Teamverantwoordelijke burgerzaken

Je maakt als teamverantwoordelijke Burgerzaken deel uit van het thema Dienstverlening. Het team Burgerzaken maakt deel uit van de dienst Klantencontacten en bestaat uit 30 VTE. 

Het team Burgerzaken is voortdurend in beweging door maatschappelijke evoluties en een steeds grotere invloed van Europese regels. De dienst wil dan ook efficiënt, bereikbaar en performant zijn. Dit houdt in dat de dienstverlening aan de burger zo vlot mogelijk dient te verlopen.

Het team staat in voor de dagelijkse opvolging en afhandeling van de verschillende dossiers, zowel frontoffice als backoffice. Binnen de frontoffice staan medewerkers in voor het eerstelijnsonthaal van bezoekers/klanten en inhoudelijk advies, controle van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Alle dossiers die niet aan de frontoffice kunnen afgewerkt worden, gaan naar de backoffice voor verdere afhandeling. Dit zijn voornamelijk dossiers die een zekere afhandeltijd vragen en die niet in een eerste bezoek kunnen afgehandeld worden, door de complexiteit of bijvoorbeeld het ontbreken van stukken. Een constante samenwerking tussen front- en backoffice is hierbij dan ook cruciaal.

Jouw belangrijkste uitdagingen:

• Je bent, vanuit je leidinggevende positie, verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen van het team Burgerzaken.
• Je bewaakt mee de strategische principes rond dienstverleningsprocessen en bouwstenen.
• Je verwerft een doorgedreven kennis van de materie burgerzaken. Zo kan je autonoom beslissingen nemen en motiveren voor jouw collega’s, de expert burgerzaken, jouw diensthoofd en het beleid.
• Je bent in staat om een heldere boodschap via een professionele PowerPoint op te maken en toe te lichten aan jouw medewerkers, je diensthoofd en het beleid.
• Je coacht medewerkers om optimale prestaties, betrokkenheid en verdere persoonlijke ontwikkeling te behalen. Dankzij jouw persoonlijke aanpak zorg je voor een evenwicht tussen tevreden medewerkers en een efficiënt georganiseerd team.
• Je bewaakt de persoonlijke ontwikkeling van jouw medewerkers en neemt proactief initiatief voor mogelijke individuele opleidingen binnen de budgettaire mogelijkheden van de dienst.
• Je bewaakt en draagt actief bij aan een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen het team volgens vastgelegde termijnen en intern opgestelde richtlijnen.
• Je staat in voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleert communicatie binnen het team zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn.
• Je rapporteert over voortgang en resultaten en fungeert als aanspreekpunt/signaalfunctie voor en naar je diensthoofd en het beleid.
• Je werkt actief aan een intern én extern netwerk en je onderhoudt deze contacten op regelmatige basis.
• Je bent een rolmodel op het vlak van het betekenis geven aan onze organisatiewaarden, nl. samenwerking, betrokkenheid, vertrouwen en klantgerichtheid.