. De organisatie is niet in handen van de gemeente maar van Flanders Classics. Sommige zaken heb ik dan ook helemaal niet in de hand, denk maar aan het parcours. Anderzijds is het belevingsdorp van de koers wél mijn bevoegdheid. Dan moet je nog maatregelen nemen over mobiliteit, veiligheid en dergelijke meer. Dat is een stevige boterham.
In Turnhout zijn ze het ermee eens dat de organisatie van een evenement steeds complexer wordt. Zeker voor organisatoren die naast hun evenement ook nog een voltijdse baan hebben, vraagt de organisatie een stevige portie engagement. Thomas Peeters en zijn collega’s staan dan ook paraat om de externe organisatoren zo goed als mogelijk te helpen en te ondersteunen. De mensen van het lokale bestuur nemen ook heel wat taken op zich: ‘Toezicht van politie en brandweer, de aspecten over milieu, leefbaarheid, verkeersomleidingen, geluidsoverlast. Zeker een groter evenement heeft een enorme impact op het leven in de stad’.
‘Maar we moeten niet zeuren,’ lacht Peeters. ‘Neem een thema als duurzaamheid en de herbruikbare bekers die je de jongste twee jaar zowat overal ontmoet. Als organisator mag je je kop niet in het zand steken. Die nieuwe accenten, zoals die duurzaamheid, dat hoort nu eenmaal bij je verantwoordelijkheid als organisator.’
Sanne Loncke van Wevelgem wijst nog op een compleet onvoorspelbaar struikelblok: de weergoden. Twee zomers geleden sloegen ze fluks toe in Wevelgem, vertelt Sanne Loncke het verhaal: ‘Je kan een dag perfect voorbereiden met een leuk evenement maar van zodra je buitenkomt ben je overgeleverd aan het weer. Zo hadden we in het Sparks-festival de band Les Truttes te gast. Het was een prachtige dag geweest. Maar tijdens het optreden barstte een wolkbreuk los. In een mum van tijd stond het festivalterrein blank. Natuurlijk wilde net op dat moment iedereen zijn herbruikbare drinkbeker afrekenen. Het terrein werd al gauw één modderpoel. Dat was misschien geen ramp (lacht) maar het was toch chaotischer dan ik had voorbereid en bedacht.’
graphix media
Instrument voor promotie en beleid
Thomas Peeters krijgt naar eigen zeggen de indruk dat steeds meer steden en gemeenten hun evenementen gebruiken als instrument voor promotie en citymarketing. Maar aan de kant van de politici worden ook kansen gemist, vindt hij: ‘De politiek ziet niet altijd de opportuniteit om via een slim evenementenbeleid beleidsdoelstellingen te realiseren. Vaak blijft de visie op evenementenbeleid steken op het oppervlakkige niveau van “evenementen zijn leuk en plezierig, een beetje brood en spelen” en de evaluatie blijft al eens beperkt tot “het was mooi weer en er was veel volk. Hoera en tot volgend jaar” (lacht).’
Thomas Peeters breekt een lans om goed na te denken over de rol en doelstelling van de evenementen die we aanbieden. We kunnen evenementen op een hoger niveau tillen en meten ‘of dat publiek nu een positiever beeld heeft over Turnhout? Hebben de Turnhoutenaren hun buren leren kennen? Was het evenement verbindend ook naar nieuwkomers uit andere culturen? In dat soort vragen liggen volgens mij de grootste kansen op winst.
Sanne Loncke in Wevelgem legt de nadruk op samenwerking met de lokale verenigingen: ‘Wij organiseren als gemeentebestuur zelf evenementen maar we investeren ook heel veel energie in de begeleiding en steun aan onze verenigingen. Sinds jaar en dag heeft Wevelgem een rijk verenigingsleven en dat willen we zo houden. We tonen onze verenigingen graag de weg: heb je een draaiboek, wie kan je bellen in geval van nood, kunnen we je helpen met raad en knowhow?’
Voor al zijn collega’s in heel Vlaanderen heeft Thomas Peeters een warme oproep in petto: ‘Op langere termijn kunnen we ons als evenementencoördinator relevanter maken door naar die diepere laag te zoeken en aan te tonen welke evenementen een meerwaarde kunnen zijn in het beleid van de gemeente of stad en waarom het verstandig is om te blijven investeren in evenementenbeleid.’
Op langere termijn maken we ons als evenementencoördinator relevanter door naar de diepere laag te zoeken en aan te tonen welke evenementen een meerwaarde kunnen zijn in het beleid van de gemeente.
Milo Debal
Een sector in beweging
Wat hebben beide coördinatoren opgestoken uit de bevraging van de VVSG en de Karel de Grote Hogeschool? ‘Wat ik leer, is dat de situatie eigenlijk in elke gemeente helemaal anders is,’ zegt Sanne Loncke. ‘Je kan weinig algemene lijnen trekken. Ook in het vocabularium leeft de sector in verregaande diversiteit. Wat in de ene gemeente een sponsordossier heet, is in een andere gemeente een subsidiedossier.
Soms is de taak van de Dienst Evenementen niet veel meer dan het verhuren van feestmateriaal, ergens anders organiseert deze dient zelf evenementen.’ Sanne Loncke heeft nog een tweede les geleerd: ‘Ik ben veertien jaar geleden gestart als gemeentelijk ambtenaar bij de toenmalige Dienst Cultuur. Ik vind dat die in vergelijking met de evenementensector heel gestructureerd en georganiseerd is, zowel op lokaal als op bovenlokaal niveau. Gelukkig bestaat er nu het zesmaandelijkse ‘Evenementencafé’ voor mensen uit de sector.’
Thomas Peeters puurt een heel praktische concrete raad uit de genoemde bevraging: ‘Je kan nu vergelijken tussen gemeenten onderling en op basis daarvan kan elke gemeente de profielen en vaardigheden uittekenen voor een goeie personeelsmix op je Dienst Evenementen. Of hoe het beestje in jouw gemeente ook mag heten (lacht).’ —
Op zoek naar impact
Van de eeuwenoude folkloristisch- religieuze ruiterommegang van Sint-Amelberga in Mater bij Oudenaarde tot het hedendaagse rockwalhalla Rock Werchter: Vlaanderen is een land dat feest en fuift. De lokale besturen antwoorden met ‘professionalisering maar ook met versnippering’.
Volgens cijfers van 2024, en dat zijn vooralsnog de meest recente, vonden er in Vlaanderen niet minder dan — hou u vast aan de takken van de bomen — 235.000 vrijetijds- en cultuurevenementen plaats. Dat enorme aantal herbergt een diversiteit om U tegen te zeggen met kermissen en braderieën, lezingen en muziekoptredens, fuiven en eetfestijnen, theater en dans, festivals en processies, ommegangen en Nieuwjaarsdrinks, traditioneel volksvermaak en literaire happenings.
Bron van dienst is de UiT-databank, waardoor sportevenementen niét in deze cijfers zijn opgenomen. De sector kende een dip tijdens en na de coronacrisis maar is de jongste jaren weer krachtig opgeveerd. Vanzelfsprekend zijn lokale besturen van nabij betrokken bij de vele evenementen. Wanneer ze het evenement al niet zelf organiseren, hebben lokale besturen een vinger in de pap via het beleid van vergunningen, toelatingen, veiligheidsvoorschriften en draaiboeken
Dat evenementenbeleid een beleidsdomein is dat bij lokale besturen vandaag vaak nog onderbelicht is maar toch aan belang wint, blijkt uit een diepgaande bevraging bij lokale besturen over hun evenementenbeleid, waarvoor de VVSG de handen in elkaar sloeg met de Karel de Grote Hogeschool (KdG). Onderzoekers Yana Avramova en Sarah Maes van het Onderzoekscentrum Publieke Impact (KdG) waren al langer op vergelijkbare onderzoeksdomeinen aan de slag, en zijn trouwe deelnemers aan de Evenementencafés van de VVSG, informele bijeenkomsten voor gemeentelijke medewerkers die met evenementenbeleid bezig zijn.
De bevraging van de VVSG en KdG gaat heel breed en probeert zicht te krijgen op hoe steden en gemeenten elk vanuit hun eigen ervaring dat evenementenbeleid vorm geven. De korte samenvatting? Het evenementenbeleid staat in de meeste steden en gemeenten nog in de kinderschoenen. Het is zoeken en tasten, vallen en opstaan voor de meeste gemeenten, zowel administratief als beleidsmatig. Zo gaat een groot deel van de aandacht en energie nog altijd naar de organisatie van een performante dienstverlening, met een toegankelijk evenementenloket.
Hoe kunnen we de maatschappelijke impact van het evenementenbeleid vergroten? We hebben duidelijke kaders nodig waarbinnen we die vraag kunnen stellen.
Onderzoeker Yana Avramova ziet in de bevraging een ‘evolutie naar professionalisering’ maar anderzijds een ‘bijzonder grote versnippering van al wat bij evenementenbeleid komt kijken. Het feit dat er in het bestuur een Dienst Evenementen en een evenementencoördinator is, betekent nog niet dat alles ook binnen die dienst gebeurt. Wie doet wat? Dat is niet altijd even duidelijk. Structureel overleg is nodig. Je ziet soms dat verschillende diensten in de aanloop naar een evenement heel intensief samenwerken maar nadien de evaluatie elk op het eiland van zijn eigen dienst houdt.’
Het meest pregnante pijnpunt volgens de onderzoeker is ‘het gebrek aan duidelijke kaders waarbinnen we de vraag kunnen stellen hoe we de maatschappelijke impact van het evenementenbeleid kunnen vergroten. En in één ruk: hoe omschrijf je het soort impact dat je hoopt te hebben.’
De vraag naar impact spoort naadloos samen met de vraag wie de evenementen organiseert. De idee dat gemeenten de organisatie van evenementen enkel maar moeten overlaten aan privéorganisatoren volgt Yana Avramova niet helemaal: ‘De privésector is een belangrijke partner om bezoekers een heerlijke beleving te bezorgen. Het blijft wel de verantwoordelijkheid van lokale besturen om bij activiteiten op hun grondgebied te streven naar maatschappelijke impact. Een lokaal bestuur moet sterke inspanningen doen op het vlak van duurzaamheid, leefbaarheid, verbinding. Steden en gemeenten kunnen met publieke middelen mensen aantrekken die doorgaans minder deelnemen aan evenementen. Betaalbaarheid bijvoorbeeld, maar ook een inclusieve organisatie van evenementen in het algemeen maakt de publieke ruimte mee tot een aantrekkelijke en leefbare plaats voor iedereen. Een aanbod aan gratis evenementen in stad en gemeente is dan ook een heel belangrijke en soms principiële keuze.’
De publicatie van het eindrapport van de bevraging van het lokale evenementenbeleid door VVSG en KDG wordt later in februari verwacht. De VVSG blijft ook in de toekomst het gemeentelijke evenementenbeleid verder ondersteunen samen met EventFlanders, VLAIO, Event Confederation, Onderzoekscentrum Publieke Impact van KdG en andere partners. _ MP
