De voorbije twee jaar investeerde het lokale bestuur De Panne sterk in een fijne, veilige werkplek, ter versterking van zowel de fysieke als de mentale gezondheid. Er kwamen een interne preventieadviseur arbeidsveiligheid, een interne adviseur psychosociale aspecten, toolboxmeetings, een bijkomende vertrouwenspersoon, opleidingen EHBO, QR-codes om EHBO en arbeidsongevallen te melden en nog meer. Afgelopen zomer peilden de preventieadviseurs naar de houding van de medewerkers.
Welzijn op het werk is een belangrijk aspect in de werknemersbeleving en daar kun je dus nauwelijks te veel aandacht aan besteden, zo vinden ze in De Panne. Maar strookt de dagelijkse praktijk met de plannen en de inspanningen? Wat denken medewerkers écht over veilig werken? En leidinggevenden, hoe belangrijk vinden zij welzijn op het werk? Dat onderzochten Marie Declercq, intern preventieadviseur arbeidsveiligheid, en Elke De Preter, preventieadviseur psychosociale aspecten, tijdens de Zomersessies.
Ze omschrijven die sessies als een quickscan om op een ludieke, laagdrempelige manier te peilen naar de veiligheidscultuur in de organisatie, een spel van balans en stabiliteit op zoek naar de ervaringen en vooral de ongezouten mening van medewerkers én leidinggevenden. Alles gebeurde aan de hand van een set van twaalf vragen over onder andere leiderschap, eigenaarschap, groepsdruk, ongewenst gedrag. Allemaal vanuit de invalshoek ‘veiligheid’.
Tussen half juni en half september organiseerden ze vijf sessies, om de drie weken één. Voor de eerste sessie nodigden ze tien ambassadeurs uit. Die kregen elk de opdracht om de uitnodiging voor de volgende sessie door te geven aan één andere collega. ‘Zo bepaalden de deelnemers telkens wie wij mochten verwelkomen in de volgende sessie. Een beetje zoals een estafettestok doorgeven,’ vertelt Elke De Preter. ‘Enige voorwaarde: je geeft de stok niet door aan iemand van je eigen team.’
Ook de locatie werd zorgvuldig uitgekozen. Marie Declercq: ‘We kozen voor de idyllische omgeving van bezoekerscentrum Duinpanne, midden in het Calmeynbos. Immers, een andere locatie stimuleert je om los te komen van je eigen werkplek.’
Jenga
Als gespreksopener om de eigen veiligheidscultuur bespreekbaar te maken gebruikten de twee preventieadviseurs een groot Jenga-spel. ‘De blokkentoren staat symbool voor de veiligheid binnen onze organisatie,’ licht Marie Declercq toe. ‘Dit was onze vertaling van de passage uit de codex en ons eigen arbeidsreglement: elke medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid maar ook voor die van zijn collega. Zo is het tijdens het spel de verantwoordelijkheid van alle deelnemers er samen voor te zorgen dat de toren niet omvalt.’
De toren bestond uit blanco blokken en blokken met een van de twaalf vragen. Bijvoorbeeld: Draag je zelf concreet bij tot veiligheid en welzijn op de werkvloer en hoe? Of: Is er voldoende vertrouwen om over fouten en ongevallen of bijna-ongevallen te praten en ongewenste gebeurtenissen te melden? Toont je leidinggevende hier het goede voorbeeld?
Elke medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid maar ook voor die van zijn collega. Tijdens het spel zorgen alle deelnemers er samen voor dat de toren niet omvalt.
Nam je een blok met een vraag, dan moest je die beantwoorden, en daarop volgde dan een groepsgesprek. Zo kwam iedereen aan de beurt om het gesprek op gang te brengen. Afhankelijk van welk blok je eruit haalde, verzamelde je punten. Het spel wakkerde dus ook het competitiebeest in de deelnemers aan. De winnaar kreeg een leuk aandenken.
Elke De Preter: ‘We vonden het belangrijk dat mensen zich psychologisch veilig voelden, dat iedereen vrijuit durfde spreken. Daar maakten we in het begin van elke sessie afspraken over. Collega’s waren openhartig en durfden zich ook kwetsbaar opstellen. Wanneer iemand een vraag beantwoordde, pikte een collega hierop spontaan in. Al snel ontstond een groepsgesprek waarbij ervaringen met elkaar werden uitgewisseld. Achteraf gaven de deelnemers te kennen dat ze zich echt op hun gemak hadden gevoeld.’ Op het groepsgesprek volgde nog een bonusronde, waarin de belangrijkste issues nog eens samengevat werden. Daarin konden de deelnemers zelf oplossingen suggereren.
Meer van dat
De Zomersessies waren een succes. Marie Declercq: ‘De mooie visuele ondersteuning van ons communicatieteam maakte ons initiatief zichtbaar in de organisatie. Na elke sessie deelden we sfeerfoto’s op ons intranet. Collega’s werden nieuwsgierig, sommigen gingen zelf op zoek naar een blok dat hen toegang zou geven tot de volgende sessie. Medewerkers vroegen zelf om te mogen deelnemen.’
‘De hele methodiek van de zomersessies is door onszelf opgebouwd en op onze maat gemaakt,’ vult Elke De Preter aan. ‘Het spelelement, de laagdrempeligheid, het verrassingseffect, naar mijn aanvoelen leverde het hele concept een andere respons op dan een klassieke vragenlijst. Dat we dit als interne preventieadviseurs intern ontwikkelen en samen kunnen uitvoeren, elk vanuit onze eigen specialisatie, levert een bredere kijk op welzijnsthema’s op.’
“
Dat we dit concept als interne preventieadviseurs intern ontwikkelen en samen kunnen uitvoeren, elk vanuit onze eigen specialisatie, levert een bredere kijk op welzijnsthema’s op.
Door de Zomersessies raakten alle deelnemers zich beter bewust van hun eigen aandeel in welzijn op het werk. Ze kregen niet alleen informatie van de interne preventieadviseurs maar leerden ook van elkaar. Sommige welzijnsissues bleken heel herkenbaar, ongeacht waar iemand binnen de organisatie werkt. Ook voor de organisatoren zelf was het doel ruimschoots bereikt, zegt Elke De Preter: ‘De bedoeling was om zicht te krijgen op het niveau van veiligheidscultuur in de organisatie. Na afloop van de Zomersessies blijkt dat we goed aanvoelen wat er leeft.’
Er komt dus een vervolg om de verworven inzichten nog uit te diepen en de resultaten in de praktijk te brengen. Marie Declercq kijkt vooruit: ‘De output voedt ons jaaractieplan 2025 en we bereiden nu een grote welzijnsenquête voor. Er zijn ook al enkele quickwins in werking.’
‘Deze winter gaan we op hetzelfde elan door, met Wintervariaties,’ glimlacht Elke De Preter. ‘Maar nu graven we dieper en kiezen we voor elke sessie een afgebakend thema.’
