Het Verenigingsloket van de Vlaamse overheid wil als digitaal platform dienstverlening aan verenigingen toegankelijker maken en vereenvoudigen, zowel voor de verenigingen zelf als voor lokale besturen. De stad Oostende sloot aan en zag de eigen werking qua ondersteuning aan verenigingen, digitalisering en e-inclusie sterker worden.
Als de administratieve rompslomp vermindert, kunnen verenigingen zich meer op hun kernactiviteiten concentreren en wordt het verenigingsleven overzichtelijker en leuker voor iedereen. Met die gedachte als uitgangspunt besliste het Oostendse bestuur aan te sluiten bij het Vlaamse Verenigingsloket. Een logisch vervolg op de lopende City Deal e-inclusion by design, een project om digitale dienstverlening opnieuw te ontwerpen op basis van de behoeften van de gebruiker. ‘We willen namelijk enkel zaken ontwerpen en organiseren die ook daadwerkelijk worden gebruikt,’ zegt Laura Boydens, schakelfiguur Publiekszaken.
Op dat moment vroeg de directie Vrije Tijd, die de ontwikkelingen in verband met het Verenigingsloket al opvolgde en een koppeling wou maken, om ondersteuning. Dit trok het project meteen breder dan alleen de eigen directie. De collega’s van de diensten Milieu, Buurten en Wijken, en Onderwijs en Maatschappij, die ook met verenigingen werken, volgden algauw. ‘Hierdoor keken we stadsbreed naar de verschillende problemen en bijhorende oplossingen,’ vertelt Laura Boydens. ‘Het vorige bestuur was snel overtuigd en steunde ons, net zoals ook het nieuwe bestuur dat nu doet.’
Gezamenlijk proces in vijf stappen
Zo’n grote ingreep is uiteraard een omvangrijk project waar Laura Boydens en Sarah Braet, beleidsmedewerker Vrije Tijd, samen de schouders onder zetten, uiteraard met de steun en medewerking van collega’s in alle betrokken afdelingen. Ze vertrokken van het bestaande: een vrij uitgebreid Oostends/lokaal verenigingsloket met een bijhorend datamodel.
Daar situeerde zich de eerste uitdaging: datamigratie. Ze moesten de eigen data omvormen, zodat ze binnen het model van het Vlaams Verenigingsloket pasten. Tijdens de datamigratie werd ook het lokale verenigingsloket geanalyseerd. ‘We hebben de functionaliteiten ervan in kaart gebracht, net als de manier waarop onze diensten er nu mee werken,’ legt Sarah Braet uit. ‘De klantenreis werd opgemaakt en de manier waarop onze medewerkers de verenigingen momenteel ondersteunen werd geanalyseerd.’
Daarop volgde nóg een analyse van het lokale loket, door de externe doelgroep deze keer. Dat gebeurde aan de hand van diepte-interviews en gebruikerstests. ‘We hebben naar de gebruikservaring van vertegenwoordigers van verenigingen gepeild, met oog voor wat nu goed werkt en dus behouden moet blijven bij de overstap, en ook een lijst opgesteld van wat niet goed werkt en waar we dus beter van afstappen. Ook de vertrouwdheid van verenigingen met digitale sleutels is uitgebreid getest.’
Zodra al dat interne werk gebeurd was, konden ze aan de analyse en de voorbereiding van de overstap naar het Vlaamse Verenigingsloket beginnen, een klus voor verenigingen en medewerkers van de stad samen. Er werden gebruikerstests op het Vlaamse Verenigingsloket uitgevoerd, en daaraan gekoppeld organiseerde het team een focusgroep met vertegenwoordigers van verenigingen. Die moest aan het licht brengen welke ondersteuning verenigingen van het lokale bestuur verwachten bij de overstap
En dan was het eindelijk zover: tijd voor de integratie van producten en diensten. ‘Dit spoor is nog niet afgerond,’ zegt Laura Boydens. ‘Op dit moment hebben we al een eerste analyse gedaan van onze producten en diensten. De werkgroep hiervoor is ook opgestart, dus we verwachten binnenkort resultaten.’
Het vorige bestuur was snel overtuigd en steunde ons, net zoals ook het nieuwe bestuur dat nu doet.
Intens
Het analyse- maar ook het invoeringsproces was intens en vereiste samenwerking met veel diensten. Een van de grootste uitdagingen was de datamigratie, die moeilijker uitviel dan voorspeld. Ook kwamen tijdens de analysefase opportuniteiten tot verbetering in de bestaande werking bloot te liggen. Zo bleek dat er maar liefst zeventien stappen nodig waren om een nieuwe vereniging te registreren op het lokale verenigingsloket.
‘Iedereen wist dat de bestaande procedure lang was, maar hier zijn vele collega’s toch van geschrokken,’ herinnert Sarah Braet zich levendig. ‘De motivatie om aan te sluiten op het Vlaamse Verenigingsloket is er alleen maar door gestegen!’ Dankzij de analyses, diepte-interviews en gebruikerstests zijn er in de slipstream van het werk voor het Verenigingsloket overigens nog meer zaken in beweging gekomen. Zo loopt er nu een project om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te maken en zijn de eigen webpagina’s voor verenigingen al logischer ingericht, zodat alle informatie makkelijker terug te vinden is.
Optimalisatie op lokaal niveau
Maar er kwamen gelukkig ook heel positieve dingen aan het licht. ‘Zo hebben we gemerkt dat onze lokale verenigingengids op www.oostende.be(opent nieuw venster) veel bezoekers heeft en dat deze behouden moest blijven. Ondertussen wordt onze Oostendse pagina gevoed door de data uit het Vlaams Verenigingsloket. Zo krijgen Oostendenaars die een vereniging zoeken, altijd de recentste informatie te zien.’
‘De gegevens van de verenigingen hergebruiken we nu ook in onze subsidieaanvragen. Op die manier vragen we niet langer onnodig reeds gekende gegevens op en vergemakkelijken we ons leven en dat van onze verenigingen,’ vult Laura Boydens nog aan. ‘Er was ook vanuit dat opzicht behoefte aan een authentieke bron. Zo is de overstap naar het Verenigingsregister een evidentie geworden.’
Het heeft iets meer dan een jaar geduurd om het Verenigingsloket volledig operationeel te krijgen, vooral door de voorbereiding van de data. Er zijn honderden verenigingen in Oostende en veel gegevens waren verouderd en/of onvolledig. ‘Aan de hand van de minimumeisen van het Verenigingsregister konden we onze dataset kritisch bekijken,’ vertelt Sarah Braet. ‘Daarnaast hebben we ook nog heel veel tijd besteed aan het aanvullen van vertegenwoordigers. In het volledige traject van de datamigratie konden we rekenen op de kennis van onze eigen collega’s, die kort bij de lokale verenigingen staan. Zodra de data intern verzameld waren, hebben we ze doorgestuurd naar het Vlaamse Verenigingsregister. En dat verliep bijzonder vlot. Op twee weken tijd was de migratie afgerond!’
De verenigingen hebben trouwens positief gereageerd op de introductie van het Verenigingsloket. Bij sommige was er aanvankelijk wat wantrouwen of zelfs weerstand om af te stappen van de vertrouwde werkwijze met login en wachtwoorden, die vaak werden gedeeld en uitgewisseld… ‘Dit was een van de inzichten die we tijdens het proces verworven hebben,’ merkt Sarah Braet nog op. ‘Het bleek dat niet alle verenigingen vertrouwd waren met werken met digitale sleutels. Omdat ze bij het registreren en aanmelden op het Vlaamse Verenigingsloket digitale sleutels moeten gebruiken, hebben we dit aspect ook duidelijk opgenomen in onze infosessies en handleidingen voor verenigingen.’
‘Intern hebben we onder andere geleerd dat collega’s van verschillende diensten ruim betrokken moeten worden bij de uitwerking van zo’n omvangrijk project. We hebben geprobeerd dat op de juiste momenten te doen, maar soms bleek het toch te laat, of niet intens genoeg.’
In het volledige traject van de datamigratie konden we rekenen op de kennis van onze eigen collega’s, die kort bij de lokale verenigingen staan.
Met verenigingen waren er vooraf ook al gesprekken om te ontdekken welke ondersteuningsmaatregelen ze echt nodig hadden. Dat bleek bijzonder divers te zijn: jeugdbewegingen zochten bijvoorbeeld alles graag zelf uit, in tegenstelling tot minder digitaalvaardige verenigingen met vaak wat oudere vertegenwoordigers. Zo kwam een aanbod van vijf types ondersteuning op maat tot stand. ‘We hebben zelf infosessies georganiseerd, een eigen folder gemaakt en online videohandleidingen opgesteld, en vooral één aanspreekpunt via het UiTloket opgezet en specifieke medewerkers toegewezen om vragen op te vangen,’ vertelt Sarah Braet. ‘Deze ondersteuning is goed ontvangen door de verenigingen, die de persoonlijke aanpak zeer waarderen.’
En nu?
Het blijst zijn de dames tot nu toe met de al aangehaalde lokale verenigingengids en de mogelijkheid om nu up-todate gegevens op een juridisch correcte manier te hergebruiken. ‘Als stad zijn we ook blij met de veiligheid die digitale sleutels bieden bij het wijzigen van gegevens, subsidieaanvragen en dergelijke,’ merkt Laura Boydens op. ‘Je wilt immers zekerheid hebben dat wie een subsidie aanvraagt, echt een vertegenwoordiger van de vereniging is.’
De volgende stappen zijn al gepland. Nu zal het Oostendse team het Verenigingsloket voeden met de lokale producten en diensten. En op termijn overweegt het een dossieropvolgingstoepassing te ontwikkelen, zodat verenigingen zelf de stand van zaken van hun aanvraag via het Verenigingsloket kunnen opvolgen.
Nog meer puntjes van verbetering: ‘Omdat we zelf geen CRM-systeem hebben, gebruiken we de module verenigingen van het Loket Lokale Besturen om verenigingsdata te bekijken,’ haalt Laura Boydens er een aan. ‘Gelukkig wordt die module dit najaar uitgebreid, zodat we als lokale overheid ook zelf data kunnen wijzigen, en zijn er intussen ook enkele softwareleveranciers die dit ondersteunen. Verder zou ik op termijn ook graag informatie over vertegenwoordigers die rechtstreeks uit het KBO komt, kunnen toevoegen.’
Sarah Braet besluit: ‘We hopen dat het Verenigingsloket blijft evolueren, zodat het de verenigingen nog beter kan ondersteunen, en alle administratieve processen voor zowel de verenigingen als voor ons, de lokale overheid, nog eenvoudiger en meer gestroomlijnd kunnen verlopen. We zijn dan ook blij dat er intussen ook al een koppeling is met de UiTdatabank, waardoor de activiteiten die de verenigingen organiseren, ook worden getoond op het Verenigingsloket. We verwachten dus dat het Verenigingsloket een centrale rol zal spelen in het Oostendse verenigingsleven.’ —
