In contact: We maken mee de levensloop van mensen op

Ingrid De Belser werkt tien jaar als diensthoofd burgerzaken in Wielsbeke, daarvoor was ze consulente voor de cel schijnrelaties in de stad Gent en vervolgens secretaris/juriste bij het parket van Brussel en Gent. De vacature in Wielsbeke was aantrekkelijk vanwege haar ervaring met schijnrelaties, een onderdeel van burgerzaken. Sinds kort is ze ook verantwoordelijk voor het sociaal huis in Wielsbeke, na de reorganisatie zullen de maatschappelijk werkers er meer outreachend werken.

De dienst Burgerzaken omvat veel meer dan de dienst Bevolking waar je mee te maken krijgt als je een reispas, rijbewijs of identiteitskaart nodig hebt of moet laten vernieuwen. ‘Het moeilijkste is het luik Vreemdelingen, omdat het toepassing van wetgeving betreft en je afhankelijk van de situatie een andere procedure moet volgen. Daarnaast doen wij onder meer ook nationaliteitswijzigingen, het opmaken van aktes van de burgerlijke stand en begraafplaatsen. Het is een heel uitgebreid gamma en het staat nooit stil,’ zegt Ingrid De Belser, al tien jaar diensthoofd Burgerzaken en Juridische Ondersteuning in Wielsbeke. Ze heeft haar werkveld op die tien jaar enorm zien evolueren.

‘Het is nog niet lang geleden dat we akten in dikke boeken moesten opmaken en opzoeken. Nu is alles gedigitaliseerd. Het e-loket bestaat goed vijf jaar en nu is het al algemeen ingeburgerd. Wat een ommezwaai. Mensen kunnen nu zelf hun attest bevolking, gezinssamenstelling of zelfs uittreksel strafregister ophalen. Hooguit komen daar nog eens een of twee mensen voor binnen. Dat loopt heel vlot. Ook de aanvragen voor een geboorteakte of huwelijksakte.

Maar al vraag je iets digitaal aan, dan betekent het niet altijd dat wij er geen werk meer aan hebben. Digitalisering maakt niet alles eenvoudiger, want je moet evengoed controles uitvoeren en dat kost ook tijd. Veel werk is van frontoffice naar backoffice verhuisd. Je kunt bovendien niet alles digitaliseren. Wel de basis, maar het achterliggende en de specialisaties niet. We bouwen de levensloop op, alle interacties moeten correct gebeuren. Bovendien moeten we vanaf januari ’25 van elke buitenlandse akte een Belgische maken. Dus als iemand van vreemde origine gezinshereniging wil, dan moeten wij van zijn of haar buitenlandse geboorte- of huwelijksakte een Belgische akte maken. Dat maakt het in de toekomst voor de burgers nog gemakkelijker een akte op te vragen, maar wij moeten alles eerst wel in het systeem steken.’

Sinds corona is werken op afspraak de standaard, ook in Wielsbeke. ‘Maar burgers kunnen ook vrij binnenlopen, ze zijn nog altijd welkom aan het loket. We zien of we ze tussendoor kunnen nemen en helpen ze zo goed mogelijk. We helpen zelfs met het realiseren van hun koppeling met Itsme. Zo proberen we de mensen te ondersteunen,’ zegt Ingrid De Belser.

Wielsbeke telt twee onthaalmedewerkers die aan de snelbalie reispassen of rijbewijzen afleveren, maar ook allerlei attesten zoals de uittreksels van het strafregister. Daarnaast zijn er twee mensen gespecialiseerd in vreemdelingen en de burgerlijke stand en eentje die alles weet over rijbewijzen en begraafplaatsen waarvoor de dienst de concessies beheert.

Ingrid De Belser is naast haar werk ook actief bij Burgerzaken Vlaanderen vzw waar ze alle wetswijzigingen op de voet volgt. ‘Ik regel ook jaarlijks een budget voor opleidingen, zodat de medewerkers ze bijkomend kunnen opvolgen. Deze dienst werd altijd onderschat. Een gebouw of een weg heeft meer prestige. Toch is burgerzaken enorm geëvolueerd. Je hebt meer mensen met vreemde nationaliteiten en dan kom je bij het internationaal privaatrecht terecht en moet je opzoeken in hun grondrechten wat wel of niet van toepassing is. Er zijn zoveel verschillende procedures, die dan weer anders zijn voor mensen van binnen of buiten de EU.

‘Tijdens onze maandelijkse teamvergaderingen houden we elkaar op de hoogte van de meest recente wijzigingen, zodat iedereen mee kan en we allen de burgers goed kunnen ondersteunen,’ zegt Ingrid De Belser. ‘We overlopen dan alle nieuwe wetten of decreten die voor ons relevant zijn. Zo staat op het volgende overleg de hervorming van het naamrecht op de agenda, net zoals die voor het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, betreffende het opsporen van erfgenamen. In ons verslag zetten we wat we concreet hebben afgesproken en het verloop van de procedures, zodat iedereen het proces mee kan opvolgen. In een grotere gemeente kun je je wellicht iets gemakkelijker specialiseren, hier moet je eigenlijk alles kennen, en de materie is zeer uitgebreid.’

In elk geval kan Ingrid De Belser altijd ook met haar collega’s van de andere gemeenten bellen. ‘De materie is complex en je kunt de wetgeving lezen, maar je wilt ook weten hoe anderen die toepassen. Elke gemeente kent andere handelingen of procedures die we een beetje gelijk willen trekken. Dat doe ik door als bestuurslid van Burgerzaken Vlaanderen vzw alles mee op te volgen en door de opleidingen van zowel de Vlaamse als de federale overheid, of bij privé-instellingen te volgen.’

‘Onze dienst staat trouwens ook in voor de verkiezingen,’ zegt Ingrid De Belser. ‘Dat is veel werk, mét deadlines. In mijn functie heb ik de verkiezingen nog maar één keer meegemaakt. Gelukkig hebben we toen draaiboeken opgesteld, maar dan nog valt er weer veel uit te zoeken. Je moet mensen oproepen om als vooren bijzitter te zetelen, zalen huren, catering bestellen, de pakketten maken voor de voorzitters, opleidingen organiseren, maar ook zorgen dat de andere diensten stoelen en tafels leveren. Dat is een heel proces.’ —

MARLIES VAN BOUWEL is redacteur Lokaal | Beeld Stefan Dewickere
Voor Lokaal 06 | 2024