Europese subsidies zijn een hefboom om de doelstellingen van je strategisch meerjarenplan te realiseren. En bij voorkeur zijn die doelstellingen ambitieuzer dan met de eigen reguliere middelen mogelijk zouden zijn. Ambitieuzer kun je op verschillende manieren invullen: Regulier beleid ga je er niet mee kunnen financieren maar misschien wel als je de klimaatambities hoger legt. Hoe vergroot je de kans dat je aanvraag ook echt subsidies oplevert?
1 Start op tijd
Begin je voorbereiding ruim op voorhand — projecten ontwikkelen, partners vinden en dossiers uitwerken kost moeite en tijd. Hou ook rekening met een duidelijke project-governance. Efficiënt vergaderen is het begin van een doordachte projectaanvraag. Hou er rekening mee dat het voorbereidende werk vaak niet gefinancierd wordt.
2 Stel een duidelijk afwegingskader op
Stel een afwegingskader op met duidelijke criteria die bepalen of het interessant is om deel te nemen aan een projectoproep. VVSG Netwerk Klimaat stelt zo’n afwegingskader ter beschikking op de VVSG-website.
3 Stem je project af op Europese beleidsprioriteiten
Zorg ervoor dat je projectplannen aansluiten bij thema’s zoals innovatie, duurzaamheid of digitalisering. Die scoren goed bij de EU.
4 Kies de juiste subsidieplatforms
Gebruik tools zoals de EU‑Subsidiewijzer van VLEVA en de subsidiegids voor lokale besturen om geschikte oproepen te vinden.
5 Schakel nationale en provinciale contactpunten in
Sommige subsidieprogramma’s hebben nationale, regionale of provinciale contactpunten. Aarzel niet om je projectvoorstel vooraf met de medewerkers daar te bespreken. Zij kunnen bepalen of het project geschikt is en waar mogelijk bijsturen.
6 Hou rekening met cofinanciering
Alle Europese subsidieprogramma’s vragen cofinanciering. Afhankelijk van elk programma zal er van jouw bestuur verlangd worden dat het een deel met eigen middelen financiert. Deze financiering moet je doorgaans zoeken in je eigen bestuur. Daarnaast moet het lokale bestuur ook frequent voorfinancieren. De middelen worden vaak pas toegekend als de doelstellingen behaald zijn.
7 Regel organisatorische capaciteit en draagvlak
Een sterke subsidiewerking vereist een gestroomlijnde interne organisatie. Maak een inventaris van alle mogelijke interessante projecten, thema’s en medewerkers. Zet bij voldoende financiële capaciteit een medewerker op subsidies. Bij een gestroomlijnde subsidiewerking kan die zichzelf terugverdienen.
8 Plan voor lange termijn en duurzaamheid
Toon aan dat je project ook na afloop van de subsidie impact heeft, zowel ecologisch als financieel. Laat zien dat je op de duurzame weg verder bouwt.
9 Leer bij van afwijzing en probeer opnieuw
Bij afkeuring: verzamel feedback, schaaf je dossier bij en dien het opnieuw in. Raadpleeg opnieuw nationale of provinciale contactpunten voor begeleiding.
10 Het werk is niet gedaan als de subsidie stopt.
Elk project vraagt ook nazorg. Hoe borg je de opgedane kennis? Hoe communiceer je resultaten? De subsidies bieden hiervoor niet noodzakelijk extra financiële middelen. Een valkuil van subsidiewerking is dat er nadien nog kosten zijn in de reguliere werking. Ook die moet je incalculeren. Wat met opgebouwde dienstverlening als de subsidie stopt? —
