Tijdens de zomermaanden sluiten veel (bouw)bedrijven collectief de deuren. De precieze periodes verschillen naargelang de regio, provincie of het arrondissement en worden jaarlijks vastgelegd. Hoewel deze bouwverlofregelingen niet verplicht zijn, volgen veel ondernemingen ze wel. De meeste sluitingsperiodes vallen tussen 1 juli en 15 augustus. Hou daar rekening mee bij je offertes.
Vermijd onbedoeld kortere indieningstermijnen
Wanneer een opdracht vlak voor of tijdens het bouwverlof wordt gepubliceerd, kan dat de effectieve tijd voor ondernemingen om een offerte voor te bereiden aanzienlijk verkorten.
Vooral bij opdrachten met korte indieningstermijnen kan dit ertoe leiden dat minder ondernemingen deelnemen of dat de kwaliteit van de offertes onder druk komt te staan.
Ook bij verzoeken om een verantwoording van een mogelijk abnormale prijs of kost kunnen problemen ontstaan. Ondernemingen beschikken daarvoor in principe over twaalf kalenderdagen. Tijdens een collectieve sluiting is het niet altijd haalbaar om binnen die termijn een volledig antwoord te bezorgen.
Voorzie voldoende tijd
In 2019 stelde de Commissie voor de Overheidsopdrachten daarom een advies(opent nieuw venster) op om aanbesteders aan te sporen om tijdens de zomerperiode voldoende ruime termijnen te voorzien.
Valt de uiterste datum voor het indienen van kandidaturen of offertes tussen 1 juli en 15 augustus, dan is het aangewezen om de termijn te verlengen. Wat een redelijke termijn is, hangt af van de aard en de complexiteit van de opdracht, de publicatiedatum en de tijd die ondernemingen nodig hebben om een kwalitatieve offerte op te stellen.
De Commissie herinnert eraan dat de termijnen die de wetgeving inzake overheidsopdrachten voorschrijft, minimumtermijnen zijn. Aanbesteders kunnen deze termijnen verlengen wanneer de omstandigheden dat vereisen.
Ook voor prijsverantwoordingen
Hetzelfde aandachtspunt geldt wanneer je een inschrijver vraagt om een prijs of kost te verantwoorden. Hou bij het bepalen van de antwoordtermijn rekening met eventuele collectieve sluitingen in de betreffende sector.
Door voldoende tijd te voorzien, vergroot je de kans op kwalitatieve offertes en een gezonde mededinging. Dat komt zowel de aanbestedende overheid als de ondernemingen ten goede.
