De sociale dienst van Kinrooi telt 14 maatschappelijk werkers. Tot voor kort begonnen nieuwe collega’s zonder duidelijke begeleiding. Ze kregen een bundel met wetgeving en procedures en moesten hun weg zelf zoeken. Voor vragen klopten ze aan bij collega’s. Diensthoofd Kevin Drees kende die aanpak maar al te goed en wilde het anders doen. Toen enkele medewerkers met pensioen gingen, greep hij die kans om een gestructureerd en warm onthaaltraject uit te werken. Zo voelen nieuwe collega’s zich welkom én verbonden met de organisatie.
Onthaaltraject op maat
Samen met de dienst HR werkte de sociale dienst een onboardingtraject uit. In de eerste week maken nieuwe medewerkers kennis met alle diensten van het lokaal bestuur. Ze ontmoeten collega’s persoonlijk en bekijken korte filmpjes over praktische zaken, zoals hoe je ziekte meldt of waar je ICT-ondersteuning vindt. Die filmpjes kunnen ze ook thuis herbekijken.
Persoonlijk contact staat centraal. Collega’s maken écht kennis met elkaar – niet via mail, maar face to face. Zo krijgen nieuwe medewerkers meteen een beter zicht op wie wat doet. Dat helpt om vlotter samen te werken, zeker in een complex regelgevend kader.
Buddy’s vormen het hart van het onthaal
Elke nieuwe medewerker krijgt een buddy: een ervaren collega met complementaire talenten. Iemand die sterk is in wetgeving kan gekoppeld worden aan iemand die handig is met digitale tools. Zo leren ze van elkaar. De buddy laat de nieuwe medewerker meekijken, taken zelf uitvoeren en geeft feedback. Ook het diensthoofd volgt dat op. Er is geen vaste duur, maar gemiddeld duurt dit inwerktraject zo’n drie maanden.
De sociale dienst digitaliseerde de voorbije jaren ook stevig. Dat maakt het hele onthaalproces nu veel vlotter.
Meer betrokkenheid, meer werkplezier
Nieuwe medewerkers voelen zich welkom, veilig en niet overweldigd. Voor bestaande collega’s is het begeleiden van nieuwe mensen een bron van trots. Ze delen hun ervaring en krijgen daar waardering voor terug. Zeker in het maatschappelijk werk, waar erkenning soms uitblijft, geeft dat een boost.
Het diensthoofd ziet het verschil: door verantwoordelijkheid te delen, groeit de betrokkenheid. Het hele team werkt nauwer samen en de efficiëntie stijgt. Medewerkers trekken niet langer hun eigen plan, maar vinden elkaar makkelijker.
Tips voor andere besturen
Geef tijd en rust. Overlaad nieuwe medewerkers niet met documenten.
Kies de juiste buddy’s. Let op talenten en complementariteit.
Kies voor persoonlijk contact. Een gesprek doet meer dan een e-mail.
Voorzie ruimte voor begeleiding. Dat rendeert op lange termijn.
Onboarding ook voor andere diensten
De gemeente wil het onthaaltraject uitbreiden naar andere diensten. Onboarding is geen extraatje, maar een investering in retentie en aantrekkelijkheid als werkgever. Een goede start legt de basis voor loyale en goed ingewerkte medewerkers.
