Tot 2017 maakten ervaren maatschappelijk werkers nieuwe collega’s wegwijs in Roeselare. Ze deden dat naast hun eigen caseload, wat de combinatie zwaar maakte. Elke buddy legde de werking op zijn eigen manier uit, waardoor de begeleiding minder uniform was.
Omdat het aantal nieuwe medewerkers bleef groeien, koos het bestuur bewust voor een nieuwe aanpak. Er kwam een voltijdse inwerkcoach die instaat voor de onboarding van nieuwe collega’s op de sociale dienst. Zo kreeg de begeleiding en coaching een vaste plaats binnen de werking van het Welzijnshuis.
Onboarding start al voor de eerste werkdag
Nog vóór je eerste werkdag ontvang je een welkomstmail van je inwerkcoach. Daarin staan de planning van je eerste twee weken en de belangrijkste linken naar het draaiboek. Zo weet je meteen waar je aan toe bent. Op je eerste dag maak je kennis met je team en krijg je een rondleiding langs de verschillende diensten. De basis van de belangrijkste computerprogramma’s leer je via interne webinars, die je ook thuis kan bekijken. Vanaf de tweede week start de opbouw van de eigen dossiers en de inhoudelijke coaching.
Samen met de inwerkcoach leer je stapsgewijs werken met wetgeving, software, de sociale kaart, begeleidingstrajecten, gesprekstechnieken en meer. Elke week is er een één-op-éénmoment van anderhalf uur. De caseload groeit geleidelijk, gespreid over zes maanden, en aangepast aan het tempo van de medewerker. Die eerste maanden werken inwerkcoach en diensthoofd nauw samen. Na een half jaar volgt een warme overdracht tijdens een driegesprek met het diensthoofd, de inwerkcoach en de medewerker.
Sterke start, blijvende betrokkenheid
Nieuwe medewerkers geven aan dat ze het onboardingtraject als heel positief ervaren. Uit een recente bevraging blijkt dat ze enthousiast zijn over hun werk en hun plek binnen het Welzijnshuis. Ze delen hun ervaringen graag met anderen en zetten zo de organisatie mee op de kaart.
Die positieve sfeer vertaalt zich in een laag verloop: maatschappelijk werkers blijven meestal lang in dienst. Zo behoudt de organisatie waardevolle kennis en ervaring. De aanpak zorgt dus niet alleen voor een sterke start, maar versterkt ook de motivatie, betrokkenheid en loyaliteit op lange termijn.
Tips voor andere besturen
Werk met één vast aanspreekpunt. Een vertrouwenspersoon helpt nieuwe collega’s om zich veilig te voelen en vragen te durven stellen. Dat is belangrijk in een job die vaak zwaar is en veel vraagt.
Maak informatie vlot toegankelijk. Zorg dat medewerkers altijd weten waar ze terechtkunnen voor praktische en inhoudelijke informatie. Duidelijke draaiboeken en online documenten maken daarin het verschil.
Zorg voor een warm onthaal. Voorzie op de eerste werkdag een goed uitgeruste werkplek, een vlot werkende laptop en een kennismaking met het team. In Roeselare krijgen nieuwe collega’s een teamfoto met namen. Ook is op voorhand afgesproken wie hen ontvangt.
Bouw de caseload geleidelijk op. Start met observatie, voorzie tijd voor opleiding en laat de medewerker stapsgewijs dossiers opnemen. Zo vermijd je overbelasting en creëer je ruimte voor groei en zelfvertrouwen.
Kies op visie, niet alleen op kennis. Medewerkers die aansluiten bij de visie van de organisatie, zijn meer gemotiveerd op lange termijn en dragen sterker bij aan de missie.
Blijven inzetten op welzijn en begeleiding
Het Welzijnshuis bouwt verder op de positieve ervaringen van de voorbije jaren. De structuur, taakverdeling en ruimte voor inspraak zorgen voor een betrokken start. Tegelijk blijft aandacht voor het welzijn van medewerkers cruciaal. Maatschappelijk werk is emotioneel en mentaal belastend. Daarom blijft ook de rol van de inwerkcoach een belangrijke schakel in de ondersteuning van nieuwe collega’s.
