Mintus, welzijnsvereniging van OCMW Brugge doet drie soorten waarderingsgesprekken

Een paar jaar geleden is Mintus, de welzijnsvereniging van OCMW Brugge, afgestapt van het obligate evaluatiegesprek eens om het jaar of halfjaar. In de plaats daarvan voerden zij waarderingsgesprekken in, die worden gehouden op de momenten dat ze nuttig, nodig en/of belangrijk zijn. Daarvan zijn er drie soorten: het starterstraject, het knipperlichttraject en wat Mintus noemt ‘waarderen doorheen het jaar’, elk voor een andere doelgroep.

Het starterstraject, een jaar lang dichte opvolging en steun

Welzijnsvereniging Mintus hecht groot belang aan de goede begeleiding en opvolging van elke starter. Iemand die pas is aangeworven, iemand die van functie of van team verandert ... voor Mintus zijn dat allemaal ‘starters’. Hun starterstraject begint met een opstartgesprek op dag één. Werknemer en leidinggevende bespreken het inlooptraject, de peter of meter wordt voorgesteld, er wordt bekeken welke opleidingen relevant zijn enz. Vanaf dan hebben ze regelmatig een opvolggesprek, de eerste keer na een maand, opnieuw na drie maanden, zes maanden en zo dus het hele eerste jaar.

Het knipperlichttraject, een uitnodiging voor een nieuwe start

Het knipperlichttraject wordt opgestart als er over een medewerker bezorgdheden zijn, het liefste al meteen bij de eerste signalen. Het is de leidinggevende die het traject in gang zet, middels een gesprek met de werknemer.

Jeroen Bogaert, HR Business Partner bij Mintus: “Belangrijke opmerking: het knipperlichttraject is vooral een uitnodiging voor een nieuwe start, geen bestraffing. Het is de bedoeling dat het initiërende gesprek constructief verloopt nadat de leidinggevende nog eens heeft geformuleerd wat precies de verwachtingen zijn – een goed waarderingsgesprek is altijd tweerichtingsverkeer. Na dat eerste volgt er dan snel een tweede gesprek, dit keer niet tussen de werknemer en de leidinggevende maar met iemand van hr. We toetsen af of de boodschap is overgekomen zoals ze was bedoeld, eventueel geven we extra duiding. De werknemer kan dat van zijn/haar kant ook doen, het gebeurt dat die tijdens het eerste gesprek of tegen de leidinggevende niet alles wilde of kon vertellen. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt, dat na goedkeuring door de werknemer wordt teruggekoppeld naar de leidinggevende. Het is de bedoeling om zo samen tot een wederzijds engagement te komen: wat verwachten leidinggevende en werknemer dat er verandert en wat zien ze zitten om bij zichzelf bij te sturen? Dat wordt de basis om vooruit te kunnen.”

Om de drie maanden volgt dan een opvolggesprek tussen werknemer en leidinggevende, dat telkens resulteert in een groen, oranje of rood licht: ‘goed bezig’, ‘er blijven bezorgdheden’ of ‘dit gaat niet de goede kant uit’.
In het slechtste geval – rood – koppelt de leidinggevende terug naar hr en wordt er overgegaan tot herplaatsing of tot ontslag.

Jeroen Bogaert: “Er zijn twee voorwaarden voor herplaatsing: er moet elders een vacature zijn en de herplaatsing moet op zich deel van de oplossing zijn. Wat we zeker niet willen doen is het probleem verplaatsen.”
Twee keer groen betekent het einde van het traject, wat impliceert dat een knipperlichttraject minstens 6 maanden duurt.

Waarderen doorheen het jaar

Het derde type waarderingsgesprek, dat wordt gevat onder de veelzeggende titel ‘Waarderen doorheen het jaar’, wordt bij Mintus het vaakst gevoerd. Die gesprekken kunnen er komen op vraag van ofwel de leidinggevende ofwel de werknemer, als die het nuttig, nodig en/of belangrijk acht en toch zeker één keer per jaar. Jeroen Bogaert benadrukt: “Zo een gesprek kan kort of lang zijn, gepland worden of spontaan ontstaan... als het maar een zinvol gesprek is.” 

Snel feedback geven is een blijk van waardering

Mintus doet het ondertussen al enkele jaren zo – sinds 2019 ­– vanuit de motivatie: snel feedback geven is waardering tonen. Jeroen Bogaert vertelt: “Het knipperlichttraject lijkt misschien hard, maar in de feiten is het constructief. Want we laten bezorgdheden niet etteren, we geven alle partijen de ruimte om zich uit te spreken en met dit systeem zijn leidinggevenden meer geneigd om mensen een (tweede) kans te geven. Het is immers van meet af aan duidelijk wat de uitwegen zijn indien nodig. Wie bijvoorbeeld wordt herplaatst komt automatisch weer terecht in een starterstraject met na één maand al een gesprek. Op zo’n 2400 medewerkers hebben we jaarlijks misschien 35 of 40 knipperlichttrajecten, waarvan er misschien 2 of 3 rood eindigen.”

Technische ondersteuning, een extra TROEF

Per 1 januari 2024 introduceert Mintus gefaseerd een nieuwe hr-tool, met de naam TROEF, van Tool – Richting – Ontwikkeling – En – Feedback.
Jeroen Bogaert: “TROEF is laagdrempelig & transparant en tegelijk slim & geïntegreerd, met links naar de mensen hun agenda, hun overzicht van (wenselijke) vaardigheden, hun doelen en persoonlijk ontwikkelplan, inclusief opties voor vorming die door TROEF zelf worden gesuggereerd. Het is de bedoeling dat elke medewerker vanop zijn of haar smartphone via een app toegang heeft tot de eigen informatie, en zo de eigen ontwikkeling -letterlijk- in handen kan nemen. Dit kadert in ons groter project ‘Iedereen digitaal’. Het wordt zeker een waardevolle extra ondersteuning van ons waarderingsbeleid.”