Digicoaches als motor voor digitale verandering
Digitalisering vraagt meer dan nieuwe software of toepassingen. Ze vraagt medewerkers die mee zijn in het verhaal. Stad Hoogstraten koos daarom niet voor een eenmalig opleidingsaanbod, maar voor een duurzame aanpak. Via een behoeftenonderzoek en een train-the-trainertraject bouwde de stad een intern netwerk van digicoaches uit: collega's die collega's ondersteunen en zo de digitale transformatie v
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Vrijheid 149
2320 Hoogstraten
België
Wat is er gebeurd?
Toen Stad Hoogstraten haar digitale ambities verder wilde realiseren, groeide al snel het besef dat technologie alleen niet volstaat. Een digitale organisatie begint bij medewerkers die zich voldoende zeker voelen om nieuwe toepassingen te gebruiken en veranderingen mee te dragen.
In plaats van onmiddellijk een uitgebreid opleidingsaanbod uit te rollen, koos de stad ervoor om eerst goed te luisteren. Via een organisatiebrede bevraging en verschillende focusgroepen werd onderzocht hoe medewerkers vandaag omgaan met digitalisering, welke vaardigheden ze al bezitten en waar ze ondersteuning nodig hebben. Ook hun houding tegenover digitale verandering kwam uitgebreid aan bod.
De resultaten vormden de basis voor de volgende stap. Uit de gesprekken bleek dat collega's vooral nood hadden aan een vertrouwd aanspreekpunt binnen hun eigen werkomgeving. Zo ontstond het idee om een netwerk van digicoaches uit te bouwen.
Via een interne oproep engageerden tien medewerkers zich vrijwillig om deze rol op te nemen. Zij volgden een train-the-trainertraject waarin ze niet alleen hun digitale kennis versterkten, maar ook leerden hoe ze collega's kunnen begeleiden, motiveren en ondersteunen. Vandaag combineren ze deze rol met hun reguliere functie en helpen ze collega's met allerlei digitale vragen, groot en klein.
De digicoaches zorgen ervoor dat hulp dichtbij is. Medewerkers hoeven niet meteen een ICT-ticket aan te maken, maar kunnen eerst terecht bij een collega die hun dagelijkse werking kent. Daardoor worden veel vragen sneller opgelost en groeit tegelijk het digitale vertrouwen binnen de organisatie.
Waarom?
Tijdens de vorige legislatuur sprak Stad Hoogstraten duidelijke ambities uit om haar dienstverlening verder te digitaliseren. De coronaperiode maakte bovendien duidelijk hoe belangrijk digitale vaardigheden zijn, zowel voor medewerkers als voor de continuïteit van de dienstverlening.
Aanvankelijk dacht de stad aan een klassiek opleidingsaanbod of een reeks digitale workshops. In gesprekken met verschillende partners groeide echter het inzicht dat dergelijke initiatieven vaak slechts een tijdelijke impuls geven. Zonder opvolging verdwijnen veel inzichten opnieuw naar de achtergrond.
Daarom koos Hoogstraten bewust voor een duurzame aanpak. Door eerst de noden van medewerkers in kaart te brengen en vervolgens interne digicoaches op te leiden, investeert de stad niet alleen in kennis, maar ook in een lerende organisatie. Collega's helpen elkaar, kennis blijft aanwezig binnen de organisatie en digitale ondersteuning wordt een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse werking.
Het beoogde resultaat
- De stad beschikt vandaag over een netwerk van tien digicoaches verspreid over de organisatie.
- Medewerkers vinden sneller ondersteuning bij digitale vragen.
- Digitale kennis blijft niet langer beperkt tot ICT, maar wordt gedeeld binnen de teams.
- De organisatie bouwt stap voor stap aan een duurzame leercultuur waarin collega's elkaar versterken.
- Hoogstraten blijft investeren in de verdere uitbouw en zichtbaarheid van het digicoachnetwerk zodat het een blijvende plaats krijgt binnen de organisatie.
Wat waren de uitdagingen?
- Een partner vinden die zowel het behoeftenonderzoek als het opleidingstraject kwalitatief kon ondersteunen.
- Voldoende draagvlak creëren bij leidinggevenden en management zodat het traject breed gedragen werd.
- Omgaan met bevragingsmoeheid bij medewerkers tijdens het onderzoek.
- Rekening houden met het verschil tussen hoe medewerkers hun digitale vaardigheden inschatten en wat ze effectief beheersen.
- De rol van de digicoaches zichtbaar houden, zodat collega's hen blijven vinden.
- Ook medewerkers met weinig administratieve of computergebonden taken bereiken, aangezien net zij vaak extra ondersteuning nodig hebben.
De succesfactoren
- Eerst luisteren naar de noden van medewerkers en pas daarna acties uitwerken.
- Een kwalitatief train-the-trainertraject met ruimte voor praktijk, coaching en nazorg.
- Enthousiaste collega's die zich vrijwillig engageerden als digicoach.
- Leren uit eerdere digitaliseringsprojecten waarbij ondersteuning soms ontbrak.
- Een laagdrempelig netwerk van collega's dat dicht bij de werkvloer staat.
- De combinatie van structurele ondersteuning en dagelijkse praktijkervaring.
Tips voor andere gemeenten
- Investeer eerst in een behoeftenonderzoek voordat je opleidingen organiseert.
- Bouw aan een duurzaam netwerk van interne ambassadeurs in plaats van uitsluitend externe opleidingen aan te bieden.
- Zorg vanaf het begin voor een breed draagvlak bij management en leidinggevenden.
- Maak duidelijke afspraken over de rol, het mandaat en de tijdsinvestering van digicoaches.
- Geef digicoaches voldoende ondersteuning, waardering en kansen om kennis uit te wisselen.
- Besteed extra aandacht aan medewerkers die minder vaak met digitale toepassingen werken; net zij hebben vaak de grootste leernoden.
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.