QR-codes dynamisch beheren met de toolkit van Gent
De QR-code toolkit is een flexibel en open source systeem waarmee je alle QR-codes in de stad centraal beheert. Zo behoud je de controle over QR-codes in verschillende projecten en diensten en kan je de bijbehorende acties op elk moment aanpassen.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Woodrow Wilsonplein 1
9000 Gent
België
Wat is er gebeurd?
QR-codes als laagdrempelige schakel tussen stad en burger
Een QR-code is een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en contactloze manier om data te verzamelen, acties uit te voeren en publieke dienstverlening aan te bieden. Net zoals betalen met een QR-code vlotter verloopt dan een bankoverschrijving, kan een stad QR-codes inzetten als alternatief voor verschillende handelingen in de openbare ruimte. Denk bijvoorbeeld aan straatmeubilair dat fungeert als een ‘touchpoint’ tussen burger en stad.
Eén centrale toolkit voor QR-codebeheer
De QR-code toolkit is een flexibel en open source basissysteem waarmee je alle QR-codes in de stad centraal beheert. Dankzij een gebruiksvriendelijke beheerwebsite en uitgebreide API’s kan je onbeperkt QR-codes aanmaken en inzetten. Van eenvoudige codes die naar een webpagina leiden tot grote hoeveelheden unieke codes binnen stadsapplicaties: je behoudt controle, overzicht en efficiëntie en voorkomt een wildgroei aan QR-codes.
Met de toolkit kan je QR-codes koppelen aan stadsbezit, objecten, documenten en andere entiteiten. Deze codes kunnen flexibel gelinkt worden aan websites, databronnen en andere systemen. Dit maakt tal van toepassingen mogelijk, zoals meldingen doorgeven of check-ins registreren. Je kan QR-codes zowel zelfstandig inzetten als integreren in bestaande apps. Het systeem laat zelfs toe om meerdere doelgroepen en toepassingen in één QR-code te combineren, zoals stadsmedewerkers en burgers.
Een groot voordeel is dat QR-codes die met deze toolkit worden gegenereerd nooit vervangen moeten worden. Zelfs bij wijzigingen of uitbreidingen van applicaties en websites blijven ze bruikbaar.
QR-codes in de praktijk
De stad Gent heeft deze toepassing zelf ontwikkeld en operationeel gemaakt. De QR-code toolkit wordt al breed ingezet door verschillende stadsdiensten:
- Wegen, Bruggen en Waterlopen: QR-codes worden gebruikt om dagverslagen bij onderhoudstaken bij te houden en gegevens over materialen en materieel te verzamelen.
- Toerisme: Via QR-codes worden bezoekers bevraagd over hun verblijf in Gent, onder andere in hotels, bij toeristische infopunten en langs de toeristische bewegwijzering.
- Interne Preventie: QR-codes maken het mogelijk om contactgegevens te registreren bij het betreden van gebouwen (contact tracing) en veiligheidsfiches van risicovolle machines te raadplegen.
- Facility Management: Medewerkers kunnen zitplaatsen in kantoorgebouwen reserveren via een QR-code.
Waarom?
Administratie, digitalisering en e-dienstverlening
- Efficiëntere gegevensverzameling: Het digitaliseren van processen rond materialen, voorraden en materieel biedt veel potentieel. Minder administratieve overhead en papierverbruik blijven daarbij belangrijke doelen.
- Gebruiksvriendelijkere dienstverlening: De interactie tussen burgers en publieke diensten kan nog eenvoudiger, digitaler en met minder stappen. Minder kliks en frictie zorgen voor een betere gebruikerservaring.
QR-codes: uitdagingen en oplossingen
De QR-code toolkit speelt in op een aantal beperkingen van traditionele QR-codes:
- Beperkte flexibiliteit: Vaak kan je de eindbestemming of het gedrag van een QR-code niet wijzigen na het aanmaken. Dit maakt aanpassingen lastig.
- Verouderde links: QR-codes raken snel in onbruik als ze verwijzen naar verouderde bestemmingen of systemen, terwijl applicaties en websites voortdurend evolueren.
- Beperkte inzetbaarheid: QR-codes worden traditioneel voor één specifiek doel of app gebruikt. Dit botst met een flexibele ‘service design’-aanpak, waarbij je steeds nieuwe toepassingen wil verkennen en combineren.
Het beoogde resultaat
Dankzij internationale samenwerking groeide het concept van een eerste idee tot een volwaardige IT-oplossing. Via meerdere prototype-, test- en validatiecycli werd de tool verfijnd en opgeschaald binnen de IT-applicatieportfolio van de stad.
De QR-code toolkit is nu beschikbaar voor alle stadsmedewerkers en de onderliggende technologie is voorbereid op integratie in zowel bestaande als toekomstige applicaties.
Midden 2024 maakten al zo’n 25 stadsdiensten gebruik van de toolkit.
Wat waren de uitdagingen?
- Brede inzetbaarheid, lange termijnwinst
De QR-code toolkit is een veelzijdige ‘meta’-tool die niet aan één specifieke uitdaging is gekoppeld. De initiële investering in de basistechnologie kan per individuele use case misschien niet altijd gerechtvaardigd lijken. Op lange termijn zorgt de tool echter voor besparingen door arbeidsintensieve processen te vermijden en door de voordelen van centralisatie, hergebruik en innovatie te benutten. - De juiste IT-partner kiezen
Om de technologie optimaal te benutten, is het cruciaal dat je IT-partner vertrouwd is met de juiste platformen en standaarden. Dit kan eenvoudig worden geëvalueerd via een korte analyse van de open programmeercode en de vereistenlijst(opent nieuw venster). - Interoperabiliteit als sleutel tot succes
De toolkit biedt een gebruiksvriendelijke oplossing voor QR-codes, maar integratie met andere systemen kan complex zijn. Daarom is het essentieel om samen te werken met IT-partners die standaarden ondersteunen. Stad Gent hecht veel belang aan open en koppelbare systemen en werkt in dit kader samen met gespecialiseerde partners zoals OASC (Open & Agile Smart Cities) en VLOCA. Zij bieden aanbevelingen voor de ‘open city architectuur’ van de toekomst en zorgen ervoor dat de technologie breed inzetbaar blijft.
De succesfactoren
QR-codes als slimme en kostenefficiënte oplossing
- Fysieke objecten slim maken zonder hoge kosten
QR-codes bieden een toegankelijk alternatief om fysieke objecten ‘smart’ te maken, zonder de hoge kosten en het onderhoud van honderden of zelfs duizenden sensoren. In combinatie met de smartphone van een gebruiker fungeren QR-codes bovendien als een soort sensor die waardevolle data kan toevoegen aan IoT-systemen. - Flexibiliteit door dynamische QR-codes
Dankzij dynamische QR-codes kan softwareontwikkeling op een flexibele en ‘agile’ manier verlopen. De stad vermijdt zo tijdrovende en arbeidsintensieve vervangingsrondes van QR-codes bij wijzigingen aan applicaties of systemen. - Lessen uit samenwerking en hergebruik
Het hergebruiken van applicaties tussen steden blijkt in de praktijk minder eenvoudig dan op papier. Dankzij dit project verzamelt Gent waardevolle inzichten over het gebruik van open source licenties en ontwikkelingsmodellen in een overheidscontext. De Deense stad Aarhus(opent nieuw venster) heeft de door Gent ontwikkelde QR-code toolkit inmiddels ook in gebruik genomen, wat een belangrijke stap is in internationale samenwerking en kennisdeling.
Tips voor andere gemeenten
- Een generieke opstartversie voor steden
De basisversie van de tool is open beschikbaar gesteld. We hebben een algemeen stappenplan(opent nieuw venster) uitgewerkt waarmee steden, samen met een IT-partner, de applicatie kunnen repliceren en integreren in hun werking. - Proactief QR-codes aanbrengen bij nieuwe assets
Het moment van bulklevering in magazijnen is ideaal om objecten meteen van unieke QR-codes te voorzien. Met de tool kan dit al proactief gebeuren, nog voordat de precieze toepassingen van de QR-codes zijn bepaald. - Ruimte voor experiment en opschaling
De tool is perfect geschikt voor kleine, snelle experimenten. Bij succes kunnen deze uitgroeien tot een proof-of-concept, vervolgens opgeschaald worden naar een pilootproject en uiteindelijk in productie gaan.
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.