SHIFT: samen digitale transformatie waarmaken in Zuid-West-Vlaanderen
Dertien gemeenten en steden in Zuid-West-Vlaanderen slaan de handen in elkaar met intercommunales, hogeschool en bedrijven. Met SHIFT zetten ze een grootschalig traject op om hun dienstverlening, infrastructuur en digitale maturiteit te versterken.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Marktstraat 29
8530 Harelbeke
België
Wat is er gebeurd?
De regio Zuid-West-Vlaanderen lanceerde SHIFT, een programma waarin lokale besturen samenwerken aan digitale transformatie. De algemeen directeurs kiezen bewust om digitalisering niet alleen in te zetten voor een betere dienstverlening, maar ook om dit samen te doen. Digitale transformatie draait om mensen, technologie, processen en strategie. Daarom werkt SHIFT via vijf ateliers.
Dynamiek van dienstverlening: aan de hand van specifieke cases werden medewerkers meegenomen in de digitale transformatie. De 2 cases leveren meteen ook een meerwaarde op voor de burger.
- Case digitaal tekenen en verzenden naar e-box van burgers en ondernemingen. Bij 13 besturen werden de nodige stappen gezet om interne documenten digitaal te kunnen ondertekenen EN te versturen naar de e-box van burgers en ondernemingen. Aan de hand van de coördinatie via SHIFT werd een regionaal netwerk opgezet en werden de nodige koppelingen gelegd om automatisatie mogelijk te maken.
- Case regionaal meldpunt aan de hand van de gemeente/stads app. 10 besturen lanceren de stad/gemeente app gebouwd op mijn burgerprofiel. SHIFT ondersteunt hen met kennis, netwerk en expertise, en zorgt voor een vlot werkend meldingssysteem achter de schermen.
De mens in digitale transformatie: SHIFT startte een ambitieus opleidingsplan voor meer dan 4000 medewerkers en mandatarissen. De partners bundelen kennis, middelen en expertise om samen sneller vooruitgang te boeken.
Delen wie we hebben: Samenwerken biedt ook kansen om schaarse capaciteit te delen. Binnen SHIFT vormen besturen samen een gedeeld DPO/CISO-team (gegevens- en informatiebeveiliging) en een digitaal archiefteam. Er ligt een samenwerkingsovereenkomst klaar om ook IT-experten flexibeler in te zetten. Daarnaast groeit de ambitie om één gezamenlijke IT-servicedesk uit te bouwen.
Delen wat we hebben: Een gedeelde digitale infrastructuur versterkt elk bestuur. SHIFT onderzocht hoe de regio de connectiviteit (zoals glasvezel en servers) optimaal kan organiseren. Besturen krijgen daarbij gerichte begeleiding. Ook data worden gedeeld. Een gezamenlijk datawarehouse geeft inzicht in thema’s zoals burgerzaken, dienstverlening, financiën, HR, mobiliteit, klimaat en energie. Een gedeelde data-expert ondersteunt besturen om hiermee effectief aan de slag te gaan.
Naar een toekomstgerichte organisatie: Wat zijn de uitdagingen voor de toekomst? SHIFT bracht ze in kaart via gesprekken en workshops met beleidsmedewerkers en administraties. In overleg met algemeen directeurs en burgemeesters onderzoekt de regio hoe besturen samen deze uitdagingen kunnen aanpakken.
Waarom?
Individuele gemeenten botsen op financiële en personele grenzen. Door samenwerking kunnen ze middelen bundelen, standaarden ontwikkelen en gezamenlijke trajecten opzetten. Zo garanderen ze toekomstgerichte, nabije en toegankelijke dienstverlening voor alle inwoners.
Het beoogde resultaat
Wat het project reeds realiseerde en wat nog op de planning staat, ontdekt je in de bijgevoegde poster.
Wat waren de uitdagingen?
- Als openbaar bestuur relevant blijven in een gedigitaliseerde maatschappij door te innoveren en in te spelen op technologische ontwikkelingen.
- Als openbaar bestuur voldoen aan de hybride wensen van burgers door zowel fysieke als digitale dienstverlening aan te bieden.
- Een wendbare organisatie worden zodat nieuwe technologieën kunnen omarmd worden en effectieve implementatie in dienstverleningsprocessen mogelijk is.
- Capaciteit delen binnen de digitale dimensie van de stad of gemeente, waardoor middelen efficiënter worden benut.
- Business en IT beter laten samenwerken door duidelijke communicatie en gezamenlijke doelstellingen te formuleren.
- Digitaal leiderschap inzetten om richting te geven aan digitale transformatie en innovatie.
De succesfactoren
- Duidelijke doelstellingen en sense of urgency: SHIFT benadrukt het belang van heldere doelen voor alle betrokkenen—management, bestuur en medewerkers. Door de urgentie van digitale transformatie te onderbouwen met cijfers en situatieschetsen, ontstaat draagvlak en betrokkenheid.
- User adoption, communicatie en opleiding
Een gefaseerde aanpak van opleiding en coaching—voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers—is cruciaal. SHIFT zet in op laagdrempelige communicatiekanalen zoals intranet, onboarding en coaching om digitale vaardigheden te versterken. - Regionale samenwerking en kennisdeling
SHIFT faciliteert samenwerking tussen lokale besturen en stimuleert het delen van goede praktijken. Dit gebeurt via workshops, gezamenlijke infrastructuur- en dataprojecten en het poolen van medewerkers binnen IT/DPO/CISO. - Co-creatie en gebruikersgericht ontwerp: SHIFT kiest resoluut voor een aanpak waarbij eindgebruikers centraal staan. Via co-creatie met lokale besturen en burgers worden oplossingen ontwikkeld die écht werken in de praktijk. Dit is zichtbaar in projecten zoals het regionaal meldpunt, waar workshops en service-design methodieken worden ingezet om samen met stakeholders tot gedragen oplossingen te komen.
- Coalition of the willing: SHIFT werkt met besturen die zelf vragende partij zijn en openstaan voor verandering. Door te starten met gemotiveerde diensten/organisaties, wordt het succes zichtbaar en groeit het enthousiasme bij anderen om zich ook aan te sluiten.
Tips voor andere gemeenten
- Start met een gedragen visie ontwikkeld door algemeen directeurs en sleutelspelers. Een algemeen directeur als trekker is handig.
- We doen allemaal hetzelfde, laat ons de krachten bundelen.
- Zorg dat de visie ook gedragen wordt door de beleidsmakers. Idealiter is er een politiek gewicht dat het project mee ondersteund en uitdraagt.
- Werk met de coalition of the willing. Begin met besturen die zelf vragende partij zijn en bereid zijn om te experimenteren. Dit zorgt voor snelle successen en creëert enthousiasme bij andere gemeenten. SHIFT gebruikte deze aanpak om stapsgewijs draagvlak op te bouwen.
- Zorg voor een flexibel samenwerkingsmodel: Laat elk lokaal bestuur zelf kiezen welke kernactiviteiten relevant zijn en wanneer ze willen instappen. SHIFT biedt een gelaagd model dat rekening houdt met verschillende snelheden en noden van besturen.
- Investeer in communicatie en kennisdeling.
- Veranker digitale transformatie in de organisatiecultuur. SHIFT combineerde opleidingen, inspiratiesessies en digitale zelfscans om medewerkers mee te krijgen. Een cultuur van leren en experimenteren werd actief gestimuleerd, met aandacht voor e-inclusie en digitale maturiteit.
- Een kleine stap, maar één met grote winst is elkaar te leren kennen. Mensen van eenzelfde diensten vanuit andere lokale besturen leerden elkaar kennen op onze gezamenlijke opleidingen. Door deze kennismaking zal men sneller afstemmen over processen.
- Inspireren en bewustmaken ifv digitale transformatie op alle niveau’s is nodig. Dit neemt heelt wat tijd in beslag, maar zorgt voor snellere adoptie. Het project start op deze manier wat trager op, maar zal meer impact maken.
- Samenwerken is niet altijd rozengeur en maneschijn. Compromissen zorgen ervoor dat niemand tevreden is. Sommige zaken zijn beter op een lokale schaal dan op een regionale schaal. Kijk steeds naar de doelstelling en de impact van wat je wil bereiken vooraleer de schaal te bepalen.
Algemeen contact
Afbeeldingen
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.