Locatie: VVSG vzw - Inschrijven tot 01-10-2023
De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG vzw) is de ledenorganisatie van de lokale besturen: steden en gemeenten, OCMW’s, politiezones, autonome gemeentebedrijven en andere verzelfstandigde agentschappen, intercommunales en andere interlokale samenwerkingsverbanden. De centrale opdrachten van de VVSG zijn dienstverlening aan de leden, belangenbehartiging van het lokale bestuursniveau en visieontwikkeling over het lokale bestuur.
Over de functie
Je werkt tijdelijk (periode tussen oktober 2023 en januari 2024) als administratief medewerker ter ondersteuning binnen de dienst Opgroeien en Ontwikkelen. Sporadisch kan je ook taken krijgen van de dienst Samenleven en Beleven. De meeste taken kan je doen van thuis uit en op een moment dat jou best schikt (maw we zetten maximaal in op flexibiliteit en thuiswerk).
Takenpakket
- Registratie en beheren van gegevens van de leden
Bijv. wanneer een nieuwe verantwoordelijke kinderopvang aan de slag gaat bij een lokaal bestuur is er een reeks van zaken die administratief moeten geregeld worden (account website aanmaken, inschrijven voor nieuwsbrieven enz): als administratief medewerker ben jij daarvoor verantwoordelijk. Er zijn duidelijke werkinstructies die beschrijven welke handelingen er allemaal moeten gebeuren. - Data-input
Bijv. voor de jaarrapportage een de subsidiërende overheid maken we een overzicht van de gerealiseerde activiteiten. De periodieke registratie van de een deel van deze activiteiten in een daarvoor ontwikkelde software is jouw taak. - Beheer toegang website + helpdesk
Bijv. je zorgt er voor dat wie toegang moet krijgen tot de website ook toegang heeft en helpt deze gebruikers – indien nodig – bij het inloggen. Dat kan via mail of telefonisch (maar nooit live). - Publiceren inhoud op www.vvsg.be
- Verzorgen van groepsverzendingen (ook nieuwsbrieven) en beheren van de reacties daarop
Bijv. met hebben met onze leden een schriftelijke overeenkomst over de samenwerking. Deze moet vernieuwd worden. Jij zorgt er voor dat alle leden ons voorstel van schriftelijke overeenkomst krijgen en beheert (en archiveert) de door hen ondertekende en teruggezonden overeenkomsten.
Bijv. verzenden van nieuwsbrieven via Mailchimp
Bijv. het samenstellen van een nieuwsbrief (volgens een afgesproken volgorde van de berichtjes) en voorzien van de juiste lay-out - Bijkomende taken:
- inplannen van afspraken en agendabeheer
- archivering van documenten (teams-omgeving)
Ben jij de jobstudent die wij zoeken?
Je bent een gemotiveerde student die het team gedurende een 16 tal uur per week administratief kan ondersteunen. Het takenpakket wordt afgebakend en met jou besproken zodat je hiermee zelfstandig aan de slag kan.
Daarnaast wordt jouw profiel gekenmerkt door onderstaande competenties:
- Je hebt kennis van de office toepassingen
- Je kan zelfstandig werken. Er wordt maximaal ingezet op thuiswerk en flexibiliteit. Dit impliceert dat je je opdrachten zelfstandig afwerkt. Er staan uiteraard collega’s ter beschikking bij vragen.
- Je werkt nauwkeurig, correct en georganiseerd.
Wat bieden we jou?
- Een studentenovereenkomst 40% of 50% gedurende de periode tussen oktober 2023 en januari 2024.
- De verloning gebeurt op bachelorniveau en wordt aangevuld met maaltijdcheques en een terugbetaling van kostenvergoeding en woon – werkverkeer.
- Een flexibele werkregeling (o.a. thuiswerk) zodat je werk en privé makkelijk op elkaar kan afstemmen.
- Plaats van tewerkstelling is hoofdzakelijk thuis
- Je wordt warm onthaald bij je start en wordt daarna ondersteund in je opstart
Interesse?
Stel je kandidaat door je CV en motivatie te bezorgen aan Margriet Peeters, via personeel@vvsg.be,
Wil je meer info over de functie? Neem dan zeker even contact op met Ann Lobijn via ann.lobijn@vvsg.be of 02/211.55.73.
Voor meer informatie over de werving- en selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden, contacteer Ann Boterberg, selectieverantwoordelijke, via ann.boterberg@vvsg.be of 02/207.54.11. of via personeel@vvsg.be.
