Dendermonde gaat voor verbindende feedback binnen sterke teams
Verbindende feedback helpt teams om samen te groeien. Medewerkers krijgen feedback vanuit verschillende perspectieven en maken afspraken over samenwerking, verantwoordelijkheid en ontwikkeling.
Inhoud van deze pagina
Algemene gegevens
Franz Courtensstraat 11
9200 Dendermonde
België
Wat is er gebeurd?
Lokaal bestuur Dendermonde kiest voor verbindende feedback om personeelsleden te evalueren. Die aanpak past binnen gedeeld leiderschap en zelforganiserende teams. De jaarlijkse feedbackcyclus versterkt teams. De focus ligt op teamdynamiek, samenwerking, verantwoordelijkheid en transparantie.
Elk team organiseert een doe-workshop. Daarin krijgt de aanpak voor feedback uitleg, maken teamleden afspraken over het feedbackbeleid en bespreken ze rollen en verantwoordelijkheden. Die afspraken komen in het teamcharter.
Teams krijgen ruimte om feedback op verschillende manieren te gebruiken, zoals teamfeedback, peer-to-peerfeedback en zelfevaluatie. Een checklist helpt om het feedbackgesprek voor te bereiden.
De feedback- en evaluatiecyclus volgt een vaste volgorde:
- voorbereiding via de checklist, met informatie uit onder meer het teamontwikkelingsplan, teamcharter en persoonlijk ontwikkelingsplan
- bespreking van feedback uit het team en de verbeteracties die daaruit volgen
- opmaak van het persoonlijk ontwikkelingsplan samen met de medewerker
- terugblik op het voorbije jaar en evaluatie van de doelen
- vooruitblik naar het komende jaar en de verdere ontwikkeling van de medewerker
Blijken er ernstige tekortkomingen in het functioneren? Dan contacteert de organisatie HR en start een evaluatietraject. Dat traject bevat een bijkomend formeel feedbackgesprek, een eerste evaluatiegesprek minstens drie maanden later en een tweede evaluatiegesprek minstens drie maanden na het eerste evaluatiegesprek.
Een opleidingspresentatie en een sjabloon voor het jaarlijkse feedbackgesprek ondersteunen de aanpak.
Waarom?
Dendermonde wil feedback gebruiken als hefboom voor sterke teams. De organisatie wil medewerkers, teams en leidinggevenden helpen om open te spreken over samenwerking, ontwikkeling en verantwoordelijkheid.
De aanpak sluit aan bij gedeeld leiderschap en zelforganiserende teams. Daardoor ligt de focus niet alleen op individuele prestaties, maar ook op teamwerking en gezamenlijke verbeteracties.
De praktijk helpt onder meer deze risico’s te beperken:
- verschillende aanpakken binnen de organisatie, waardoor het feedbackbeleid versnipperd raakt
- te weinig feedback en evaluatie, waardoor medewerkers onvoldoende weten welke vaardigheden ze kunnen ontwikkelen
- minder betrokkenheid en motivatie door te weinig erkenning en waardering
- verwarring en meer kans op fouten omdat instructies niet altijd duidelijk begrepen zijn
- leidinggevenden die informatie missen over hun eigen rol en manier van leidinggeven
Het beoogde resultaat
Dendermonde werkte een helder kader uit en combineert dat met teamgerichte ondersteuning.
- De organisatie verduidelijkt het kader: leg de principes en afspraken rond feedback en evaluatie uit en communiceer ze in de organisatie.
- Iedereen kent zijn rol: leg de rollen en verantwoordelijkheden vast.
- Teams maken afspraken in een doe-workshop: organiseer per team een doe-workshop over het feedbackbeleid, de rollen en de verantwoordelijkheden.
- Het teamcharter verankert de afspraken: neem de gemaakte afspraken op in het teamcharter.
- Teams gebruiken verschillende vormen van feedback: voorzie ruimte voor teamfeedback, peer-to-peerfeedback en zelfevaluatie.
- Een checklist ondersteunt de voorbereiding: gebruik een checklist om het feedbackgesprek goed voor te bereiden.
- Medewerker en focus performantie maken samen een ontwikkelingsplan: maak samen met de medewerker een persoonlijk ontwikkelingsplan op.
- Opleiding en sjablonen geven houvast: ondersteun medewerkers en focus performantie met een opleiding en een sjabloon voor het jaarlijkse feedbackgesprek.
- De organisatie volgt op en stuurt bij: volg de aanpak en de gemaakte afspraken op. Stuur bij waar nodig.
- HR begeleidt ernstige tekortkomingen: contacteer HR bij ernstige tekortkomingen en start dan het formele evaluatietraject volgens de afgesproken stappen.
De succesfactoren
- De feedbackcyclus sluit aan bij gedeeld leiderschap en zelforganiserende teams.
- Teams maken zelf duidelijke afspraken via een doe-workshop.
- Het teamcharter verankert de afspraken.
- De aanpak combineert teamfeedback, peer-to-peerfeedback, zelfevaluatie en individuele gesprekken.
- De cyclus kijkt terug én vooruit, waardoor feedback leidt tot ontwikkeling.
- De checklist, opleidingspresentatie en sjablonen geven houvast.
- HR ondersteunt het formele evaluatietraject bij ernstige tekortkomingen.
Tips voor andere gemeenten
- Stem feedback- en evaluatiecyclus af op je organisatie- en leiderschapsstructuur.
- Bepaal duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.
- Kijk niet alleen naar individuele prestaties, maar ook naar teamwerking en samenwerking.
- Organiseer een doe-workshop waarin teams afspraken maken over feedback.
- Neem die afspraken op in een teamcharter.
- Geef ruimte aan teamfeedback, peer-to-peerfeedback en zelfevaluatie.
- Ondersteun medewerkers en leidinggevenden met een checklist, sjabloon en opleiding.
- Maak vooraf duidelijk wanneer HR betrokken wordt en hoe het formele evaluatietraject verloopt.
Algemeen contact
Deel je eigen praktijk
Wil je actief helpen en onze praktijkendatabank aanvullen? Deel zelf een praktijkvoorbeeld en inspireer je collega’s.