Dé aanleiding voor het decreet integraal handelsvestigingsbeleid was de regionalisering van de bevoegdheid inzake de socio-economische vergunning, naar aanleiding van de zesde staatshervorming.  Het decreet IHB vervangt de wet van 13 augustus 2004 betreffende de vergunning van handelsvestigingen (de zogenaamde IKEA-wet).  Sinds 1 augustus 2018 trad het vergunningenluik van het decreet IHB definitief in werking en is er dus niet langer sprake van een socio-economische vergunning. We spreken voortaan van de omgevingsvergunning voor kleinhandelsactiviteiten, kortweg kleinhandelsvergunning.

Deze wijziging omhelst verschillende aspecten:

• De aparte socio-economische vergunning is vervangen door een kleinhandelsvergunning die geïntegreerd is in de omgevingsvergunning.
• De procedure is voortaan deze van de omgevingsvergunning, waardoor er ook andere termijnen gelden én de gemeente in sommige gevallen (grotere dossiers) niet langer bevoegd is. Bovendien zijn er meer inspraakmogelijkheden.
• Van 4 wettelijke criteria naar een ruimer toetsingskader: de vier decretale doelstellingen, geldende planologische voorschriften, de bestaande toestand en beleidsmatig gewenste ontwikkelingen.
• Van tientallen assortimenten naar 4 kleinhandelscategorieën. De belangrijke wijziging van de aard van de handelsactiviteit is vervangen door een wijziging van de categorieën.
• De vereenvoudigde procedure voor beperkte verhuizingen (max. 1000 meter) is geschrapt. De vereenvoudigde procedure voor beperkte uitbreidingen (max. 20% netto handelsoppervlakte en/of max. 300 m²) is vervangen door een vrijstelling voor wijzigingen van max. 10% en/of 300m².
• De stilzwijgende goedkeuring bij het uitblijven van een beslissing is vervangen door een stilzwijgende weigering.
• Het Nationaal-Sociaal Economisch Comité voor de Distributie (advies over vergunningen) en het Interministerieel Comité voor de Distributie (beroepsinstantie) zijn verdwenen. Het decreet creëert het Comité voor Kleinhandel, weliswaar met een andere rol.
• De informatieplicht t.a.v. de buurgemeenten is verdwenen.

Kort samengevat kunnen we de kleinhandelsvergunning als volgt omschrijven:

Wie een kleinhandelsactiviteit uitvoert in een winkel of handelsgeheel van meer dan 400m² moet over een omgevingsvergunning voor kleinhandelsactiviteiten beschikken. Er gelden vrijstellingen voor kortlopende uitbatingen. Ook uitbreidingen of wijzigingen van het aanbod kunnen vergunningsplichtig zijn.

De omgevingsvergunningsaanvraag voor een kleinhandelsactiviteit kan gecombineerd worden met een aanvraag voor de stedenbouwkundige en milieuaspecten. In de meeste gevallen oordeelt het gemeentebestuur over de aanvraag. Zij doet dit aan de hand van de doelstellingen van het decreet, de geldende planologische voorschriften, de bestaande toestand en beleidsmatig gewenste ontwikkelingen.

De kleinhandelsvergunning wordt verleend voor een of meerdere kleinhandelscategorieën op een welbepaalde locatie, waarbij het aantal vierkante meter per categorie is vastgelegd.

Hieronder gaan we dieper in op het toepassingsgebied, de bevoegdheidsverdeling, de aanvraag en de beoordeling.

Hieronder gaan we dieper in op het toepassingsgebied, de bevoegdheidsverdeling, de aanvraag en de beoordeling.

Juridisch

Decreet IHB, hoofdstuk 4 (artikel 11 tot met 13)

• Omgevingsvergunningsdecreet (procedure) Decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning

Documentatie

• Leidraad IHB, met name volgende hoofdstukken
  • 2.3.3              Proces: vergunning verstrekken
  • 6                     Omgevingsvergunning voor kleinhandelsactiviteiten
  • Bijlagen       10.1 tot en met 10.4, 10.5.4
• Het omgevingsloket op www.omgevingsloket.be
• Presentaties Regionale Overlegtafel Economie (februari 2018)
  • De omgevingsvergunning
  • Kleinhandelsvergunning: voorwaarden en proces
  • Kleinhandelsvergunning: aanvraagformulier en beoordeling

Een voorafgaande omgevingsvergunning voor kleinhandelsactiviteiten is vereist voor eenieder die:

1. kleinhandelsactiviteiten uitvoert in een kleinhandelsbedrijf of handelsgeheel met een netto handelsoppervlakte van meer dan 400 m²
   1. in een nieuw op te richten, niet van vergunning vrijgestelde constructie,
   2. in een bestaand, vergund of hoofdzakelijk vergund gebouw of
   3. in tijdelijke vergunde of van vergunning vrijgestelde constructies als de handelsactiviteiten uitgevoerd worden. (Een gemeente kan deze termijnen met blokken van 30 dagen inkorten aan de hand van een RUP of verordening).
      1. gedurende > 180 dagen per jaar in geval de handelsactiviteiten verenigbaar zijn met de geldende stedenbouwkundige voorschriften;
      2. gedurende > 90 dagen per jaar in alle andere gevallen
2. een kleinhandelsbedrijf of een handelsgeheel uitbreidt als hierdoor de totale netto handelsoppervlakte:
   1. meer dan 300 m² groter is dan de vergunde netto handelsoppervlakte, of
   2. meer dan 20% groter is dan de vergunde netto handelsoppervlakte
3. kleinhandelsbedrijven of handelsgehelen samenvoegt waarbij de netto handelsoppervlakte na samenvoeging meer dan 400 m² bedraagt;
4. een wijziging van de categorieën van kleinhandelsactiviteiten doorvoert in een kleinhandelsbedrijf of een handelsgeheel met een netto handelsoppervlakte van meer dan 400 m², waarbij een categorie van kleinhandelsactiviteiten het vergunde aantal vierkante meter netto handelsoppervlakte overschrijdt met minstens een van volgende oppervlakten:
   1. met 10% van de totale vergunde netto handelsoppervlakte
   2. met 300 vierkante meter.

Enkele aandachtspunten:

Omzetting van assortimenten (vroeger) naar categorieën (nu).
De categorieën waarvan hierboven sprake in scenario 4 (wijziging van de categorieën) zijn de volgende (art. 3):

• Categorie A: verkoop van voeding
• Categorie B: verkoop van goederen voor persoonsuitrusting
• Categorie C: verkoop van planten, bloemen en goederen voor land- en tuinbouw
• Categorie D: verkoop van andere producten

Hier vind je de omzettingstabel om de oude assortimenten te vertalen naar de huidige kleinhandelscategorieën.

Een kleinhandelsvergunning is locatiegebonden

De omgevingsvergunning voor kleinhandelsactiviteiten geeft toelating voor

• ​een combinatie van één of meerdere categorieën van kleinhandel
• op een bepaalde netto handelsoppervlakte op een welbepaalde locatie
• voor een onbepaalde duur (er geldt weliswaar een vervaltermijn van 5 jaar, een kleinhandelsvergunning vervalt als de kleinhandelsactiviteiten niet aanvangen binnen de 5 jaar na het verlenen van de vergunning of meer dan 5 opeenvolgende jaren worden onderbroken.)

Een uitbater van een handelszaak kan de vergunning dus niet meenemen naar een andere locatie. Als een handelaar zich vestigt in een pand/locatie waarvoor al een vergunning verleend is, dan kan hij zonder nieuwe vergunning van start gaan voor zover en voor zolang de aanwezige vergunning minstens de handelsactiviteiten dekt.

Ook toonzalen, showrooms en afhaalpunten voor e-commerce

Een kleinhandelsbedrijf wordt gedefinieerd als een distributie-eenheid waarvan de activiteit bestaat uit het te koop aanbieden of wederverkopen van goederen aan consumenten, zonder die goederen andere behandelingen te laten ondergaan dan in de handel gebruikelijk. De toevoeging over het te koop aanbieden betekent dat ook toonzalen, showrooms en afhaalpunten van webwinkels met een netto oppervlakte van meer dan 400m² vergunningsplichtig zijn.

De algemene regel is dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het beoordelen van aanvragen voor een kleinhandelsactiviteit op het grondgebied van een gemeente.

Hierop gelden echter een aantal uitzonderingen, weergegeven in deze tabel.

Als een gemeente een aanvraag ontvangt waarvoor het niet bevoegd is, stuurt ze de aanvraag onmiddellijk door naar de bevoegde overheid.  De datum waarop de gemeente de aanvraag doorstuurt, geldt dan als indieningsdatum. Daarnaast brengt ze de aanvrager onmiddellijk op de hoogte van het doorsturen van de aanvraag. Het gemeentebestuur heeft geen beslissingsbevoegdheid meer ten aanzien van de aanvraag, maar zal wel nog om advies gevraagd worden door de bevoegde overheid.

Twee procedures

Er zijn twee verschillende procedures, conform het omgevingsvergunningsdecreet:

• de vereenvoudigde procedure
  Deze is enkel van toepassing als
  • de netto handelsoppervlakte kleiner is dan 20.000m², én
  • er enkel een kleinhandelsvergunning vereist is (geen stedenbouwkundige of milieuaspecten) of de milieu- of stedenbouwkundige aspecten vallen eveneens onder de vereenvoudigde procedure
• de gewone procedure
  In alle andere gevallen wordt de gewone procedure gevolgd.

Aanvraagformulier en addenda

Voor elke omgevingsaanvraag met kleinhandelsaspecten moet de aanvrager minimaal onderstaande onderdelen invullen voor het kleinhandelsluik. Alle documenten zijn steeds beschikbaar op de website van het omgevingsloket.  Zie ook de officieuze gecoördineerde bundeling van de relevante rubrieken uit het aanvraagformulier en de addenda.

1. Algemeen aanvraagformulier
   Voor het kleinhandelsaspect zijn volgende vragen relevant

(1)  Projectgegevens (met addendum A1 Situeringsplan)

(8)  Gegevens over de procedure

(9)  Gegevens over de aanvrager

(12) Overzicht van de bijlagen

(13) Ondertekening door de aanvrager

2. Addendum W1 ‘Omgevingsvergunning kleinhandelsactiviteiten’
   Volledig in te vullen

3. Addendum E1Bis ‘Mobiliteitsstudie’ of addendum E1Ter ‘Mobiliteitstoets detailhandel’
   E1Bis moet enkel ingevuld worden als het project onder MOBER-verplichting valt. Voor alle andere aanvragen volstaat E1Ter

Wie kan een kleinhandelsvergunning aanvragen?

Zowel een projectontwikkelaar, de pand-/grondeigenaar als de uitbater van een handelszaak kunnen een vergunning aanvragen. Hierdoor zullen sommige handelaars zelf een aanvraag indienen, waar anderen beroep kunnen doen op een bestaande of al (door de eigenaar of ontwikkelaar) aangevraagde vergunning.

Digitale of analoge aanvraag

Het omgevingsvergunningsdecreet bepaalt hoe de aanvragen kunnen verlopen.

• Digitaal indienen verdient de voorkeur en is in vele gevallen ook verplicht. Digitale aanvragen verlopen via het omgevingsloket.
• Op papier indienen kan sinds 15 januari 2019 enkel nog voor aanvragen volgens de vereenvoudigde procedure.  Analoge aanvragen worden per beveiligde zending ingediend in vier exemplaren: twee op papier en twee op een USB-stick.

Let op! De behandeling van de aanvraag verloopt altijd verplicht digitaal, ook al is de aanvraag analoog ingediend.

Procedure en termijnen

De procedure voor het behandelen van een aanvraag voor een kleinhandelsaanvraag is uitvoerig beschreven in de Leidraad IHB (hoofdstuk 6.3).  Hieronder vindt u de belangrijkste stappen en termijnen.

1. Ontvankelijkheid en volledigheid

Na ontvangst van de aanvraag heeft de gemeente 30 dagen tijd om de aanvraag ontvankelijk en volledig te verklaren. Dit wordt aan de aanvrager medegedeeld per beveiligde zending. De termijn start vanaf de dag volgend op de datum van indiening van de vergunningsaanvraag (of op datum van het indienen van de ontbrekende gegevens of documenten).
Deze stap verloopt op dezelfde wijze voor zowel de vereenvoudigde als de gewone procedure.

2. Inhoudelijke behandeling

Deze stap omhelst volgende onderdelen:

• Inhoudelijke behandeling
  In de gewone procedure omhelst dit ook een openbaar onderzoek en in bepaalde gevallen een advies van de omgevingsvergunningscommissie (bv. bij projecten van meer dan 20.000m²).
  Daarnaast is ook een advies van het Agentschap Innoveren & Ondernemen vereist, voor aanvragen met een netto handelsoppervlakte van meer dan 1.000m². 
• Verslag van de gemeentelijke omgevingsambtenaar
  Dit verslag moet minstens 10 dagen voor het verstrijken van de hieronder vermelde termijnen afgerond zijn.
• Beslissing van het college van burgemeester en schepenen
  Let op! Als er binnen de termijn geen beslissing is genomen, wordt de kleinhandelsvergunning geacht te zijn geweigerd.

De termijnen om tot een finale beslissing te komen, verschillen naargelang de procedure.

• Vereenvoudigde procedure
  Een gemeente heeft na de ontvankelijkheids- en volledigheidsverklaring 60 dagen de tijd om een beslissing te nemen.
• Gewone procedure
  Deze duurt langer omwille van het verplichte openbaar onderzoek dat 30 dagen duurt en van start gaat 10 dagen nadat de aanvraag ontvankelijk en volledig is verklaard.
  Een gemeente heeft na de ontvankelijkheids- en volledigheidsverklaring
  • 105 dagen de tijd om een beslissing te nemen, als er geen advies van de omgevingsvergunningscommissie vereist is
  • 120 dagen de tijd, als er een advies van de omgevingsvergunningscommissie vereist is. De commissie zal aan verschillende instanties advies vragen, waaronder ook het Agentschap Innoveren & Ondernemen. 
  • Deze termijnen (van 105 en 120) worden eenmalig verlengd met 60 dagen als er een tweede openbaar onderzoek georganiseerd wordt, bij onregelmatigheden of als er wegenwerken vervat zitten in de aanvraag (in dat geval is de gemeenteraad bevoegd).

3. Bekendmaking van de beslissing

Uiterlijk 10 dagen na de beslissing (of de stilzwijgende weigering) worden

• de basisgegevens over de aanvraag en de beslissing gepubliceerd op de gemeentelijke website
• de aanvrager en de adviesinstanties individueel in kennis gesteld via een beveiligde zending
• de beslissing, de aanvraag en de adviezen ter inzage gelegd in het gemeentehuis (30 dagen)

Tot 30 dagen na de betekening / het verstrijken van de beslissingstermijn / de aanplakking kan er beroep worden aangetekend bij de provincie door de aanvrager en door iedere belanghebbende.

De hierboven geschetste stappen vindt u ook terug in volgende bestaande stappenplannen:

• Procesflow kleinhandelsvergunning (bron: leidraad IHB)
• Schematische stappenplan voor omgevingsambtenaar (bron: omgevingsloket)

Wie behandelt de aanvraag?

Enkel een gemeentelijk omgevingsambtenaar is bevoegd voor de opmaak van het beoordelingsverslag ter motivatie van de beslissing over de vergunningsaanvraag. Dit verslag is een verplicht onderdeel van elk dossier als men geen advies van de provinciale  omgevingsvergunningscommissie moet inwinnen. Bijgevolg is de gemeentelijke omgevingsambtenaar officieel betrokken bij bijna elk dossier waarover het college zelf beslist.

Voor de andere stappen binnen het proces kan (is niet verplicht) de omgevingsambtenaar iemand van de gemeentelijke administratie ‘machtigen’ om deze te behandelen, de gemachtigde ambtenaar. Voor de kleinhandelsvergunningen kan dit een ambtenaar economie zijn. Een gemeente kan ook een ambtenaar economie aanduiden als omgevingsambtenaar met specialiteit kleinhandel, mits enkele voorwaarden vervuld zijn. Hiervoor verwijzen we naar de leidraad IHB.

Let op! De uiteindelijke beslissing over de vergunningsaanvraag wordt altijd genomen door het college van burgemeester en schepenen.

Conform artikel 13 van het decreet IHB moet de bevoegde overheid elke aanvraag voor een kleinhandelsvergunning toetsen aan volgend toetsingskader:

• Geldende planologische voorschriften
  Een aanvraag moet worden geweigerd als het aangevraagde onverenigbaar is met stedenbouwkundige voorschriften of verkavelingsvoorschriften, voor zover daarvan niet op geldige wijze is afgeweken.
• De vier decretale doelstellingen
  Een aanvraag kan worden geweigerd als het aangevraagde onverenigbaar is met de doelstellingen van het integraal handelsvestigingsbeleid.
• De bestaande toestand
  Bij de beoordeling van een aanvraag wordt rekening gehouden met de in de omgeving bestaande toestand.
• Beleidsmatig gewenste ontwikkelingen
  Bij de beoordeling van een aanvraag wordt rekening gehouden met beleidsmatig gewenste ontwikkelingen m.b.t. de doelstellingen van het IHB. (Gemeenten nemen ‘beleidsmatig gewenste ontwikkelingen’ (bgo’s) best zo snel mogelijk op in visiedocumenten om ze nadien te vertalen naar planningsinstrumenten. Deze bgo’s kunnen meegenomen worden in de beoordeling van een vergunningsaanvraag wanneer zij 1) zijn opgenomen in publiek bekend gemaakte visiedocumenten, 2) de vertaling vormen van de doelstellingen van het integraal handelsvestigingsbeleid, en 3) worden overgenomen in de motivering van de beslissing van de aanvraag. Een loutere verwijzing volstaat immers niet.)

Het decreet stelt – veiligheidshalve – ook nog eens uitdrukkelijk dat er geen rekening mag gehouden worden met economische afwegingen zoals marktruimte, gevolgen voor de bestaande winkels, … Dit verbod heeft géén betrekking op planningseisen waarmee geen economische doelstelling wordt nagestreefd maar die voortkomen uit dwingende redenen van algemeen belang (bv. de leefbaarheid in het stedelijk milieu. Meer hierover vind je op de pagina 'IHB en de Europese dienstenrichtlijn'

Voor de inhoudelijke beoordeling van vergunningsaanvragen verwijzen we naar hoofdstuk 6.2 van de leidraad IHB, waarin de basisdoelstellingen vertaald worden naar concrete afwegingscriteria.

Voorbeeld
Doelstelling 1 ‘Het creëren van duurzame vestigingsmogelijkheden voor kleinhandel, met inbegrip van het vermijden van ongewenste kleinhandelslinten’ wordt allereerst vertaald naar verschillende basisprincipes, waaronder ‘Vermijden van ongewenste kleinhandelslinten’.

Dit basisprincipe wordt vervolgd vertaald naar volgend afwegingscriterium  
Betreft de aanvraag een locatie binnen een ongewenst kleinhandelslint?

Ja = negatief afwegingselement

Nee = positief afwegingselement