Participatie op alle vlak

Elke gemeente staat dit jaar voor de uitdaging een meerjarenplan te schrijven voor de komende zes jaar. In Lokaal laten we deze keer zien hoe het stadsbestuur van Halle hiervoor een inspiratieweek organiseerde, én doorgedreven participatie van zowel de eigen medewerkers als de inwoners van de stad.

Eind maart stonden niet alleen werkbezoeken in Aalst en Mechelen op het programma, er kwamen die week ook 32 sprekers over de vloer in het stadhuis van Halle, specialisten in smart city, klimaat, ruimtelijke kwaliteit maar evengoed HRM en interne organisatie. Ze kwamen voor tachtig mensen: beleidsmedewerkers, clusterverantwoordelijken, directeurs en de leden van het college van burgemeester en schepenen. Afhankelijk van het thema kwamen er soms andere medewerkers meeluisteren. ‘We stonden tijdens die inspiratieweek los van de hectiek van alledag, we kregen een helikopterzicht over wat we doen en hoe ze het ergens anders regelen, zodat we ons konden voorstellen hoe we de stad en onze organisatie konden verbeteren,’ zegt algemeen directeur Jan De Winne. ‘Tegelijk wilden we over de thema’s heen van elkaar leren, zien wat er bij elkaar zoal speelt. Zo creëer je ook draagvlak.’  

Marc Snoeck, gepokt en gemazeld in de lokale politiek maar pas sinds januari burgemeester, noemt het een succes, want deze week gaf volop inspiratie voor het meerjarenplan. ‘Bij het begin van een nieuwe legislatuur is dat meerjarenplan toch een hele uitdaging. We hadden al wel in grote lijnen een bestuursakkoord geschreven. Gelukkig konden we ook al gebruik maken van de omgevingsanalyse die de ambtenaren hadden opgesteld. Al behoren we niet tot de dertien centrumsteden, toch doet Halle ook mee aan het onderzoek voor de stadsmonitor. Dit alles vormt een uitstekende basis en geeft de situatie weer zoals ze is. Met de inspiratieweek wilde het managementteam de hele organisatie de gelegenheid geven om de gebaande paden te verlaten, het wilde ons inspireren door het contact met die andere gemeenten en door de sprekers. Door alle ideeën die we hoorden, begonnen wij te filosoferen over waar we met het beleid naartoe willen tijdens de komende zes jaar. Die week gaf stof tot nadenken. Zoals de eerste sessie al: waaróm wil je die beleidslijnen trekken, denk daar beter eerst eens over na. Daar gaf die week de mogelijkheid toe.’ 

Voor Gaëlle Saelens die als beleidsmedewerker binnen de sector strategie & coördinatie de opdracht had gekregen de week te organiseren, voelde het een beetje als een schoolreis aan: ‘Dat groepsgevoel hadden we sinds de samenvoeging van het personeel van stad en OCMW die week voor het eerst. Zo ontstond een groepsdynamiek van mensen die veel zullen samenwerken in de toekomst. Het globale plaatje werd door iedereen geapprecieerd.’ De kosten van die week – zo’n 16.000 euro (hoofdzakelijk voor sprekers maar ook voor catering, logistiek en verplaatsing) – spaart de organisatie volgens algemeen directeur De Winne op de lange termijn uit.

De keuze voor de werkbezoeken aan Mechelen en Aalst lag voor Halle voor de hand. Jan De Winne: ‘Mechelen gaat al jaren in de goede richting, we hebben er de lokale economie bekeken, hoe ze leegstand bestrijden met pop-ups van startende ondernemers (MEST) en acties opzetten voor kindvriendelijkheid. Aalst heeft grote stappen vooruit gezet in de vorige legislatuur. Tijdens ons bezoek daar lag de klemtoon op het dienstverleningsconcept en de bibliotheek. Onze problemen komen ook in andere steden voor, dus zijn we gaan kijken hoe ze het elders oplossen. Centrumsteden beschikken bovendien over meer middelen, zij hebben een voorbeeldfunctie, wij kunnen van hen leren. In onze aloude winkelstraat, de Basiliekstraat, hebben we ook leegstand, we hebben in Mechelen vernomen welke valkuilen zij zijn tegengekomen, zodat we sommige problemen al kunnen ondervangen.’ 

Ook de sprekers werden goed onthaald. Burgemeester Marc Snoeck vond het zeer goed hoe duidelijk werd dat de duurzameontwikkelingsdoelstellingen de rode draad kunnen vormen in het meerjarenplan. ‘Vanuit de VN hebben we een duidelijk kader gekregen. Peter Wollaert vertaalde wat er al in grote bedrijven gebeurde naar de lokale besturen, hij situeerde alle doelstellingen en wat de finaliteit ervan was. Als gemeente kun je op dat vlak iets betekenen.’ 

Daarnaast wil Halle ook een smart city worden. ‘Op 1 september begint er een voltijds innovatiemedewerker. Dat zal het beginpunt zijn,’ zegt Jan De Winne. ‘Innovatie is een van onze vier transversale doelstellingen, naast kindvriendelijkheid, toegankelijkheid en duurzaamheid, die we dus op alle vlakken nastreven.’ Die doelstellingen zullen door het meerjarenplan lopen, elk initiatief moet de toets van die vier doelstellingen doorstaan. Toch wordt het nog een moeilijke oefening. ‘In eerste instantie zullen we de behoeften van de burgers in kaart brengen. Voordat je een oplossing zoekt, moet je de dagelijkse ergernissen kennen. Je moet een duidelijk zicht hebben op de problemen voor je de oplossingen en de prioriteiten daarin bepaalt.’ 

Aan elk thema geeft Halle een eigen invulling. Marc Snoeck geeft als voorbeeld TOPdesk waarmee Halle in mei is begonnen: ‘Dankzij TOPdesk krijgen we meer inzicht in welke vragen er binnenkomen en wat we ermee doen, dat is interessant voor het college, het managementteam en de diensten. Zo kun je zien wat je structureel moet veranderen. Hiermee willen we de burgers ook meer aanspreken en hun transparantie bieden. Ze moeten weten waarom ze soms twee weken moeten wachten voor er iets aan een melding wordt gedaan. Dikwijls zit er een cascade van vragen en prioriteiten achter.’ 

Sinds de inspiratieweek gebruikt Halle meer sociale media in de communicatie. ‘De communicatiedienst is daar meteen mee begonnen,’ zegt burgemeester Snoeck. ‘Ze schakelen de sociale media nu heel constructief in. Zo worden in Halle op dit moment veel bruggen gebouwd, wat de nodige problemen geeft voor het verkeer. Nu heeft de communicatiedienst bijvoorbeeld twee filmpjes gemaakt voor twee bruggen, ze staan ook op de website.’ Volgens Gaëlle Saelens kreeg de communicatiedienst tijdens de inspiratieweek bevestiging in wat hij al wilde doen. ‘Nu hoeven ze hun collega’s niet meer te overtuigen, iedereen heeft het toen ingezien, de andere diensten zijn nu bereid om communicatie al vanaf het begin in het project op te nemen.’ 

Algemeen directeur De Winne heeft nu de ambitie om elk jaar een inspiratiedag te laten doorgaan om zo over de transversale doelstellingen na te denken. ‘In plaats van te kiezen voor gemakkelijk onderhoud willen we als stad beleving brengen zodat er altijd iets te ontdekken valt.’ Als voorbeeld denkt burgemeester Snoeck meteen aan het bespeelbaar ruimteschip dat binnenkort landt op het zwembadplein. ‘Dat is een van de zeven kunstwerken die we binnenkort realiseren.’ 

Voor het participatieproject ‘Idee zoekt stad’ bedachten de inwoners van Halle dit voorjaar 458 ideeën. Daaruit werden vier thema’s geselecteerd, per thema werden twee projecten gekozen door het schepencollege. Van deze acht projecten werden korte filmpjes gemaakt met de inwoners die het idee hadden ingediend. Nu kan de bevolking stemmen welk project effectief gerealiseerd zal worden. ‘Van de acht worden uiteindelijk vier projecten gekozen én uitgevoerd,’ zegt Jan De Winne stellig. ‘We hebben bovendien opzettelijk alleen ideeën overgehouden die nog niet in de pijplijn zaten. Vanaf september zullen we terugkoppelen naar al die ideeënleveranciers. Nu wachten we dus de stemming af via de stadsapp.’ 

Gaëlle Saelens wijst erop dat dit het luik burgerparticipatie is, maar dat de tachtig deelnemers tijdens de inspiratieweek ook ideeën konden inleveren via WhatsApp en een online tool. ‘In die week kwamen er constant ideeën binnen. Ondertussen hebben we ze gebundeld, en nemen we ze mee op in het meerjarenplan.’ ‘Later kunnen we dan zien wat ervan is gerealiseerd,’ zegt Jan De Winne. ‘Maar door de ideeën op te vragen, worden ze soms al gerealiseerd. Zo kwam bij “Idee zoekt stad” het voorstel binnen om Hoplr te gebruiken voor buurtcommunicatie. Ondertussen zijn er in onze deelgemeente Buizingen al verschillende gezinnen mee begonnen, ze hebben deze zomer via die app zelfs een picknick voor de buurt geoganiseerd.’ 
 

‘Hoe ben je intern georganiseerd? Hoe is de relatie tussen administratie en bestuur? Als je het bestuur meteen mee aanspreekt, verlies je minder tijd.’ Volgens Jan De Winne zette de inspiratieweek ook aan om zich anders te organiseren. ‘In het meerjarenplan schrijven we dat we een wendbare stadsorganisatie willen worden, dat de administratie van een lijnorganisatie verandert in een projectorganisatie. We gaan dus meer projectmatig werken, bij voorkeur ook tijd- en plaatsonafhankelijk, waardoor de focus meer ligt op het realiseren van doelstellingen. We hebben elke week college, maar nu gaan managementteam en college ook een dag per maand samenzitten om de voortgang te controleren. Zo hopen we de effectiviteit en efficiëntie te verhogen. Ook willen we van in het begin van een project de wederzijdse verwachtingen uitspreken.’ 

De burgemeester staat hier ook volledig achter, in Mechelen leerden de medewerkers dat ze mogen falen als je hen aanzet om zelf aan het stuur te zitten. ‘Het is goed dat medewerkers handelen, ook al behalen maar acht van de tien projecten een goed resultaat. Dat is beter dan een rem inbouwen, zodat ze uiteindelijk maar twee projecten realiseren.’ 

Gaëlle Saelens noemt het ruimte bieden voor eigen initiatief: ‘Met die inspiratieweek hebben we mensen trek willen geven en warm willen maken. Daarna mogen er geen honderd regeltjes volgen die de medewerkers kunnen afremmen in de uitvoering ervan. Die trek is belangrijk voor de stad Halle, waar iedereen graag is en iedereen zijn ei kwijt kan, waar de eigen medewerkers tevreden zijn en zich betrokken voelen in het verhaal van de stad.’ 

In de week van ons gesprek is Jan De Winne volop met het papierwerk van de meerjarenplanning bezig, want het plan staat binnenkort op de agenda van het college en de gemeenteraad. ‘Dankzij die week zullen we bij de presentatie van het meerjarenplan iedereen mee hebben. Inhoudelijk zal er weinig discussie zijn. We zijn er ook opzettelijk vanaf de inspiratieweek mee begonnen, iedereen had nadien nog een maand de tijd om input te leveren. Tot nu toe is er weinig geschrapt, dat doen we in september, dan moeten we zien wat er financieel haalbaar is.’ •

Marlies van Bouwel is hoofdredacteur van Lokaal
Voor Lokaal 09 | 2019