West Wave Westhoek

WestWaveWesthoek brengt 17 lokale besturen samen in een unieke, structurele samenwerking rond digitale transformatie. Samen legden ze een meerjarenprogramma vast dat focust op vier pijlers: dienstverlening, digitale maturiteit, digitale infrastructuur en data. Met de steun van EFRO, FIO en de provincie West-Vlaanderen startten ze acht regionale projecten, aangevuld met twee innovatieve extra projecten. Vijf algemeen directeurs en een business analist nemen de rol van wave makers op.

De vier pijlers

• Dienstverlening – Focus op klantgerichte, toegankelijke, digitale en fysieke dienstverlening.
• Digitale maturiteit – Groeien in kennis, vaardigheden en werkmethodes bij medewerkers.
• Digitale infrastructuur – Efficiënter samenwerken door gedeelde ICT‑ondersteuning en veilige, uniforme systemen.
• Data – Meerwaarde creëren door datagedreven werken en gedeelde inzichten.

De huidige projecten 

• Opmaak van een lokale subsidiemanager

  We bieden een helder overzicht van het subsidieaanbod en maken het makkelijker voor burgers en verenigingen om subsidies aan te vragen en efficiënter voor onze medewerkers om de aanvragen te verwerken. Waar mogelijk voorzien we automatische toekenning van subsidies zonder te veel administratieve rompslomp.

• Voorzien van een intergemeentelijk centraal zoek- en inschrijfplatform voor buitenschoolse opvang en activiteiten

  We ontzorgen ouders in hun zoektocht naar buitenschoolse opvang voor hun kinderen door het realiseren van een centraal zoek- en inschrijfplatform over de Westhoekgemeentegrenzen heen. We zorgen voor minder fragmentatie en meer diversiteit in het activiteitenaanbod.

• Versterken digitale zelfredzaamheid van onze medewerkers

  Zo bevorderen we digitale innovatie voor onze medewerkers en voor onze klanten.

• Implementeren van een geautomatiseerd on-, cross- en offboarding proces voor medewerkers

  We geven nieuwe medewerkers een professioneel onthaal met directe toegang tot software en materiaal die nodig is voor hun job of wanneer intern een nieuwe uitdaging wordt aangegaan. Bij vertrek sluiten we geautomatiseerd toegangen af.

• Opmaak van een businessanalyse voor het fysiek samenbrengen van serverinfrastructuur

  We verwerven inzichten in de financiële en inhoudelijke returns en mogelijke bundeling van expertise waarna we gefundeerd kunnen beslissen om dit al dan niet uit te voeren.

• Invoeren van servicemanagement at your service voor IT-diensten

  Om de overload aan vragen behapbaar te maken voor helpdeskmedewerkers zorgen we voor een juiste en gestandaardiseerde prioritering. We bepalen correcte doorlooptijden en duidelijke beslissingsboom. Deze methodiek kan in verdere projecten uitgerold worden voor bijvoorbeeld de opvolging van meldingen van burgers.

• Ontwikkelen van dashboards als opstap naar datagedreven beleid

  We starten met dashboards voor financiën en voor personeel. Zo kunnen er beslissingen genomen worden op basis van data waarbij het beleid transparant gemaakt wordt en data toegankelijk wordt voor burgers en medewerkers.

• Automatiseren toekenning lokale toelagen

  Met behulp van gegevens uit het Groeipakket kunnen de gemeenten automatisch en proactief lokale toelagen en andere gezinsvoordelen toekennen. Gezinnen hoeven geen formulieren meer in te vullen of dezelfde informatie herhaaldelijk aan te leveren. De administratie wordt geautomatiseerd, waardoor de toekenning sneller en efficiënter verloopt en meer gezinnen tijdig de ondersteuning ontvangen.

• Afhaalautomaat voor documenten en materiaal

  Via een afhaalautomaat kunnen burgers 24 uur per dag documenten en materialen – zoals rijbewijzen, eerste internationale paspoorten, sleutels van gemeenschapszalen, klein feestmateriaal of parkeerverbodsborden, enzovoort – op elk gewenst moment buiten de reguliere kantooruren ophalen. Hierdoor hebben zij onbeperkte toegang tot deze diensten, zonder afhankelijk te zijn van vaste openingstijden.

• Mobiel loket

  De Mobio‑Kit werd succesvol getest als mobiel loket waarmee burgers op locatie identiteits- en verblijfsdocumenten kunnen aanvragen of vernieuwen . Na deze testfase worden deze Mobio-kits gedeeld om in heel de regio flexibel ingezet te kunnen worden voor tijdelijke extra dienstverlening op verplaatsing. Daarnaast dient de Mobio‑Kit ook als back‑upoplossing bij noodsituaties zoals rampen, storingen of cyberaanvallen, zodat basisdienstverlening altijd kan doorgaan.