Lokaal bestuur Temse ontwikkelde een organisatiebreed onthaal- en onboardingbeleid
Lokaal Bestuur Temse ontwikkelde een organisatiebreed onthaal- en onboardingbeleid voor nieuwe medewerkers. Zo vinden zij sneller hun weg in de organisatie en voelen ze zich vanaf de eerste werkdag betrokken. Leidinggevenden krijgen ondersteuning om nieuwe collega’s goed en op een uniforme manier in te werken. Zo versterkt Temse de medewerkerservaring en duurzame integratie.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Frans Boelplein 1
9140 Temse
België
Wat is er gebeurd?
Lokaal Bestuur Temse ontwikkelde een organisatiebreed onthaal- en onboardingbeleid voor nieuwe medewerkers. Zo krijgen zij vanaf hun eerste werkdag een warm, gestructureerd en professioneel onthaal.
Nieuwe medewerkers vinden sneller hun weg in de organisatie en voelen zich van bij de start meer betrokken. Tegelijk krijgen leidinggevenden ondersteuning om elke nieuwe collega op een kwaliteitsvolle en uniforme manier in te werken.
Temse ziet onboarding als een continu proces. Zo wil het lokaal bestuur nieuwe collega's duurzaam integreren, hun medewerkerservaring versterken en ervoor zorgen dat ze langer aan boord blijven.
Waarom?
Voor de start van dit project verschilde het onthaal van dienst tot dienst. De kwaliteit hing daardoor sterk af van de leidinggevende of de dienst. Lokaal Bestuur Temse koos daarom voor één organisatiebrede aanpak. Die ondersteunt leidinggevenden, verbetert de ervaring van nieuwe medewerkers en versterkt Temse als werkgever. Zo wil het lokaal bestuur ook de medewerkerstevredenheid verhogen en het personeelsverloop beperken.
Het beoogde resultaat
Een multidisciplinair projectteam ontwikkelde het onboardingbeleid. In het team zaten medewerkers van HR en Communicatie, medewerkers met verschillende functies en leidinggevenden. Samen analyseerden ze eerst het bestaande onthaalproces en de noden van de verschillende diensten.
Op basis van die analyse bepaalde het team verbeteracties. Die vertaalde het naar concrete hulpmiddelen en duidelijke afspraken. De organisatie voerde de nieuwe instrumenten vervolgens breed in.
Zo beschikken leidinggevenden over een duidelijke en uniforme leidraad om nieuwe medewerkers goed en consequent te onthalen en te begeleiden.
Het team verzamelt regelmatig feedback en evalueert het beleid. Zo blijft het onboardingbeleid mee evolueren met nieuwe inzichten en veranderingen binnen de organisatie.
Wat waren de uitdagingen?
- De verschillende verwachtingen, werkwijzen en behoeften van de diensten op elkaar afstemmen.
- Zorgen voor een vlotte samenwerking en tijdige informatie-uitwisseling tussen HR, IT, Facility, Communicatie en de operationele diensten.
- Het projectteam ondersteunen bij projectmatig werken, met extra aandacht voor planning, rolverdeling en opvolging.
- Het projectwerk combineren met de dagelijkse taken en de beschikbare personeelscapaciteit.
- De onthaalbrochure, checklists, procedures en digitale informatie actueel houden, zodat nieuwe medewerkers altijd correcte en relevante informatie krijgen.
- De digitale hulpmiddelen voor onboarding, zoals het intranet, aanpassen aan veranderingen in de digitale werkomgeving.
- Het onboardingbeleid stevig verankeren in de organisatiecultuur, zodat het een continu verbeterproces blijft en geen eenmalig project.
De succesfactoren
- HR, Communicatie, leidinggevenden en ondersteunende diensten werken nauw samen.
- Duidelijke afspraken en een heldere structuur sturen het volledige onboardingtraject.
- Het onboardingbeleid besteedt aandacht aan zowel de praktische als de sociale integratie van nieuwe medewerkers.
- Verschillende diensten werken actief mee aan de ontwikkeling en invoering van het beleid.
- De organisatiewaarden en -cultuur vormen de rode draad doorheen het volledige onboardingproces.
- Regelmatige evaluatie, feedback en bijsturing houden het onboardingbeleid actueel en duurzaam.
Tips voor andere gemeenten
- Vertrek vanuit een duidelijke visie op onboarding en beschouw het als een strategisch HR-proces in plaats van een administratief onthaalmoment.
- Betrek leidinggevenden en ondersteunende diensten vanaf de start van het project om voldoende draagvlak te creëren.
- Ontwikkel praktische hulpmiddelen, zoals een onboardingchecklist, een tijdslijn en standaarddocumenten die allen onmiddellijk kunnen gebruiken.
- Besteed evenveel aandacht aan de sociale integratie, organisatiecultuur en teamverbondenheid als aan de administratieve en praktische aspecten.
- Evalueer het onboardingproces op vaste momenten en verzamel systematisch feedback van nieuwe medewerkers en leidinggevenden om het proces blijvend te verbeteren.
- Zorg ervoor dat het onboardingbeleid een dynamisch instrument blijft dat meegroeit met de organisatie, digitalisering en veranderende HR-behoeften
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.