Van fietstocht in Brugge tot archiefdienst in Ebolowa
Behoort tot de editie Magazine Lokaal mei 2026
Magazine Lokaal
Binnen het samenwerkingsverband tussen de partnersteden Brugge en het Kameroense Ebolowa groeide ook een uitwisseling rond archiefwerking. Of hoe een solidariteitsactie en een werkbezoek uitmondden in concrete ondersteuning bij de uitbouw van een archiefdienst.
Sinds 2020 heeft Brugge een intens partnerschap met Ebolowa, de door tropisch regenwoud omgeven provinciehoofdstad in het zuiden van Kameroen. De samenwerking richt zich op de verduurzaming van de cacaowaardeketen, meer groen in de stad, jongerenparticipatie en de creatie van drinkwaterpunten op zonne-energie. Beide steden zijn Fair Trade-steden. Het partnerschap overstijgt de klassieke projectwerking en draait om wederzijds leren, versterken en inspireren. Tal van Brugse bedrijven, burgers en scholen zijn betrokken, en ook de provincie West-Vlaanderen doet haar duit in het zakje
Ook voor Dieter Viaene kreeg die samenwerking een tastbare invulling. Wat begon als een solidariteitsactie, groeide uit tot een professioneel engagement voor de uitbouw van een volwaardige archiefdienst in Ebolowa.
Van fietstocht naar archiefwerking
Dieter Viaene is sinds 2019 erfgoedarchivaris van Brugge. Eerder werkte hij dertien jaar als archivaris in Mechelen. Hij noemt het Brugse stadsarchief ‘een van de mooiste en rijkste van het land, misschien zelfs van Europa’. Het archief beslaat maar liefst 13 kilometer documenten. Het oudste stuk, het reglement van het Sint-Janshospitaal, dateert van 1188.
Toch was het geen archiefvraag, maar een fietstocht die hem dichter bij Ebolowa bracht. ‘In 2022 organiseerden we een fietstocht ten voordele van de realisatie van drinkwaterpunten in Ebolowa. Water voor de inwoners daar, zweetdruppels van de fietsers hier.’ Samen met collega’s reed hij virtueel de wereld rond. De actie bracht ruim 8.700 euro op voor het waterproject. Net in dat jaar bezocht de burgemeester van Ebolowa Brugge. Hij informeerde of de stad tips kon geven voor de uitbouw van een archief. Bij een volgend bezoek, in 2024, was ook de kersverse Ebolowaanse archivaris Marine Nsom van de partij.
‘Wij hadden meteen een goede klik en ik wilde haar zoveel mogelijk laten zien. Niet alleen het stadsarchief, maar ook het provinciaal archief en de bibliotheek. Ze was heel geïnteresseerd, stelde tal van vragen en ook na het bezoek wisselden we informatie uit.’
Best practices voor een startend archief
Op basis van de aanbevelingen en de planning die Dieter Viaene uitwerkte voor zijn Kameroense collega.
- Veranker het archiefbeleid politiek
- Neem archiefopbouw op in het beleidsplan.
- Zorg voor een formeel dienstorder of besluit van de gemeenteraad.
- Voorzie structurele middelen, niet alleen projectbudget.
- Breng controle in de documentenstroom
- Start met het wegwerken van wat géén archief is.
- Werk met selectielijsten of creëer ze indien nodig.
- Documenteer systematisch elke vernietiging.
- Organiseer overdrachten structureel
- Gebruik genummerde dozen en overdrachtslijsten.
- Werk met een standaardoverdrachtsformulier.
- Plan overdrachten en vernietigingen via een jaarkalender.
- Maak diensten mee verantwoordelijk
- Stel per dienst een archiefverantwoordelijke aan.
- Werk met een ontleningsregister.
- Ontwikkel per dienst een helder klassement.
- Voorzie in de randvoorwaarden
- Investeer in degelijke rekken en basisveiligheid, zoals brandblussers en ongediertebestrijding.
- Richt een afgeschermde triageruimte in.
- Voorzie voldoende ruimte in nieuwbouwprojecten.
- Digitaliseer in fasen
- Zorg eerst voor een gedeeld computernetwerk met back-ups.
- Start pas met digitalisering wanneer structuur en bewaartermijnen helder zijn.
- Begin met kernreeksen zoals akten van de burgerlijke stand en bouwdossiers.
Archief als basis voor dienstverlening
Eind vorig jaar trok Viaene zelf naar Ebolowa, samen met collega’s van het team Lokaal Mondiaal van de dienst Preventie en Samenleven en een VVSG-expert. Hij was aangenaam verrast toen hij zag hoe daar met beperkte middelen een eerste fysieke archiefruimte was ingericht, in een gebouw waar ook de bibliotheek gevestigd is. ‘Mijn hart maakte een sprongetje van blijdschap. Dikke muren, metalen rekken, genummerde planken, genummerde dozen … Marine had zelfs de ramen verduisterd.
De nood aan een goed archief is in Ebolowa groot. ‘In eerste instantie is dat essentieel voor een goede dienstverlening aan burgers. Veel vragen zijn gelinkt aan archiefstukken, denk maar aan mensen die een huis of een stuk grond willen kopen of verkopen. Als stadsbestuur moet je die documenten dus snel kunnen terugvinden.’
Die realiteit is niet uniek voor Ebolowa. Ook Vlaamse lokale besturen ervaren hoe cruciaal een goede informatiehuishouding is voor snelle en correcte dienstverlening. Archiefwerking is in die zin geen sluitstuk, maar een fundament van goed bestuur. Om het in de woorden van Dieter te zeggen: ‘Zodra je in het kader van je job een document creëert, is dat eigenlijk archief.’ Daarnaast hebben archieven ook emotionele en maatschappelijke waarde. ‘Het gaat over identiteit, over de geschiedenis van een streek en haar inwoners. Ook in Ebolowa beseffen ze: we moeten onze geschiedenis beginnen documenteren.’
Grip op de documentenstroom
De grootste uitdaging is administratief. ‘Momenteel stapelen de documenten zich op bij de verschillende stadsdiensten: financiën, omgeving, stadsplanning, burgerlijke stand. Je moet grip krijgen op de documentenstroom, anders groeit het boven je hoofd en vind je niets meer terug.’ Het is trouwens een misvatting dat archivarissen alleen bewaren, benadrukt Dieter. ‘Wij selecteren ook en vernietigen veel. Ik geef altijd het voorbeeld van een jaarrekening. Na een aantal jaren mag je de bijhorende kwitanties vernietigen.
In Vlaanderen bestaan officiële selectielijsten voor stedelijke archieven. In Ebolowa zijn die er nog niet. ‘Ik heb Marine geadviseerd om zich te informeren bij de hogere besturen. Als zulke selectielijsten nog niet bestaan, zal men ze zelf juridisch en politiek gedekt moeten creëren. Ik heb onze selectielijsten gedeeld ter inspiratie.’ Samen werkten ze ook aan een overdrachtsformulier, zodat er een duidelijke paper trail is van documenten die naar het depot verhuizen. ‘Een dienstorder, goedgekeurd door de gemeenteraad, moet voor verankering zorgen.
Tijdens zijn bezoek gaf Viaene een presentatie aan de diensthoofden. Hij legde de basisprincipes van archivering uit: het onderscheid tussen persoonlijke en professionele documenten, het belang van een goed klassement binnen elke dienst en duidelijke afspraken over overdracht en vernietiging.
Netwerk van verbonden pc’s
Ebolowa is de hoofdstad van de Kameroense Sud-provincie en een belangrijk administratief centrum in de regio. Het is een jonge, dynamische stad met momenteel ongeveer 170.000 inwoners. ‘De bevolking groeit er snel, en dat aantal zal door de opening van de nieuwe universiteit en de komst van nieuwkomers uit conflictregio’s en buurlanden de komende jaren nog toenemen. Alleen al om te weten wie waar woont en om bevolkingsstromen te volgen, heb je een goede administratie nodig.’
In het nieuw te bouwen stadhuis is alvast ruimte voorzien voor een archief. ‘Je merkt dat de burgemeester en sleutelfiguren binnen de administratie het belang van archieven onderkennen. Jammer genoeg werkt men er momenteel nog niet met een meerjarenbegroting, al wil de huidige burgemeester daar wel verandering in brengen. Marine moet nu nog elk jaar opnieuw aanvragen indienen voor bijvoorbeeld rekken of dozen. Meer continuïteit zou welkom zijn.’
Een bijkomend aandachtspunt is digitale documentopslag. ‘Er is dringend nood aan een netwerk van verbonden pc’s, zodat medewerkers toegang hebben tot dezelfde documenten. Anders krijg je dubbels en verschillende versies bij diverse diensten. Grip krijgen op digitale documenten is even belangrijk als grip krijgen op papieren dossiers.
De digitalisering van het papieren archief zelf is nu nog niet aan de orde. ‘Op welke server bewaar je de scans? Hoe ga je metadateren en ontsluiten? Dat is nog toekomstmuziek. We hebben nu een stappenplan uitgewerkt voor de komende twee jaar. Het zou goed zijn als de praktijk van het archiveren tegen dan goed is ingeburgerd.’
Deinze en Lievegem werken intergemeentelijk aan stedenband
Deinze en Lievegem werken samen met drie Senegalese gemeenten in een intergemeentelijke stedenband. Een uniek verhaal waarbij ze middelen en engagement bundelen om hun bestuurskracht te versterken. Ze delen één stedenbandcoördinator, geruggensteund door een actieve intergemeentelijke stedenbandraad en geëngageerde vrijwilligers.
In 2011 startten Lovendegem, Waarschoot, Zomergem en Nevele een stedenband met Keur Moussa, Pout en Diender in Senegal (KeMoPoDi). Door intergemeentelijk budget en personeel te delen werd de stedenband een haalbare kaart voor de vier kleinere gemeenten. Samen zetten ze de eerste stap in intergemeentelijk samenwerking voor internationale solidariteit. Dat was toen nog vrij uniek.
Ook in Senegal was het pionieren. De drie partnergemeenten richtten samen de eerste afvalintercommunale van het land op. Afvalbeheer is er een uitdaging die één bestuur niet alleen aankan. Zonder nationaal kader zochten ze samen oplossingen, al doende.
Versterkte samenwerking, ook na de fusie
In 2019 fuseerden de eerste drie gemeenten tot Lievegem en kwam Nevele bij fusiegemeente Deinze. Het werd een kantelpunt in de intergemeentelijke samenwerking. Beide nieuwe besturen zagen de meerwaarde en bouwden de samenwerking verder uit rond bestuurskrachtversterking, scholenbandwerking en mondiale vorming.
De intergemeentelijke samenwerking verloopt via een interlokale vereniging. Politici uit meerderheid en oppositie nemen samen beslissingen, met steun van geëngageerde vrijwilligers. Ze werken in consensus en zetten sterk in op cocreatie met het middenveld.
Maar de stedenband steunt op meer dan bestuurders alleen. Een intergemeentelijke stedenbandraad brengt inwoners samen met kennis en engagement. Ze denken mee, zetten projecten op en houden de samenwerking levend. Daarnaast heeft elke gemeente een eigen mondiale raad. Die adviesraden betrekken inwoners bij internationale solidariteit. Ze geven feedback en zorgen voor een sterke lokale verankering.
Een gedeelde stedenbandcoördinator verbindt het geheel. Die zorgt voor afstemming tussen beleid, administratie en vrijwilligers. Zo blijft de samenwerking coherent en gedragen.
Tips
De drempel om een stedenband aan te gaan is vaak hoog omwille van de personeelstijd en -kosten. Intergemeentelijk samenwerken kan hier een hefboom zijn. Wil je ook aan de slag? Lees de tips van Deinze en Lievegem in onze praktijkendatabank. — Liesbet Belmans
Werken met beperkte middelen
Wat Viaene vooral bijblijft van zijn werkbezoek? ‘De mentaliteit, denk ik. Ze bewijzen dat je met beperkte middelen veel kunt bereiken. Ze werken ongelooflijk hard met wat ze hebben en je beseft dat we hier rotverwend zijn. Als ik een bepaald type zuurvrije dozen aanvraag, dan krijg ik die ook. In Ebolowa geldt: als plan A niet lukt, schakelen we over op plan B of zelfs plan C. In die zin heb ik veel geleerd. Het gaat niet alleen over kennisoverdracht, maar ook over attitude. Bijkomend zie je dat heel wat hedendaagse uitdagingen eigenlijk universeel zijn. Hoe krijg je meer groen in de stad? Hoe zorg je voor een aangename, leefbare stad en hoe houd je mensen betrokken? Ook in Ebolowa zijn ze daar druk mee bezig.’
Voor Brugge past de samenwerking in een lange traditie. ‘In de late middeleeuwen was Brugge een internationale smeltkroes. Fransen, Genuezen, Florentijnen, Portugezen, mensen uit Duitstalige gebieden: allerlei talen en ideeën kwamen hier samen, en die internationale uitwisseling heeft ons altijd gevormd. Dit partnerschap toont hoe lokale besturen elkaar op heel diverse manieren kunnen versterken. Al beleefde ik het meest emotionele moment toen ik aan een school een drinkwaterpunt zag dat er door ons samenwerkingsverband gekomen is. Dat betekent zoveel voor die kinderen. Toen ik dat zag, hield ik het even niet droog.’ —
